項(xiàng)目文檔管理辦法

（V1.1版本）

2022-04-14

1引言

1.1編寫(xiě)目的

制訂統(tǒng)一的文檔管理辦法及格式，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的項(xiàng)目有關(guān)

資料提供規(guī)范，便于在今后項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中對(duì)各項(xiàng)資料的查找和相互

交流，以利項(xiàng)目開(kāi)辟及發(fā)展；

制訂項(xiàng)目開(kāi)辟過(guò)程中的評(píng)審和查閱規(guī)范，明確相應(yīng)的管理人員

責(zé)任。

2任務(wù)概要

2.1工作內(nèi)容

項(xiàng)目發(fā)展的過(guò)程中，隨著項(xiàng)目逐步展開(kāi)，會(huì)產(chǎn)生大量的設(shè)計(jì)方案

文件、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、源代碼、會(huì)議記錄及培訓(xùn)資料等內(nèi)容，對(duì)這些內(nèi)

容進(jìn)行分類(lèi)整理歸檔；同時(shí)根據(jù)項(xiàng)目需要，對(duì)有關(guān)文檔在項(xiàng)目文檔服

務(wù)器上發(fā)布。

2.2工作要求

項(xiàng)目部目前使用SVN管理項(xiàng)目文檔，建立相應(yīng)文檔目錄，根據(jù)要

求適時(shí)添加文檔并與相關(guān)人員（各專(zhuān)業(yè)組負(fù)責(zé)人）合作及時(shí)將文件歸

檔，注意對(duì)項(xiàng)目信息的及時(shí)更新，以匡助各組人員獲得最新信息c

2.3工作程序

對(duì)于項(xiàng)目常規(guī)文檔：

1.綜合組對(duì)文檔（紙質(zhì)和電子版）采集及文哨分類(lèi)。2.各專(zhuān)業(yè)

組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目每一個(gè)階段過(guò)程中產(chǎn)生的文檔資料進(jìn)行

2

匯總，由負(fù)責(zé)人審核后將相關(guān)文檔上傳到SVN服務(wù)器相關(guān)目錄（建立

統(tǒng)一的項(xiàng)目文檔目錄，例如命名為“項(xiàng)目存檔文檔”）下。3.項(xiàng)目進(jìn)

行每一個(gè)階段產(chǎn)生的各項(xiàng)文檔資料包括：調(diào)研資料、設(shè)計(jì)方案文件/

圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、會(huì)議培訓(xùn)資料、匯報(bào)材料、報(bào)告文件、數(shù)據(jù)文檔、

文獻(xiàn)等文檔資料

對(duì)于項(xiàng)目存檔文檔：

1.綜合組對(duì)項(xiàng)目常規(guī)文檔目錄下的文檔進(jìn)行審核。

2.對(duì)階段性重要的文件進(jìn)行歸檔，文檔管理員將其處理成PDF格式，

加入文檔編號(hào)后上傳到SVN服務(wù)器相關(guān)目錄下。

注：各類(lèi)存檔文件均需提交由質(zhì)量測(cè)試組審核。

3文檔管理

3.1總則

3.1.1所有重要文檔集中管理，維護(hù)檔案的安全與完整。

3.1.2所有存檔文件根據(jù)需要?dú)w檔。

3.1.3各項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)組人員在工作中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料

由個(gè)人或者該組負(fù)責(zé)人整理后報(bào)文檔管理人員存檔。

3.1.4所有人員均有承擔(dān)按時(shí)提交文檔的義務(wù)和職責(zé)。

3.1.5由專(zhuān)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔管理工作。

3.2范圍

3.2.1項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

a.與本項(xiàng)目有關(guān)的上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的規(guī)劃和工作計(jì)劃；

3

3.3.4數(shù)據(jù)文檔

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)字典、編碼說(shuō)明等；

3.3.5參考文獻(xiàn)

由項(xiàng)目部成員采集到的各種中英文參考文獻(xiàn)。

3.4文檔分類(lèi)

3.4.1文檔分為紙質(zhì)文檔和電子文檔兩類(lèi)。其中電子文檔又分為項(xiàng)目

常規(guī)文檔和項(xiàng)目存檔文檔；

3.4.2存檔文檔的編號(hào)規(guī)則

項(xiàng)目編號(hào)+版本號(hào)+類(lèi)型序列號(hào)+年代編號(hào)：

YJ0L05JS急管理系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃_Vl_20220719

文檔編號(hào)例如：YJOl-(X)1-(X)-20220223為目錄編號(hào)；

項(xiàng)目編號(hào)為：YJ；

文檔版本號(hào)：()1

文檔序列號(hào)為：001；

文檔類(lèi)型編號(hào)：00；

年代編號(hào)：20220223；

3.4.3文檔類(lèi)型編號(hào)規(guī)則

場(chǎng)所子系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)辟類(lèi)文檔：00

應(yīng)急接入建設(shè)設(shè)計(jì)開(kāi)辟類(lèi)文檔：01

應(yīng)急管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)類(lèi)文檔：02

指揮場(chǎng)所建設(shè)實(shí)施類(lèi)文檔：03

應(yīng)急接入實(shí)施類(lèi)文檔：04

5

應(yīng)急管理系統(tǒng)實(shí)施類(lèi)文檔：05

其他文檔：06

購(gòu)進(jìn)書(shū)籍：07

其他（根據(jù)情況添加）

3.4.4文檔的命名規(guī)則

CNPC_YJ_05一應(yīng)急管理系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃_V1_20220719

命名規(guī)則為：CNPC_YJ_類(lèi)型一文件名.模塊一版本號(hào)一日期.后綴名

其中“CNPJYJ”列于所有文件名開(kāi)始。CNPC.YJ表示為中國(guó)石油天

然集團(tuán)公司應(yīng)急平臺(tái)（E2）項(xiàng)目；

類(lèi)型文檔類(lèi)型名稱(chēng)，可使用文檔類(lèi)型編號(hào)（根據(jù)文檔內(nèi)容此部份

可以省略）；

文件名為該文件的具體內(nèi)容總稱(chēng)，文件名字?jǐn)?shù)不限。

模塊用于區(qū)分各個(gè)項(xiàng)目小組編寫(xiě)的文檔，分為ZH、CS、JR、XT,

分別代表綜合組、總部指揮場(chǎng)所組、應(yīng)急接入組、應(yīng)急管理系統(tǒng)組。

（根據(jù)文檔內(nèi)容此部份可以省略）；

版本號(hào)用于追蹤相同文件的修改記錄，通常為兩位。使用字符V'

表示版本，一位數(shù)字表示修改次數(shù)。數(shù)字從開(kāi)始以自然數(shù)順序羅

列，用于記錄文檔變化.最終確定稿用字符替代數(shù)字；

日期為記錄文件的編寫(xiě)日期，用6位日歷日期表示，如：2022

年12月29日，在文件名中表示為091229。

示例:

6

CNPC_YJ_06_項(xiàng)目章程_ZH_Vl_091229.doc

CNPC_YJ_O6JM訊錄_ZH_V2_091229.xls

CNPC_YJ_()6_內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議_ZH_V2_()91229.ppt

CNPC_YJ_OO一空調(diào)子系統(tǒng)設(shè)計(jì)_CS_Vl_091229.xls

其中，CNPC_YJ為中國(guó)石汕天然氣集團(tuán)公司應(yīng)急平臺(tái)(E2)項(xiàng)目;

06為文檔類(lèi)型編號(hào)；ZH/CS為模塊名稱(chēng)；V1/V2為版本號(hào)；091229為

日期編號(hào)。

3.5存檔規(guī)范

3.5.1基線：事件發(fā)生后兩周內(nèi)歸檔。

352完整性：是否成套、缺頁(yè)和涂改；

353準(zhǔn)確性：所采集的材料是否同它反映的對(duì)象相一致，同一項(xiàng)目

的文件材料在內(nèi)容上是否一致；

3.5.4文件材料屬性的鑒別：是否為同一類(lèi)；

3.5.5所有文檔一月整理一次，按照不同類(lèi)型刻盤(pán)或者其他存儲(chǔ)介質(zhì)

進(jìn)行保存；

3.6目錄建設(shè)與管理

3.6.1所建目錄要求符合明確方便的原則；

3.6.2查閱者能夠迅速的杳閱所要文檔，了解文檔簡(jiǎn)單的相關(guān)信息：

363文檔用FTP文檔服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)和管理；3

?7文檔的提交、保存及使用

3.7.1文檔提交

⑴文檔的提交時(shí)間根據(jù)具體規(guī)定執(zhí)行，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提交；

7

（2）項(xiàng)目文檔由文檔作者提交，普通為office形式（要求使用

office2000以上版本）；

3.7.2文檔歸檔

⑴歸檔的原則

a.檢查文件是否完整，如有短缺，應(yīng)催促補(bǔ)充齊全；

b.文檔資料移送交接手續(xù)必須完備；

c.移交與保管文檔無(wú)關(guān)的資料?，要退回經(jīng)辦部門(mén)；

d.對(duì)廢棄的與項(xiàng)目相關(guān)紙質(zhì)文檔，要使用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀。

⑵存檔格式

a.word和excel文件可分為office文檔和pdf文檔兩種。

b.演示文檔只保存ppt格式或者pdf格式（視演示的具體格式確定）。c.

源數(shù)據(jù)和源代碼文檔由文檔作者提供存檔格式。

3.7.3文檔保存

⑴文檔保存遵循的原則

在項(xiàng)目發(fā)展各個(gè)階段，按規(guī)定格式建立項(xiàng)目文檔目錄，標(biāo)注文檔

的狀態(tài)。文檔保存可用頁(yè)面和電子文檔兩種方式保存，所有文檔全部

為受控文檔；

a.歸檔的文件材料，根據(jù)歸檔要求及文件內(nèi)容特征進(jìn)行歸檔；

b.按歸檔要求進(jìn)行目錄編輯及備查表；

c.對(duì)文檔作統(tǒng)一羅列；

⑵檔案資料的整理

a.采集的word和excel文檔由文檔管理人員處理成pdf的格式。

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b.文檔資料按文件項(xiàng)目編號(hào)次序整理;

C.文檔資料每周備份一次，如有文件損壞及時(shí)補(bǔ)充齊全；

(3)文檔密級(jí)管理

a.在文檔使用中有部份文檔根據(jù)要求，需暫時(shí)保密，在此期間，由

文檔管理人員進(jìn)行保存，不得對(duì)外發(fā)布。

注：除非經(jīng)文檔作者授權(quán)允許，否則不得提前進(jìn)行查看、使用或者發(fā)布。

b.此類(lèi)文檔保密到期，由文檔作者和文檔管理人員決定繼續(xù)保存或

者進(jìn)行發(fā)布。

3.7.4文檔使用

⑴歸檔材料密級(jí)的鑒別：

A絕密：僅有文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)文檔享有查閱及使用權(quán)，其他

人員查閱需經(jīng)文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人允許；

B保密：僅在項(xiàng)目部成員內(nèi)共享；

C公開(kāi)：發(fā)布到集團(tuán)或者項(xiàng)目部網(wǎng)站；

⑵文檔根據(jù)不同密級(jí)使用；

a.進(jìn)度文檔普通為C級(jí)，通過(guò)FTP文檔服務(wù)器可實(shí)現(xiàn)徹底共享。b.

源代碼為A級(jí)，缺省六個(gè)月絕密期，在源代碼絕密期內(nèi)，其可執(zhí)行

程序?yàn)镽級(jí)，即項(xiàng)目?jī)?nèi)共享.

c.階段性技術(shù)文檔為A級(jí)，缺省三個(gè)月或者由文檔作者提供文檔絕密

時(shí)限(最長(zhǎng)時(shí)限可至該項(xiàng)工作完成的截至日期)；

d.絕密期后，階段性技術(shù)文檔密級(jí)由A級(jí)降為B級(jí)，在項(xiàng)目部范圍內(nèi)

共享；或者根據(jù)項(xiàng)目需要，通過(guò)項(xiàng)目作者和項(xiàng)目小組商議實(shí)現(xiàn)共享；

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⑶項(xiàng)目部成員均可通過(guò)SVN服務(wù)器對(duì)上傳后的文檔資料進(jìn)行查詢(xún)。

(4)部份重要文檔，如：重要技術(shù)文檔、源代碼等，需經(jīng)過(guò)文檔作者

和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)允許并簽字授權(quán)后方可使用。

⑺文檔作者離開(kāi)項(xiàng)目后，所提交文檔的版權(quán)徹底歸屬于項(xiàng)目部。

3.7.5文檔的借閱

對(duì)于紙質(zhì)存檔文件，原件由綜合組統(tǒng)一保管，需要借閱和查看的

人員需向綜合組文檔管理人員提出申請(qǐng)，允許借閱后，由文檔管理人

員負(fù)責(zé)提供文檔復(fù)印件并填寫(xiě)文件使用記錄，任何人員不得隨意復(fù)制

文檔資料，文件借閱使用完畢后應(yīng)歸回綜合組文檔管理人員。需要復(fù)

制使用的需得到綜合組負(fù)責(zé)人許可后方可自留使用。

3.7.6文檔修改(1)項(xiàng)目發(fā)展過(guò)程中，隨著對(duì)

項(xiàng)目進(jìn)一步的深入，將會(huì)產(chǎn)成一些需要修正的文檔，對(duì)文檔的修改

需經(jīng)過(guò)綜合組負(fù)責(zé)人的審核，方可進(jìn)行。

(2)文檔修改則文檔目錄和編號(hào)也同時(shí)進(jìn)行修正；

⑶文檔修改后需在相關(guān)目錄中標(biāo)注修改，并記錄到文檔修改日志。

4文檔服務(wù)器

4.1文檔存放目錄