人力資源管理手冊及考勤系統模板一、手冊概述與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)人力資源管理流程，明確考勤系統操作標準，保證人事管理工作的有序性與高效性。適用于企業(yè)各部門負責人、人力資源專員及全體員工，涵蓋從員工入職到離職的全周期管理，以及日常考勤數據的記錄、統計與審核流程。通過標準化操作，提升人事管理效率，保障員工與企業(yè)雙方的合法權益。二、人力資源管理核心流程操作指南（一）員工入職管理流程需求提出與審批步驟1：各部門因業(yè)務需要增員時，由部門負責人填寫《人員需求申請表》，明確崗位名稱、人數、任職要求、到崗時間及薪資預算，提交至人力資源部。步驟2：人力資源部對需求的合理性進行審核（包括編制匹配度、薪資標準等），確認后報總經理審批。審批通過后，啟動招聘流程。簡歷篩選與面試安排步驟1：人力資源部根據崗位要求篩選簡歷，初步匹配后電話溝通，確認候選人基本條件。步驟2：通過初篩的候選人，由人力資源部協調部門負責人及分管領導進行面試，提前3個工作日發(fā)送《面試通知》（含時間、地點、所需材料）。步驟3：面試結束后，面試官填寫《面試評估表》，綜合評分后確定擬錄用人員。錄用通知與入職準備步驟1：人力資源部向擬錄用人員發(fā)送《錄用通知書》，明確崗位、薪資、入職時間及需提交的材料清單（身份證、學歷證、離職證明、體檢報告等）。步驟2：入職前1個工作日，人力資源部準備好《員工入職登記表》《勞動合同》《保密協議》等文件，并開通考勤系統賬號。入職辦理與培訓步驟1：新員工入職當日，到人力資源部提交材料，填寫《員工入職登記表》，簽訂勞動合同及協議。步驟2：人力資源部帶領新員工辦理工牌、門禁卡，引導至工位，介紹團隊成員及部門負責人。步驟3：組織新員工參加入職培訓，內容包括企業(yè)文化、規(guī)章制度、考勤系統操作、崗位職責等，培訓后簽署《培訓確認書》。（二）員工異動管理流程崗位調動/晉升步驟1：員工因發(fā)展需要或崗位空缺，由部門負責人填寫《員工異動申請表》，注明異動原因、新崗位職責、薪資調整建議，提交人力資源部。步驟2：人力資源部審核異動合理性（含新崗位勝任力評估、薪資標準匹配度），報總經理審批。步驟3：審批通過后，人力資源部更新員工檔案及考勤系統信息，通知相關部門辦理工作交接，異動生效日期以審批日期為準。薪資調整步驟1：根據年度調薪、晉升轉正等需求，由人力資源部擬定《薪資調整方案》，明確調整范圍、標準及生效日期。步驟2：提交總經理辦公會審議，通過后發(fā)布《薪資調整通知》，并更新員工勞動合同及考勤系統薪資模塊。（三）員工離職管理流程離職申請與審批步驟1：員工需提前30天（試用期提前3天）提交書面《離職申請表》，注明離職原因、最后工作日期，部門負責人簽字確認。步驟2：部門負責人與員工進行離職面談，知曉離職原因，確認工作交接計劃，提交人力資源部審核。步驟3：人力資源部審批后，報總經理簽字，離職日期以審批通過日期為準。工作交接與離職手續(xù)步驟1：員工與接交人共同填寫《工作交接清單》，包含工作內容、資料、物品、系統權限等，部門負責人監(jiān)督交接完成。步驟2：員工到人力資源部辦理離職手續(xù)，包括歸還工牌、門禁卡，確認考勤數據，核對社保、公積金轉移事宜。步驟3：人力資源部出具《離職證明》，更新員工檔案及考勤系統狀態(tài)，辦理社保、公積金停繳手續(xù)。三、考勤系統管理規(guī)范及操作步驟（一）考勤規(guī)則說明工作時間：標準工作制為周一至周五，上午8:30-12:00，下午13:30-18:00（具體以各部門排班為準）；彈性工作制需提前向人力資源部備案。打卡要求：員工上下班需通過考勤系統（APP/指紋機）打卡，遲到、早退、曠工以打卡記錄為準。異常定義：遲到（晚于規(guī)定上班時間30分鐘內）、早退（早于規(guī)定下班時間30分鐘內）、曠工（未打卡且無請假手續(xù)超過4小時）。（二）考勤系統操作步驟員工端打卡與請假步驟1：登錄考勤系統（賬號為工號，初始密碼為身份證后6位），首次登錄需修改密碼。步驟2：上下班“打卡”按鈕，系統自動定位（需開啟定位權限），打卡成功后顯示“打卡成功”提示。步驟3：需請假時，“請假申請”，選擇請假類型（事假、病假、年假等），填寫起止時間、事由，證明材料（如病假需提供醫(yī)院證明），提交至部門負責人審批。管理端數據維護與審核步驟1：人力資源管理員登錄系統后臺，進入“員工管理”模塊，維護員工信息（部門、崗位、聯系方式等），新增/離職員工及時同步。步驟2：每月1日，導出上月考勤原始數據，核對異常打卡記錄（如未打卡、定位異常），聯系員工補充說明或提交補卡申請。步驟3：審核員工請假申請，根據《員工手冊》規(guī)定判斷請假時長及薪資扣減標準，審批通過后更新考勤狀態(tài)。步驟4：每月5日前，《考勤月度匯總表》（含員工姓名、部門、應出勤天數、實際出勤、遲到、早退、曠工、請假天數等），提交財務部核算薪資。（三）考勤異常處理忘記打卡：員工需在異常發(fā)生當日提交《補卡申請》，經部門負責人簽字后，人力資源部審核通過方可補錄，每月最多補卡3次。外出/出差：員工外出需提前在系統提交《外出申請》，注明事由、時間、地點；出差需提交《出差審批單》，考勤系統按“正常出勤”記錄?？记跔幾h：員工對考勤記錄有異議，需在每月5日前向人力資源部提出，提供書面說明及相關證明，人力資源部在3個工作日內核實并反饋結果。四、常用模板與表格示例（一）人員需求申請表申請部門崗位名稱需求人數到崗時間任職要求（學歷、經驗、技能等）薪資預算（元/月）部門負責人簽字日期（二）員工入職登記表姓名性別民族出生日期身份證號學歷聯系電話緊急聯系人緊急聯系人電話現居住地址銀行卡號開戶行（三）考勤月度匯總表部門員工姓名工號應出勤天數實際出勤遲到（次數）早退（次數）曠工（天數）事假（天數）病假（天數）加班（小時）備注（四）請假單姓名部門崗位請假類型□事假□病假□年假□婚假□產假起止時間共計天數請假事由附件（如醫(yī)院證明）部門負責人審批人力資源部審核（五）離職申請表姓名工號部門崗位入職日期最后工作日期離職原因工作交接人部門負責人簽字人力資源部審核總經理審批五、管理注意事項與風險防范（一）數據保密與權限管理考勤系統及員工個人信息屬企業(yè)機密，人力資源管理員需定期更換密碼，嚴禁泄露員工隱私信息；非授權人員不得查詢、修改考勤數據。員工離職后，及時關閉其考勤系統賬號及系統權限，防止數據泄露。（二）操作規(guī)范及時效性入職、離職、異動等信息需在發(fā)生當日錄入考勤系統，保證數據準確；考勤匯總表需在每月5日前提交財務部，避免薪資核算延遲。請假、補卡等申請需提前提交，緊急情況需在24小時內補辦手續(xù)，否則按曠工處理。（三）法律法規(guī)與制度遵循勞動合同簽訂、社保公積金繳納需符合《勞動合同法》及地方政策規(guī)定，試用期時長、薪資標準等不得低于法定標準。考勤制度需通過員工代表大會或公示方式告知全體員工，保證制度的合法性與可執(zhí)行性。（四）異常反饋與持續(xù)優(yōu)化定期收集員工對考勤