業(yè)務(wù)專用私章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)專用私章的管理，規(guī)范使用行為，防范風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在業(yè)務(wù)活動中涉及的業(yè)務(wù)專用私章的管理。（三）定義本辦法所稱業(yè)務(wù)專用私章，是指公司在開展業(yè)務(wù)過程中，為滿足特定業(yè)務(wù)需求而刻制的，代表公司用于相關(guān)業(yè)務(wù)文件、合同、協(xié)議等簽署的印章。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：業(yè)務(wù)專用私章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)專用私章的保管和使用，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。3.審批授權(quán)原則：嚴(yán)格履行印章使用審批程序，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。4.風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)對業(yè)務(wù)專用私章使用風(fēng)險的識別、評估和防控，避免因印章使用不當(dāng)給公司造成損失。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要刻制業(yè)務(wù)專用私章時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用私章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、預(yù)計使用頻率等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《業(yè)務(wù)專用私章刻制申請表》應(yīng)提交至公司行政管理部門，由行政管理部門會同法務(wù)部門對申請事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、印章用途是否符合公司業(yè)務(wù)需求、使用范圍是否明確合理等。（二）刻制審批1.行政管理部門和法務(wù)部門審核通過后，將《業(yè)務(wù)專用私章刻制申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對印章刻制申請進(jìn)行全面審查，確保印章刻制的必要性和合理性。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。在選擇印章刻制單位時，應(yīng)確保其具備合法經(jīng)營資質(zhì)，信譽(yù)良好，能夠按照公司要求刻制質(zhì)量合格的印章。（三）印章啟用1.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章材質(zhì)、規(guī)格、文字、圖案等是否符合公司要求，印章清晰度、完整性是否良好等。2.驗(yàn)收合格后，行政管理部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用私章啟用登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息?！稑I(yè)務(wù)專用私章啟用登記表》應(yīng)一式兩份，一份由行政管理部門留存，一份交印章保管人保存。3.印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，明確印章的使用范圍、審批程序等相關(guān)事項(xiàng)，確保公司員工知曉并遵守印章管理規(guī)定。三、印章的保管（一）保管人員確定1.業(yè)務(wù)專用私章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司業(yè)務(wù)流程，能夠嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。2.保管人員一經(jīng)確定，不得隨意更換。如因工作需要確需更換保管人員，應(yīng)按照印章交接程序辦理交接手續(xù)，并報公司行政管理部門備案。（二）保管方式1.業(yè)務(wù)專用私章應(yīng)采用保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱進(jìn)行保管，確保印章存放安全。保險柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼和鑰匙應(yīng)由保管人員分別掌握，不得將密碼和鑰匙告知他人。2.嚴(yán)禁將業(yè)務(wù)專用私章隨意放置或交予他人代管，如因特殊情況需要委托他人臨時保管印章，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。委托保管期限屆滿后，受托人應(yīng)及時將印章歸還保管人員，并辦理交接手續(xù)。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管業(yè)務(wù)專用私章，確保印章不受損壞、遺失或被盜用。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失或被盜用等情況，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如掛失、報警等，同時及時報公司行政管理部門備案。2.保管人員應(yīng)定期對業(yè)務(wù)專用私章進(jìn)行檢查，確保印章存放安全、使用正常。如發(fā)現(xiàn)印章存在問題，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換。3.保管人員應(yīng)保持工作場所的整潔和安全，防止因環(huán)境因素對印章造成損壞。四、印章的使用（一）使用范圍業(yè)務(wù)專用私章僅限于在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，具體使用范圍由公司根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況確定，并在印章啟用時進(jìn)行公示。嚴(yán)禁將業(yè)務(wù)專用私章用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。（二）使用流程1.用印申請：使用業(yè)務(wù)專用私章時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用私章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批流程：《業(yè)務(wù)專用私章使用申請表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。一般情況下，用印金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批；用印金額在[X]元以上至[X]元的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；用印金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。3.用印操作：經(jīng)審批同意后，用印申請人應(yīng)攜帶審批通過的《業(yè)務(wù)專用私章使用申請表》及相關(guān)文件到印章保管人處辦理用印手續(xù)。印章保管人應(yīng)認(rèn)真核對用印申請內(nèi)容與相關(guān)文件是否一致，經(jīng)確認(rèn)無誤后，在用印文件上加蓋業(yè)務(wù)專用私章，并在《業(yè)務(wù)專用私章使用登記表》上記錄用印時間、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。4.用印登記：用印完成后，印章保管人應(yīng)及時將《業(yè)務(wù)專用私章使用申請表》和《業(yè)務(wù)專用私章使用登記表》進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。（三）使用要求1.用印文件必須是經(jīng)過公司審批同意的正式文件，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白協(xié)議等文件上加蓋業(yè)務(wù)專用私章。2.用印位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，不得模糊、重疊或加蓋在文件裝訂線內(nèi)等不規(guī)范位置。3.印章保管人在用印過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守審批程序，不得擅自超越權(quán)限使用印章。如發(fā)現(xiàn)用印申請存在問題或不符合規(guī)定，應(yīng)及時與用印申請人溝通，并拒絕用印。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致業(yè)務(wù)專用私章不再使用的。2.業(yè)務(wù)專用私章出現(xiàn)損壞、遺失或被盜用等情況，無法繼續(xù)使用的。3.其他需要停用業(yè)務(wù)專用私章的情形。（二）停用申請1.當(dāng)出現(xiàn)業(yè)務(wù)專用私章停用情形時，印章保管人應(yīng)及時填寫《業(yè)務(wù)專用私章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《業(yè)務(wù)專用私章停用申請表》應(yīng)提交至公司行政管理部門，由行政管理部門會同法務(wù)部門對停用申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括停用原因是否屬實(shí)、停用印章是否需要進(jìn)行銷毀等。（三）停用審批1.行政管理部門和法務(wù)部門審核通過后，將《業(yè)務(wù)專用私章停用申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，對印章停用申請進(jìn)行審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門負(fù)責(zé)通知印章保管人停止使用業(yè)務(wù)專用私章，并將印章收回。（四）銷毀程序1.對于需要銷毀的業(yè)務(wù)專用私章，應(yīng)由行政管理部門會同法務(wù)部門共同組織銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保印章被徹底銷毀，防止印章被非法利用。2.銷毀完成后，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用私章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀印章名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息。《業(yè)務(wù)專用私章銷毀登記表》應(yīng)一式兩份，一份由行政管理部門留存，一份交法務(wù)部門保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)專用私章的管理和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用是否規(guī)范、審批程序是否嚴(yán)格執(zhí)行等。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對業(yè)務(wù)專用私章的管理和使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，重點(diǎn)檢查印章使用的合規(guī)性、風(fēng)險防控措施的有效性等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用業(yè)務(wù)專用私章、超越權(quán)限使用印章、未按規(guī)定保管印章等行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.如因印章使用不