企業(yè)文件歸檔與信息管理制度一、制度目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔及信息管理流程，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高信息利用效率，防范管理風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)各部門、各項(xiàng)目組在日常工作及項(xiàng)目中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)文件、電子文件（含郵件、掃描件、電子報(bào)表等）的管理，涵蓋從文件到最終銷毀的全生命周期管控。二、文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件與初步篩選文件規(guī)范各類文件需注明文件名稱、日期、編制人、部門等基礎(chǔ)信息，內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合企業(yè)公文格式要求（如字體、字號(hào)、頁邊距等）。涉及重要決策、合同、項(xiàng)目方案等文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后方可生效，保證內(nèi)容合規(guī)。初步篩選與價(jià)值判斷文件后，由編制人初步判斷是否具有歸檔價(jià)值。具有長期保存價(jià)值的文件（如制度文件、合同、項(xiàng)目報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證等）需納入歸檔范圍；臨時(shí)性、參考性價(jià)值低的文件（如草稿、過期通知等）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后可自行銷毀（需記錄銷毀情況）。（二）文件分類與編號(hào)文件分類依據(jù)按部門/項(xiàng)目：如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“項(xiàng)目組”；按文件類型：如管理類（制度、流程）、業(yè)務(wù)類（合同、訂單）、項(xiàng)目類（可行性研究報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）、人事類（勞動(dòng)合同、考核記錄）、財(cái)務(wù)類（發(fā)票、憑證）等；按年度：以自然年度為單位，如“2024年”。文件編號(hào)規(guī)則采用“部門代碼-年度-文件類型代碼-流水號(hào)”格式，示例：行政部2024年管理類文件：XZ-2024-GL-001（XZ為行政部代碼，GL為管理類代碼）；項(xiàng)目組2024年業(yè)務(wù)類文件：XM-2024-YW-005（XM為項(xiàng)目組代碼，YW為業(yè)務(wù)類代碼）。部門代碼及文件類型代碼由檔案室統(tǒng)一制定并發(fā)布。（三）文件歸檔與移交歸檔時(shí)間要求日常管理類文件：每月最后一個(gè)工作日前完成上月文件的歸檔；項(xiàng)目類文件：項(xiàng)目結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)完成全部項(xiàng)目文件的歸檔；年度總結(jié)、財(cái)務(wù)決算等文件：次年1月底前完成歸檔。歸檔流程（1）整理文件：將需歸檔的文件按分類要求排序、裝訂（紙質(zhì)文件），或整理成標(biāo)準(zhǔn)文件夾結(jié)構(gòu)（電子文件，如按“年度-月份-文件類型”分層）；（2）填寫《文件歸檔登記表》：詳細(xì)記錄文件名稱、編號(hào)、分類、頁數(shù)（紙質(zhì)文件）、責(zé)任人、歸檔日期等信息；（3）部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件完整性、分類準(zhǔn)確性進(jìn)行審核簽字；（4）移交檔案室：攜帶《文件歸檔登記表》及文件至檔案室，由檔案管理員核對(duì)文件與登記表信息是否一致，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)，檔案室留存登記表備案。電子文件歸檔特殊要求電子文件需以通用格式（如PDF、Word、Excel）保存，避免使用加密或特殊格式導(dǎo)致無法打開；重要電子文件需刻錄光盤或至企業(yè)指定文件管理系統(tǒng)，同時(shí)備份至企業(yè)服務(wù)器，保證“雙備份”；電子文件命名規(guī)則與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，便于檢索。（四）文件保管與維護(hù)保管條件紙質(zhì)文件：存放于專用檔案柜，庫房需保持干燥（濕度45%-60%）、通風(fēng)、避光，配備防火、防蟲、防盜設(shè)施，定期檢查（每季度一次）；電子文件：服務(wù)器備份需存儲(chǔ)在專用機(jī)房，具備防火墻、UPS電源等安全措施，定期檢測(cè)文件可讀性（每半年一次）。保管期限劃分永久保存：企業(yè)章程、股東會(huì)決議、重大合同、戰(zhàn)略規(guī)劃、核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等；長期保存（10-30年）：財(cái)務(wù)年度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、人事檔案、重要制度文件等；短期保存（3-5年）：日常通知、會(huì)議紀(jì)要、臨時(shí)業(yè)務(wù)資料等。定期檢查與更新檔案管理員每季度對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行清點(diǎn)，檢查是否有破損、受潮等情況，及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；電子文件每年進(jìn)行一次備份更新，保證數(shù)據(jù)完整；保管期限屆滿的文件，需按鑒定流程處理，不得擅自銷毀。（五）文件借閱與利用借閱范圍與權(quán)限員工因工作需要可借閱本部門或相關(guān)部門文件，借閱需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，說明借閱用途、借閱期限；涉密文件（如未公開合同、核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時(shí)需在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶出；外部單位借閱文件需持單位介紹信，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員全程陪同。借閱流程（1）提交申請(qǐng)：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字（涉密文件需分管領(lǐng)導(dǎo)簽字）；（2）審批通過后，檔案管理員核對(duì)文件，登記借閱信息（借閱人、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期）；（3）借閱人按時(shí)歸還，檔案管理員檢查文件是否完好，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄；（4）借閱期限一般不超過5個(gè)工作日，如需延長需提前申請(qǐng)，最長不超過10個(gè)工作日。（六）文件鑒定與銷毀文件鑒定每年12月，由檔案室牽頭，組織各部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員成立鑒定小組，對(duì)保管期限屆滿的文件進(jìn)行鑒定；經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的文件，需重新劃定保管期限并標(biāo)注；無保存價(jià)值的文件，列入銷毀清單。銷毀流程（1）填寫《文件銷毀審批表》：列明銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，由鑒定小組簽字確認(rèn)；（2）分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀；（3）監(jiān)銷銷毀：由檔案管理員和監(jiān)銷人（可指定部門代表）共同監(jiān)銷，紙質(zhì)文件通過碎紙機(jī)處理，電子文件徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)；（4）記錄存檔：銷毀完成后，填寫《文件銷毀記錄表》，由監(jiān)銷人簽字存檔，保存期不少于3年。三、常用管理表單模板（一）文件歸檔登記表文件名稱文件編號(hào)分類（部門/類型）責(zé)任人歸檔日期頁數(shù)（紙質(zhì)）/大小（電子）保管期限移交人接收人備注2024年度行政管理制度XZ-2024-GL-001行政部/管理類*經(jīng)理2024-01-3045頁長期（10年）*助理*管理員含修訂版項(xiàng)目可行性研究報(bào)告XM-2024-YW-005項(xiàng)目組/業(yè)務(wù)類*工程師2024-03-1532頁長期（20年）*主管*管理員初稿（二）文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式文件名稱及編號(hào)借閱用途借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期審批人（部門負(fù)責(zé)人）檔案室登記人備注*員工市場部5678XZ-2024-GL-001（2024年考勤制度）新員工培訓(xùn)2024-04-102024-04-15*總監(jiān)*管理員現(xiàn)場查閱*主管財(cái)務(wù)部139CW-2023-FW-008（2023年Q4財(cái)務(wù)報(bào)表）年度審計(jì)2024-04-102024-04-12*經(jīng)理*管理員帶出需簽字（三）文件銷毀審批表文件名稱文件編號(hào)分類數(shù)量保管期限銷毀原因鑒定小組意見檔案部門意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批監(jiān)銷人銷毀日期備注2022年臨時(shí)會(huì)議通知XZ-2022-TZ-010行政部/通知類15份短期（3年）保管期限屆滿，無保存價(jià)值同意銷毀同意銷毀同意銷毀管理員、助理2024-03-20已碎紙?zhí)幚磉^期供應(yīng)商報(bào)價(jià)單CG-2023-YJ-020采購部/業(yè)務(wù)類28份短期（3年）項(xiàng)目結(jié)束，供應(yīng)商已終止合作同意銷毀同意銷毀同意銷毀管理員、專員2024-03-20已碎紙?zhí)幚硭?、?zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）責(zé)任分工明確各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需指定專人（兼職檔案管理員）負(fù)責(zé)文件日常整理、移交工作；檔案室負(fù)責(zé)制定文件分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則，監(jiān)督各部門歸檔執(zhí)行情況，定期組織檔案管理培訓(xùn)。（二）安全與保密管控涉密文件（如未公開合同、核心技術(shù)研發(fā)資料）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳；電子文件需設(shè)置訪問權(quán)限，定期修改密碼，防止非授權(quán)人員篡改或泄露。（三）及時(shí)性與完整性保障嚴(yán)禁拖延歸檔，保證文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案室，避免文件丟失或損壞；歸檔文件需與原始文件一致，不得缺頁、漏項(xiàng)，電子文件需保證版本正確，避免歸檔后修改。（四）電子文件管理特別要求電子文件后需及時(shí)備份，避免因設(shè)備故障、病毒攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；定期對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換（如舊版Word文件轉(zhuǎn)換為PDF），保證