上海全球商旅管理辦法總則制定目的為加強上海地區(qū)全球商旅活動的規(guī)范管理，提高商旅活動效率，降低成本，確保商旅活動的合規(guī)性、安全性和高效性，結(jié)合本地區(qū)實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于在上海地區(qū)開展全球商旅活動的所有公司及相關(guān)組織，包括但不限于商務出行、會議參展、商務考察等涉及到國內(nèi)外差旅及商務活動的情形?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、上海市相關(guān)政策以及行業(yè)通行的規(guī)范標準，確保商旅活動合法合規(guī)。2.成本效益原則：在保證商旅活動質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率，實現(xiàn)效益最大化。3.安全保障原則：高度重視商旅人員的人身安全和財產(chǎn)安全，采取有效措施防范各類安全風險。4.便捷高效原則：優(yōu)化商旅流程，提供便捷的服務和支持，確保商旅活動順利進行，不影響正常業(yè)務開展。商旅活動規(guī)劃與審批商旅需求評估1.各部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，提前制定商旅計劃，明確出行目的、行程安排、參與人員等信息。2.在制定商旅計劃前，需對商旅需求進行評估，綜合考慮業(yè)務緊急程度、成本預算、安全因素等，確保商旅活動的必要性和合理性。審批流程1.商旅計劃應按照公司內(nèi)部審批流程進行申報，由部門負責人審核后提交至上級領(lǐng)導審批。2.審批通過后的商旅計劃應及時傳達至相關(guān)執(zhí)行部門，作為后續(xù)商旅活動安排的依據(jù)。3.對于臨時增加或變更的商旅活動，應按照同樣的審批流程進行申報和審批。預算管理1.各部門在申報商旅計劃時，應同時提交詳細的預算方案，包括交通、住宿、餐飲、會議費用等各項支出的預計金額。2.財務部門應對預算方案進行審核，確保預算的合理性和準確性，并根據(jù)公司財務政策進行資金安排。3.在商旅活動執(zhí)行過程中，應嚴格控制預算支出，如因特殊情況需要調(diào)整預算，應按照規(guī)定的審批流程進行申請和審批。交通管理交通方式選擇1.根據(jù)商旅活動的實際情況，合理選擇交通方式，優(yōu)先考慮安全、便捷、經(jīng)濟的出行方式。2.對于長途出行，可根據(jù)行程安排和預算情況選擇飛機、火車、長途客車等交通方式；對于市內(nèi)出行，可選擇公共交通、出租車或公司指定的商務用車等。機票預訂與管理1.公司應指定專門的機票預訂渠道，與優(yōu)質(zhì)的機票代理商或在線平臺建立合作關(guān)系，確保機票預訂的價格優(yōu)勢和服務質(zhì)量。2.在預訂機票時，應提前了解航班信息、價格波動情況等，合理安排出行時間，爭取獲得最優(yōu)惠的票價。3.對于團隊出行或有特殊需求的商旅人員，可根據(jù)實際情況申請團購機票或特殊艙位，以降低機票成本。火車票預訂與管理1.如需預訂火車票，應提前通過正規(guī)的售票渠道進行預訂，如鐵路12306網(wǎng)站、手機客戶端或線下售票窗口等。2.關(guān)注火車票預售期和余票情況，合理安排購票時間，避免因購票不及時導致行程延誤。3.對于需要報銷的火車票，應妥善保管購票憑證，確保憑證信息完整、準確。商務用車管理1.公司應建立商務用車管理制度，明確商務用車的使用范圍、申請流程、調(diào)度安排等。2.商務用車應優(yōu)先選擇公司自有車輛或與正規(guī)租車公司簽訂合作協(xié)議的車輛，確保車輛的安全性和舒適性。3.在使用商務用車時，應提前提交用車申請，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)審批通過后由公司車輛管理部門或租車公司進行調(diào)度安排。4.駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全，同時做好車輛的日常維護和清潔工作。住宿管理住宿標準制定1.根據(jù)上海地區(qū)的消費水平和行業(yè)慣例，制定合理的住宿標準，明確不同級別人員的住宿費用上限。2.住宿標準應考慮住宿地點的安全性、交通便利性、周邊配套設(shè)施等因素，確保商旅人員能夠享受到舒適、便捷的住宿環(huán)境。住宿預訂與管理1.公司應指定專門的住宿預訂渠道，與優(yōu)質(zhì)的酒店或公寓管理機構(gòu)建立合作關(guān)系，確保住宿預訂的價格優(yōu)勢和服務質(zhì)量。2.在預訂住宿時，應提前了解酒店的設(shè)施、服務、評價等信息，根據(jù)商旅人員的需求和住宿標準進行合理安排。3.對于團隊出行或有特殊需求的商旅人員，可根據(jù)實際情況申請團購住宿或升級房型，以提高住宿體驗。4.在住宿期間，應提醒商旅人員遵守酒店的相關(guān)規(guī)定，愛護酒店設(shè)施，如有損壞應照價賠償。餐飲管理餐飲標準制定1.根據(jù)上海地區(qū)的消費水平和行業(yè)慣例，制定合理的餐飲標準，明確不同級別人員的餐飲費用上限。2.餐飲標準應考慮餐飲場所的檔次、菜品質(zhì)量、服務水平等因素，確保商旅人員能夠享受到安全、衛(wèi)生、可口的餐飲服務。餐飲安排與管理1.在商旅活動期間，應根據(jù)實際情況合理安排餐飲，優(yōu)先選擇公司指定的合作餐廳或具備衛(wèi)生資質(zhì)的餐飲場所。2.如需在外出差期間自行解決餐飲問題，應提醒商旅人員注意飲食安全，避免食用不潔食物或飲用生水。3.對于需要報銷的餐飲費用，應要求商旅人員提供正規(guī)的發(fā)票，并注明餐飲時間、地點、事由等信息。會議與活動管理會議與活動策劃1.對于在上海地區(qū)舉辦的各類會議和商務活動，應提前進行策劃，明確活動主題、目的、議程、參與人員等信息。2.在策劃過程中，應充分考慮活動的規(guī)模、場地需求、設(shè)備設(shè)施要求、安全保障等因素，制定詳細的活動方案。場地預訂與管理1.根據(jù)活動方案，選擇合適的會議場地或活動場所，并提前進行預訂。2.在預訂場地時，應與場地提供方簽訂詳細的合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括場地使用時間、費用標準、設(shè)備設(shè)施提供等內(nèi)容。3.在活動舉辦前，應安排專人對場地進行檢查和布置，確保場地環(huán)境整潔、設(shè)備設(shè)施正常運行?；顒咏M織與實施1.按照活動方案的要求，精心組織活動的各項環(huán)節(jié)，確?；顒禹樌M行。2.安排專人負責活動的現(xiàn)場管理，包括簽到、引導、秩序維護、設(shè)備操作等工作，確?；顒蝇F(xiàn)場秩序井然。3.對于活動期間的餐飲、住宿、交通等安排，應按照本辦法的相關(guān)規(guī)定進行管理和協(xié)調(diào)?；顒淤M用管理1.制定活動費用預算，明確活動期間的各項費用支出，并嚴格按照預算進行控制。2.對于活動費用的報銷，應要求相關(guān)人員提供正規(guī)的發(fā)票和詳細的費用清單，并按照公司財務制度進行審核和報銷。安全與風險管理安全培訓與教育1.定期組織商旅人員參加安全培訓和教育活動，提高安全意識和應急處理能力。2.培訓內(nèi)容包括交通安全、消防安全、食品安全、人身安全等方面的知識和技能，以及在緊急情況下的應對措施和逃生方法。安全保障措施1.在商旅活動前，應對目的地的安全情況進行評估，提前了解當?shù)氐闹伟矤顩r、交通狀況、風俗習慣等信息，制定相應的安全保障措施。2.為商旅人員配備必要的安全防護用品，如急救藥品、防身器具等，并提醒商旅人員注意保管個人財物和證件安全。3.在商旅活動期間，安排專人負責安全保障工作，密切關(guān)注商旅人員的行蹤和安全狀況，及時發(fā)現(xiàn)和處理各類安全隱患。應急預案制定1.制定完善的應急預案，明確在遇到突發(fā)事件時的應急處理流程和責任分工。2.應急預案應包括交通事故、火災事故、自然災害、公共衛(wèi)生事件等各類可能發(fā)生的突發(fā)事件，并針對不同事件制定相應的應對措施。3.定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高應急處理能力和協(xié)同配合能力。信息管理與溝通商旅信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的商旅信息系統(tǒng)，實現(xiàn)商旅活動的在線預訂、審批、報銷、統(tǒng)計分析等功能。2.商旅信息系統(tǒng)應與公司內(nèi)部的財務管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時共享和交互。信息溝通與共享1.加強商旅活動各環(huán)節(jié)之間的信息溝通與共享，確保信息傳遞的及時、準確和暢通。2.建立商旅信息溝通平臺，如微信群、郵件組等，方便商旅人員之間、商旅人員與相關(guān)部門之間的信息交流和溝通。3.定期發(fā)布商旅活動的相關(guān)信息和通知，包括政策法規(guī)變化、優(yōu)惠活動信息、安全提示等內(nèi)容，為商旅人員提供便利和支持。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查機制1.建立健全監(jiān)督檢查機制，定期對公司各部門的商旅活動執(zhí)行情況進行檢查和評估。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括商旅計劃的執(zhí)行情況、預算控制情況、安全保障措施落實情況、信息管理與溝通情況等方面。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決?？己嗽u價體系1.建