下發(fā)檔案管理辦法辦法[公司/組織名稱]檔案管理辦法總則目的為了加強公司/組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實可靠原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.安全保密原則：嚴格檔案安全保密制度，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。檔案管理機構(gòu)及職責檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.負責檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的真實性和完整性。5.積極為公司/組織各部門提供檔案查閱和利用服務。各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作。3.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理工作。檔案的分類與編號檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核等。3.財務管理類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務管理類：包括公司/組織的業(yè)務合同、項目文檔、市場調(diào)研等。5.其他類：包括公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證書、照片、音像資料等。檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別+順序號”的方式編制。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類等。4.順序號：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。檔案的收集與整理檔案收集1.各部門應在工作結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查，確保檔案的及時收集。檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.整理后的檔案應符合以下要求：歸檔文件應齊全完整，字跡清楚，簽署完備。歸檔文件應按照分類方案和編號順序進行排列。歸檔文件應采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保整齊牢固。檔案的保管檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準。檔案保管設(shè)備1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。2.檔案保管設(shè)備應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況進行。檔案保管要求1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。檔案銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后實施。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、保密。4.檔案銷毀清冊應永久保存。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后，方可查閱。3.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自摘抄、復制、拍照等。查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后報公司/組織領(lǐng)導批準。3.檔案管理部門根據(jù)批準的申請表，提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應在規(guī)定的查閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應重新辦理申請手續(xù)。利用服務1.檔案管理部門應積極為公司/組織各部門提供檔案查閱和利用服務，根據(jù)工作需要，及時提供相關(guān)檔案資料。2.檔案管理人員應熱情接待查閱人員，耐心解答查閱人員的問題，確保查閱工作順利進行。檔案的信息化管理信息化建設(shè)目標1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全保密。信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等功能的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，確保檔案信息的安全保密。信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密制度，防止檔案信息的泄露。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查機構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案查閱和利用服務情況。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：根據(jù)工作需要，對檔案管理工作中