上海檔案屬地管理辦法一、總則（一）目的為了加強上海地區(qū)檔案的屬地管理，規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本市實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）以及個人形成的，對國家和社會具有保存價值或者應當保密的各種門類和載體的檔案的屬地管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。本市檔案工作在市委、市政府的統(tǒng)一領導下，實行市、區(qū)（縣）兩級檔案行政管理部門分級管理。2.屬地管理、各負其責原則。單位負責本單位檔案的形成、收集、整理、保管和利用等工作，檔案行政管理部門負責對屬地內單位檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。3.依法管理、確保安全原則。檔案管理應當遵守國家法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案的損毀、丟失和泄密。4.方便利用、服務社會原則。檔案管理應當便于單位和社會利用，充分發(fā)揮檔案的作用，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。二、檔案管理職責（一）檔案行政管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家和本市有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務標準，并組織實施。2.負責對本市檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，制定本市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并組織實施。3.負責接收、征集、整理和保管本市重要檔案資料，推進檔案信息化建設，建立和完善本市檔案信息資源共享平臺。4.負責對本市檔案中介服務機構進行備案管理，指導檔案行業(yè)協(xié)會開展工作，加強檔案專業(yè)人才隊伍建設。5.依法查處違反檔案法律法規(guī)的行為，對檔案管理工作中的重大問題進行調查研究，并提出處理意見。（二）單位職責1.建立健全檔案管理制度，明確檔案管理機構和人員，保障檔案工作所需的經(jīng)費和設施設備。2.負責本單位檔案的形成、收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.按照國家和本市有關規(guī)定，定期向同級檔案行政管理部門移交檔案，并接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導和檢查。4.對下屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。5.積極推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平和服務效能。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.單位應當建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.單位工作人員在職務活動中形成的文件材料，由承辦部門或個人負責收集齊全，并按照規(guī)定進行整理、歸檔。3.單位應當根據(jù)國家和本市有關規(guī)定，確定檔案的歸檔范圍和保管期限。（二）檔案收集1.單位應當定期對檔案進行收集，確保檔案的及時歸檔。2.對散存在個人手中的屬于歸檔范圍的檔案，單位應當采取有效措施進行收集。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應當按照國家有關保密規(guī)定進行收集和管理。四、檔案的整理與保管（一）檔案整理1.單位應當按照國家和本市有關檔案整理的標準和規(guī)范，對收集的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.對電子檔案的整理，應當按照國家和本市有關電子文件管理的規(guī)定進行，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（二）檔案保管1.單位應當設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應當符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，保持適宜的溫度和濕度。3.對重要檔案和電子檔案，應當采取異地備份等安全措施，防止檔案的損毀和丟失。4.單位應當定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。五、檔案的利用與公布（一）檔案利用1.單位應當建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.單位應當按照國家和本市有關規(guī)定，向單位內部人員和社會提供檔案利用服務，方便單位和社會利用檔案。3.利用檔案應當遵守國家有關保密規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案機密。（二）檔案公布1.單位應當按照國家和本市有關規(guī)定，對檔案進行公布。檔案公布應當經(jīng)過嚴格的審核程序，確保公布的檔案內容真實、準確、合法。2.檔案公布應當采取適當?shù)姆绞竭M行，如在單位內部網(wǎng)站、檔案信息資源共享平臺等公布，也可以通過新聞媒體等向社會公布。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，不得擅自公布。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.單位應當定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定應當組成鑒定小組，由單位分管領導擔任組長，檔案管理機構負責人和相關業(yè)務人員為成員。3.鑒定小組應當按照國家和本市有關檔案鑒定的標準和規(guī)范，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應當按照國家和本市有關規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀應當編制銷毀清冊，經(jīng)單位分管領導批準后，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。3.銷毀電子檔案應當采取有效的技術手段，確保電子檔案的徹底銷毀。七、監(jiān)督檢查與法律責任（一）監(jiān)督檢查1.檔案行政管理部門應當定期對單位檔案工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中存在的問題。2.監(jiān)督檢查的內容包括檔案管理制度的建立健全情況、檔案的形成與收集情況、檔案的整理與保管情況、檔案的利用與公布情況、檔案的鑒定與銷毀情況等。3.檔案行政管理部門可以采取查閱檔案、實地檢查、聽取匯報、召開座談會等方式進行監(jiān)督檢查。（二）法律責任1.單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責令限期改正；逾期不改正的，對單位處1萬元以上5萬元以下的罰款，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員處1000元以上5000元以下的罰款：（1）未建立健全檔案管理制度的；（2）未按照規(guī)定收集、整理、保管檔案的；（3）未按照規(guī)定向檔案行政管理部門移交檔案的；（4）擅自銷毀檔案的；（5）違反檔案利用和公布規(guī)定的。2.單位違反國家有關保密規(guī)定，泄露檔案機密的，由有關部門依法給予處分；構成犯罪的，