行文規(guī)范與管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的行文管理，確保各類文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)公司/組織各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成、傳遞、使用的各類公文、函件、報(bào)告、通知、紀(jì)要等書面文件。（三）基本原則1.合法性原則：行文必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤表述。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的行文格式、語(yǔ)言規(guī)范和審批流程，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.時(shí)效性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)行文，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)、執(zhí)行，避免延誤工作。5.精簡(jiǎn)高效原則：行文應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)繁瑣，提高工作效率，減少不必要的文件流轉(zhuǎn)。二、行文格式（一）文件構(gòu)成1.版頭：包括公司/組織名稱、文件編號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志等。2.主體：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等。3.版記：包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。7.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。8.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。9.抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用四號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。10.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用四號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（三）排版要求1.頁(yè)面設(shè)置：一般采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。2.行距：一般采用固定值28磅，以保證文檔的清晰易讀。3.頁(yè)碼：一般用四號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、行文種類（一）決議適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。（二）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（四）公報(bào)適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（五）公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（十）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（十一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（十三）議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（十四）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。3.向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。4.向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1.同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。2.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。3.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。五、行文流程（一）起草1.承辦部門負(fù)責(zé)文件的起草工作。起草人應(yīng)深入了解工作實(shí)際情況，準(zhǔn)確把握發(fā)文意圖，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)注重調(diào)查研究，廣泛征求意見(jiàn)，必要時(shí)進(jìn)行論證，確保文件具有可行性和可操作性。3.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用生僻字、模糊表述和口語(yǔ)化表達(dá)。（二）審核1.起草完成的文件應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合法律法規(guī)、政策要求和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，文件格式規(guī)范，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確。2.審核通過(guò)后的文件，由部門負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，并提交至辦公室進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和格式排版。（三）簽發(fā)1.辦公室將審核后的文件呈交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，一般性文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和必要性負(fù)責(zé)，并簽署明確的簽發(fā)意見(jiàn)。（四）印發(fā)1.辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷，并加蓋公司/組織印章。2.文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的范圍及時(shí)分發(fā)，并做好文件的登記、存檔工作。（五）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔文件應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并妥善保管，以便日后查閱和利用。六、行文管理（一）文件登記1.辦公室負(fù)責(zé)建立文件登記制度，對(duì)所有收文和發(fā)文進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、密級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、份數(shù)、分發(fā)范圍等。2.文件登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件流轉(zhuǎn)過(guò)程可追溯。（二）文件傳閱1.辦公室收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，及時(shí)將文件呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。傳閱文件應(yīng)遵循“先主要領(lǐng)導(dǎo)，后其他領(lǐng)導(dǎo)；先急后緩”的原則。2.領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件時(shí)，應(yīng)在文件傳閱單上簽署姓名和日期，注明傳閱意見(jiàn)。傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件退還辦公室。（三）文件催辦1.辦公室對(duì)需要辦理的文件應(yīng)進(jìn)行催辦，確保文件得到及時(shí)處理。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。2.承辦部門應(yīng)及時(shí)反饋文件辦理情況，對(duì)超過(guò)規(guī)定辦理期限的文件，應(yīng)說(shuō)明原因并提出解決方案。（四）文件保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部敏感信息的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.密級(jí)文件應(yīng)按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行傳閱、保管和銷毀