xx集團(tuán)采購管理辦法總則目的為加強(qiáng)XX集團(tuán)采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于XX集團(tuán)及所屬各子公司、分公司的采購活動(dòng)。基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會(huì)，公平對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，公正評(píng)價(jià)和選擇供應(yīng)商。4.誠信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。采購組織與職責(zé)采購管理部門1.集團(tuán)采購管理部門負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各單位的采購工作。組織實(shí)施集團(tuán)集中采購項(xiàng)目。建立和管理集團(tuán)供應(yīng)商庫。分析和評(píng)估采購數(shù)據(jù)，提出改進(jìn)采購工作的建議。2.所屬單位采購管理部門貫徹執(zhí)行集團(tuán)采購管理制度和要求。負(fù)責(zé)本單位采購計(jì)劃的編制、執(zhí)行和管理。組織實(shí)施本單位的采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。配合集團(tuán)采購管理部門開展相關(guān)工作。需求部門1.提出采購需求：根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)需求。2.參與采購過程：協(xié)助采購管理部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等工作，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.驗(yàn)收采購物資：負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合采購需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門1.審核采購預(yù)算：參與采購預(yù)算的編制和審核，確保采購資金的合理安排。2.支付采購款項(xiàng)：按照合同約定和財(cái)務(wù)制度，及時(shí)審核并支付采購款項(xiàng)。3.監(jiān)督采購成本：對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購資金的使用情況。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購預(yù)算的編制依據(jù)各部門的業(yè)務(wù)計(jì)劃和工作任務(wù)。歷史采購數(shù)據(jù)和市場價(jià)格信息。集團(tuán)年度預(yù)算指標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況。2.采購預(yù)算的編制流程需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃和工作任務(wù)，提出采購需求和預(yù)算建議。采購管理部門匯總各部門采購需求，結(jié)合市場價(jià)格信息和集團(tuán)預(yù)算指標(biāo)，編制采購預(yù)算草案。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見。采購管理部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門意見，對(duì)采購預(yù)算草案進(jìn)行修改完善，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購預(yù)算的執(zhí)行：采購管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，確保采購項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。2.采購預(yù)算的調(diào)整：如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)采購管理部門審核、財(cái)務(wù)部門會(huì)簽、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整。采購計(jì)劃管理計(jì)劃編制1.采購計(jì)劃的編制依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購預(yù)算。各部門的業(yè)務(wù)需求和工作進(jìn)度安排。庫存情況和物資消耗規(guī)律。2.采購計(jì)劃的編制流程需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和工作進(jìn)度，提前向采購管理部門提交采購申請(qǐng)。采購管理部門結(jié)合采購預(yù)算、庫存情況等因素，編制采購計(jì)劃草案。采購計(jì)劃草案經(jīng)需求部門確認(rèn)、采購管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。計(jì)劃執(zhí)行與跟蹤1.采購計(jì)劃的執(zhí)行：采購管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購計(jì)劃組織實(shí)施采購活動(dòng)，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。2.采購計(jì)劃的跟蹤：采購管理部門應(yīng)定期對(duì)采購計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握采購進(jìn)度、質(zhì)量和成本等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有良好的商業(yè)信譽(yù)和經(jīng)營業(yè)績。具備生產(chǎn)或提供所需物資或服務(wù)的能力和資質(zhì)。產(chǎn)品質(zhì)量可靠，價(jià)格合理，交貨及時(shí)。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)解決客戶問題。2.供應(yīng)商選擇流程采購管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購項(xiàng)目需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價(jià)或招標(biāo)邀請(qǐng)。供應(yīng)商提交報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件后，采購管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。供應(yīng)商評(píng)估與考核1.供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商繼續(xù)合作或淘汰的依據(jù)。采購管理部門可以通過實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、客戶反饋等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。2.供應(yīng)商考核建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰。供應(yīng)商關(guān)系管理1.建立良好的溝通機(jī)制：采購管理部門與供應(yīng)商應(yīng)保持密切的溝通，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.加強(qiáng)合作與協(xié)作：采購管理部門與供應(yīng)商應(yīng)建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)等活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)互利共贏。采購方式與流程采購方式1.集中采購：集團(tuán)采購管理部門對(duì)部分通用物資或服務(wù)進(jìn)行集中采購，以降低采購成本，提高采購效率。2.分散采購：所屬單位采購管理部門根據(jù)本單位實(shí)際情況，對(duì)部分物資或服務(wù)進(jìn)行分散采購。3.招標(biāo)采購：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式，通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等形式選擇供應(yīng)商。4.詢價(jià)采購：對(duì)于金額較小、技術(shù)簡單、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式，向多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商。5.競爭性談判采購：對(duì)于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判采購方式。6.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購流程1.采購申請(qǐng)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給采購管理部門。2.采購審批：采購管理部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。審核通過后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施選擇采購方式：根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購方式。發(fā)布采購信息：采用招標(biāo)采購、詢價(jià)采購等方式的，采購管理部門應(yīng)發(fā)布采購信息，邀請(qǐng)供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。評(píng)審供應(yīng)商：采購管理部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。簽訂采購合同：采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購驗(yàn)收：采購物資到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。5.采購付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購合同，審核并支付采購款項(xiàng)。采購合同管理合同簽訂1.合同條款：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審批：采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。合同執(zhí)行1.供應(yīng)商履約管理：采購管理部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的履約情況，及時(shí)提醒供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。2.合同變更管理：如因特殊原因需要變更采購合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)報(bào)原合同審批部門備案。合同終止1.合同終止條件：采購合同在下列情況下終止：合同履行完畢；雙方協(xié)商一致解除合同；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行；一方違約導(dǎo)致合同無法履行。2.合同終止程序：采購合同終止時(shí)，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，并簽訂合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議應(yīng)報(bào)原合同審批部門備案。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購管理部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采購管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場價(jià)格變化情況，合理安排采購計(jì)劃，避免因市場價(jià)格波動(dòng)導(dǎo)致采購成本增加。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同審批流程簽訂合同，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。采購監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理部門內(nèi)部監(jiān)督：采購管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動(dòng)是否符