公司法務(wù)信函處理方法一、概述

公司法務(wù)信函是企業(yè)與外部機構(gòu)或內(nèi)部部門就法律事務(wù)進行溝通的重要工具。規(guī)范處理法務(wù)信函不僅能夠有效維護企業(yè)權(quán)益，還能降低法律風險。本文將從法務(wù)信函的類型、處理流程、注意事項等方面進行詳細說明，以幫助企業(yè)建立高效、專業(yè)的法務(wù)信函處理機制。

二、法務(wù)信函的類型

（一）內(nèi)部法務(wù)信函

（1）內(nèi)部調(diào)查函：用于內(nèi)部員工違規(guī)行為的調(diào)查取證。

（2）合規(guī)提醒函：針對違反公司內(nèi)部規(guī)章制度的員工或部門發(fā)出。

（3）合同審批函：用于審批或駁回內(nèi)部合同草案。

（二）外部法務(wù)信函

（1）律師函：由律師事務(wù)所或公司法務(wù)部門出具，用于警告或主張權(quán)利。

（2）催告函：要求對方在規(guī)定期限內(nèi)履行合同義務(wù)或糾正行為。

（3）和解函：提出和解方案，以協(xié)商解決爭議。

三、法務(wù)信函的處理流程

（一）信函起草

1.明確信函目的：確定信函是用于警告、調(diào)查、催款還是和解。

2.收集證據(jù)材料：確保信函內(nèi)容有事實依據(jù)，如合同條款、往來郵件、交易記錄等。

3.撰寫核心內(nèi)容：

-標題明確主題（如“關(guān)于XX問題的律師函”）。

-逐條列明事實依據(jù)和法律依據(jù)（如“根據(jù)《合同法》第XX條”）。

-設(shè)定合理期限（如“請于收到本函后10日內(nèi)回復”）。

（二）內(nèi)部審核

1.法務(wù)部門內(nèi)部復核：確保內(nèi)容符合公司政策及法律要求。

2.律師審核（如適用）：由外部律師提供專業(yè)意見。

3.高層審批：重大信函需經(jīng)管理層批準。

（三）發(fā)送與存檔

1.選擇發(fā)送方式：

-正式信函建議使用掛號信或快遞，確保送達可查。

-電子郵件需確認對方簽收。

2.建立存檔機制：

-電子版歸檔至法務(wù)系統(tǒng)，紙質(zhì)版存檔至檔案室。

-記錄發(fā)送時間、收件人及后續(xù)跟進情況。

（四）跟進與反饋

1.設(shè)定跟進節(jié)點：如未收到回復，需在3-5個工作日內(nèi)再次聯(lián)系。

2.記錄對方回應(yīng)：整理對方回復內(nèi)容，評估后續(xù)行動（如發(fā)律師函或提起訴訟）。

四、注意事項

（一）語言規(guī)范

1.使用正式、客觀的語言，避免情緒化表述。

2.法律術(shù)語需準確，避免歧義（如“之日起”而非“以來”）。

（二）證據(jù)完整

1.信函中引用的證據(jù)需標注來源，如“詳見附件合同”。

2.證據(jù)鏈需完整，避免孤立陳述事實。

（三）時效管理

1.遵守訴訟時效規(guī)定，如催款函需在2-3年內(nèi)發(fā)送。

2.合同糾紛類信函建議在爭議發(fā)生后30日內(nèi)發(fā)出。

（四）保密措施

1.涉及商業(yè)秘密的信函需標注“機密”字樣。

2.控制知悉范圍，僅限法務(wù)、財務(wù)及相關(guān)部門負責人。

五、示例

（一）催款函模板

**標題**：關(guān)于XX公司未支付貨款的催款函

**正文**：

1.事實陳述：

-約定付款日期為YYYY年MM月DD日，金額XX萬元。

-截至YYYY年MM月DD日，貴司仍未支付。

2.法律依據(jù)：

-根據(jù)《合同法》第XX條，貴司需按約定支付貨款。

3.行動要求：

-請于收到本函后15日內(nèi)支付全部款項，否則將采取法律措施。

（二）律師函發(fā)送流程

1.起草階段：法務(wù)部完成初稿，律師復核法律風險。

2.發(fā)送階段：通過EMS發(fā)送，并同步抄送財務(wù)部備案。

3.跟進階段：法務(wù)部每日記錄對方是否簽收，逾期5日則發(fā)二次催告。

一、概述（續(xù)）

公司法務(wù)信函是企業(yè)與外部機構(gòu)或內(nèi)部部門就法律事務(wù)進行溝通的重要工具。規(guī)范處理法務(wù)信函不僅能夠有效維護企業(yè)權(quán)益，還能降低法律風險。本文將從法務(wù)信函的類型、處理流程、注意事項等方面進行詳細說明，以幫助企業(yè)建立高效、專業(yè)的法務(wù)信函處理機制。

二、法務(wù)信函的類型（續(xù)）

（一）內(nèi)部法務(wù)信函（續(xù)）

（1）內(nèi)部調(diào)查函（詳細說明）：

-**目的**：用于內(nèi)部員工違規(guī)行為的調(diào)查取證，如違反公司保密協(xié)議、泄露商業(yè)信息等。

-**內(nèi)容要點**：

-明確調(diào)查背景及原因。

-列出需要核實的具體事項（如“請說明XX日期是否接觸外部競爭對手”）。

-要求被調(diào)查人在規(guī)定時間內(nèi)提供書面說明或相關(guān)證據(jù)。

-注明違反公司規(guī)定的后果（如“若隱瞞不報，將按公司制度處理”）。

（2）合規(guī)提醒函（詳細說明）：

-**目的**：針對違反公司內(nèi)部規(guī)章制度的員工或部門發(fā)出，如加班審批不規(guī)范、報銷流程錯誤等。

-**內(nèi)容要點**：

-具體指出違規(guī)行為及違反的規(guī)章制度條款（如“根據(jù)《員工手冊》第X條，加班需提前審批”）。

-要求限期整改，并提供整改方案（如“請于X月X日前完善報銷單據(jù)”）。

-強調(diào)合規(guī)重要性，避免再次發(fā)生。

（3）合同審批函（詳細說明）：

-**目的**：用于審批或駁回內(nèi)部合同草案，確保合同條款符合公司利益。

-**內(nèi)容要點**：

-列出合同草案的關(guān)鍵條款及潛在風險點。

-提出修改建議或直接駁回，并說明理由（如“付款方式存在資金風險，建議改為分期支付”）。

-要求起草部門根據(jù)意見重新提交，并附修改說明。

（二）外部法務(wù)信函（續(xù)）

（1）律師函（詳細說明）：

-**目的**：由律師事務(wù)所或公司法務(wù)部門出具，用于警告或主張權(quán)利，如知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)警告、合同違約警告等。

-**內(nèi)容要點**：

-明確侵權(quán)行為及法律依據(jù)（如“貴司未經(jīng)授權(quán)使用我公司專利號XXXX，違反《知識產(chǎn)權(quán)法》第XX條”）。

-要求停止侵權(quán)行為，并賠償損失（可提出具體賠償金額或計算方式）。

-設(shè)定回復期限，如“請于收到本函后30日內(nèi)回復處理方案”）。

（2）催告函（詳細說明）：

-**目的**：要求對方在規(guī)定期限內(nèi)履行合同義務(wù)或糾正行為，如未按時付款、未交付貨物等。

-**內(nèi)容要點**：

-列明合同約定內(nèi)容與對方未履行部分的對比（如“合同約定X月X日交付貨物，實際未交付”）。

-引用合同條款作為依據(jù)（如“根據(jù)合同第X條，貴司需在X月X日前付款”）。

-設(shè)定明確的補救期限及后果（如“逾期未付款，我方將保留解除合同的權(quán)利”）。

（3）和解函（詳細說明）：

-**目的**：提出和解方案，以協(xié)商解決爭議，減少訴訟成本。

-**內(nèi)容要點**：

-概述爭議背景及我方訴求。

-提出具體和解方案，如“我方愿意以XX價格收購對方異議股權(quán)”或“同意對方分期支付尾款”）。

-設(shè)定協(xié)商期限及聯(lián)系方式，如“請于X月X日前回復意向，聯(lián)系人XXX”）。

三、法務(wù)信函的處理流程（續(xù)）

（一）信函起草（詳細說明）

1.明確信函目的（續(xù)）：

-**步驟**：

-**Step1**：與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，確認信函目標（如“要求對方立即停止侵權(quán)”或“協(xié)商解除合同”）。

-**Step2**：記錄關(guān)鍵信息，如合同編號、侵權(quán)證據(jù)編號等，確保內(nèi)容具體化。

2.收集證據(jù)材料（續(xù)）：

-**要點清單**：

-合同文本及附件。

-往來郵件、聊天記錄。

-交易記錄、發(fā)票副本。

-鑒定報告或評估報告（如涉及知識產(chǎn)權(quán)或財產(chǎn)損失）。

3.撰寫核心內(nèi)容（續(xù)）：

-**標題格式**：

-正式信函：“關(guān)于XX問題的律師函”。

-通知類信函：“XX事項處理通知”。

-**正文結(jié)構(gòu)**：

-**開頭**：明確發(fā)函主體及收件人，注明日期。

-**事實陳述**：分條列明關(guān)鍵事實，避免冗長（如“1.貴司于XX日期使用我公司商標XX”）。

-**法律依據(jù)**：引用相關(guān)條款（如“根據(jù)《合同法》第X條，貴司應(yīng)承擔違約責任”）。

-**行動要求**：明確對方需采取的具體措施（如“立即停止使用該商標”）。

-**期限設(shè)定**：給出合理期限（如“請于收到本函后14日內(nèi)回復”）。

-**結(jié)尾**：落款公司名稱或律師事務(wù)所名稱，并附聯(lián)系方式。

（二）內(nèi)部審核（續(xù)）

1.法務(wù)部門內(nèi)部復核（續(xù)）：

-**審核要點**：

-是否符合公司政策及行業(yè)規(guī)范。

-法律表述是否準確，避免歧義。

-證據(jù)是否充分，邏輯是否嚴謹。

2.律師審核（如適用）（續(xù)）：

-**流程**：

-將初稿發(fā)送給合作律所或公司律師團隊。

-律師反饋修改意見（如“建議補充侵權(quán)后果條款”）。

-根據(jù)意見修改，直至律師確認無誤。

3.高層審批（續(xù)）：

-**審批流程**：

-法務(wù)部將最終版本提交給業(yè)務(wù)主管及法務(wù)總監(jiān)。

-重大信函（如涉及訴訟或巨額賠償）需經(jīng)公司管理層審批。

-審批人簽字確認后，方可發(fā)送。

（三）發(fā)送與存檔（續(xù)）

1.選擇發(fā)送方式（續(xù)）：

-**正式信函**：

-**EMS快遞**：填寫詳細收件地址及聯(lián)系人，要求簽收回執(zhí)。

-**掛號信**：適用于普通提醒類信函，郵局提供收據(jù)。

-**電子郵件**：

-發(fā)送前確認對方郵箱地址無誤。

-郵件正文中簡要說明附件內(nèi)容，并提醒對方查收附件。

-保留發(fā)送記錄及對方閱讀確認。

2.建立存檔機制（續(xù)）：

-**電子版歸檔**：

-將信函掃描成PDF格式，錄入法務(wù)管理系統(tǒng)，按項目或日期分類。

-關(guān)聯(lián)相關(guān)文件（如合同、證據(jù)材料），方便后續(xù)查閱。

-**紙質(zhì)版存檔**：

-將原件及重要復印件存檔至公司檔案室，標注發(fā)送日期及收件人。

-建立索引表，記錄每封信函的關(guān)鍵信息及處理狀態(tài)。

3.記錄發(fā)送時間、收件人及后續(xù)跟進情況（續(xù)）：

-**記錄模板**：

-發(fā)送日期：YYYY-MM-DD

-收件人：公司名稱/負責人姓名

-發(fā)送方式：EMS/郵件

-預(yù)計回復期限：X日內(nèi)

-實際回復情況：已回復/未回復/逾期未回復

-后續(xù)行動：發(fā)二次函/啟動訴訟準備

（四）跟進與反饋（續(xù)）

1.設(shè)定跟進節(jié)點（續(xù)）：

-**跟進規(guī)則**：

-**首次跟進**：在到期后3-5個工作日內(nèi)聯(lián)系對方（電話/郵件）。

-**二次跟進**：若仍未回復，發(fā)送二次催告函，明確后果（如“若X日前仍未回復，我方將采取進一步行動”）。

-**多次跟進**：超過15個工作日未回復，評估是否需啟動訴訟程序。

2.記錄對方回應(yīng)（續(xù)）：

-**記錄要點**：

-對方主要訴求或反駁理由。

-提出的解決方案（如“愿意賠償XX金額”）。

-是否達成和解或需進一步協(xié)商。

-**后續(xù)評估**：

-若達成和解，整理協(xié)議條款，報管理層審批。

-若對方拒絕協(xié)商，準備訴訟材料，咨詢律師意見。

四、注意事項（續(xù)）

（一）語言規(guī)范（續(xù)）

1.使用正式、客觀的語言，避免情緒化表述（續(xù)）：

-**示例**：

-**不當表述**：“貴司簡直是反復無常！”

-**正確表述**：“貴司未在約定期限內(nèi)履行付款義務(wù)，已構(gòu)成違約?！?/p>

2.法律術(shù)語需準確，避免歧義（續(xù)）：

-**常見問題**：

-避免使用模糊詞匯（如“大約”“可能”）。

-統(tǒng)一使用專業(yè)術(shù)語（如“不可抗力”而非“特殊情況”）。

（二）證據(jù)完整（續(xù)）

1.信函中引用的證據(jù)需標注來源（續(xù)）：

-**標注方法**：

-文件附件：“詳見附件《合同編號XXXX》第X頁”。

-郵件記錄：“參考郵件日期YYYY-MM-DD，發(fā)件人XXX”。

2.證據(jù)鏈需完整，避免孤立陳述事實（續(xù)）：

-**證據(jù)鏈示例**：

-合同簽訂->履行請求->未履行->損失證明->法律依據(jù)

（三）時效管理（續(xù)）

1.遵守訴訟時效規(guī)定，如催款函需在2-3年內(nèi)發(fā)送（續(xù)）：

-**行業(yè)慣例**：

-買賣合同糾紛：建議在權(quán)利人知道或應(yīng)當知道權(quán)利被侵害之日起3年內(nèi)發(fā)送。

-知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)：自權(quán)利人知道或應(yīng)當知道侵權(quán)行為之日起2年內(nèi)。

2.合同糾紛類信函建議在爭議發(fā)生后30日內(nèi)發(fā)出（續(xù)）：

-**原因**：

-避免對方利用訴訟時效抗辯。

-及時收集證據(jù)，減少信息不對稱。

（四）保密措施（續(xù)）

1.涉及商業(yè)秘密的信函需標注“機密”字樣（續(xù)）：

-**標注位置**：信頭、正文開頭及結(jié)尾處。

-**收件人要求**：

-明確告知收件人需妥善保管，不得泄露。

-限制知悉范圍，僅授權(quán)特定人員處理。

2.控制知悉范圍，僅限法務(wù)、財務(wù)及相關(guān)部門負責人（續(xù)）：

-**審批流程**：

-重大保密信函需經(jīng)法務(wù)總監(jiān)審批，并記錄知悉人員名單。

-建立內(nèi)部保密協(xié)議，明確違規(guī)后果。

五、示例（續(xù)）

（一）催款函模板（續(xù)）

**標題**：關(guān)于XX公司未支付貨款的催款函（續(xù)）

**正文**（補充細節(jié)）：

1.事實陳述（補充）：

-明確合同編號及訂單號，避免混淆。

-列明貨物品名、數(shù)量、單價及總金額。

-強調(diào)已支付的金額及剩余款項。

2.法律依據(jù)（補充）：

-引用具體合同條款（如“合同第X條約定，付款期限為貨物驗收合格后30日”）。

-提及違約金計算方式（如“逾期付款，需按日支付萬分之五的違約金”）。

3.行動要求（補充）：

-提供詳細付款賬號信息。

-設(shè)定最終付款期限（如“請于收到本函后20個工作日內(nèi)付清剩余款項，賬號：XXX”）。

-明確逾期后果（如“逾期仍未支付，我公司將保留通過法律途徑解決的權(quán)利”）。

（二）律師函發(fā)送流程（續(xù)）

1.起草階段（補充）：

-**法務(wù)部職責**：收集所有證據(jù)，撰寫初稿。

-**律師職責**：復核法律風險，補充專業(yè)意見（如“建議增加損害賠償計算方式”）。

-**內(nèi)部討論**：組織法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)人員討論，確保信函符合公司整體策略。

2.發(fā)送階段（補充）：

-**收件人確認**：核實對方法務(wù)或高管聯(lián)系方式，避免發(fā)錯部門。

-**同步抄送**：抄送給公司財務(wù)部及業(yè)務(wù)部門，便于后續(xù)跟進。

-**送達確認**：要求EMS快遞提供簽收回執(zhí)，或郵件發(fā)送后要求對方確認收件。

3.跟進階段（補充）：

-**首次跟進**：發(fā)送郵件確認對方已收到律師函，并詢問是否需要溝通。

-**二次跟進**：若對方未回復，電話聯(lián)系對方法務(wù)，了解處理進展。

-**記錄更新**：詳細記錄每次溝通內(nèi)容，如“對方表示已與供應(yīng)商協(xié)商，預(yù)計X月解決”。

-**風險評估**：根據(jù)對方回應(yīng)，調(diào)整后續(xù)策略（如“對方態(tài)度積極，可考慮和解”或“對方拒絕協(xié)商，準備起訴材料”）。

一、概述

公司法務(wù)信函是企業(yè)與外部機構(gòu)或內(nèi)部部門就法律事務(wù)進行溝通的重要工具。規(guī)范處理法務(wù)信函不僅能夠有效維護企業(yè)權(quán)益，還能降低法律風險。本文將從法務(wù)信函的類型、處理流程、注意事項等方面進行詳細說明，以幫助企業(yè)建立高效、專業(yè)的法務(wù)信函處理機制。

二、法務(wù)信函的類型

（一）內(nèi)部法務(wù)信函

（1）內(nèi)部調(diào)查函：用于內(nèi)部員工違規(guī)行為的調(diào)查取證。

（2）合規(guī)提醒函：針對違反公司內(nèi)部規(guī)章制度的員工或部門發(fā)出。

（3）合同審批函：用于審批或駁回內(nèi)部合同草案。

（二）外部法務(wù)信函

（1）律師函：由律師事務(wù)所或公司法務(wù)部門出具，用于警告或主張權(quán)利。

（2）催告函：要求對方在規(guī)定期限內(nèi)履行合同義務(wù)或糾正行為。

（3）和解函：提出和解方案，以協(xié)商解決爭議。

三、法務(wù)信函的處理流程

（一）信函起草

1.明確信函目的：確定信函是用于警告、調(diào)查、催款還是和解。

2.收集證據(jù)材料：確保信函內(nèi)容有事實依據(jù)，如合同條款、往來郵件、交易記錄等。

3.撰寫核心內(nèi)容：

-標題明確主題（如“關(guān)于XX問題的律師函”）。

-逐條列明事實依據(jù)和法律依據(jù)（如“根據(jù)《合同法》第XX條”）。

-設(shè)定合理期限（如“請于收到本函后10日內(nèi)回復”）。

（二）內(nèi)部審核

1.法務(wù)部門內(nèi)部復核：確保內(nèi)容符合公司政策及法律要求。

2.律師審核（如適用）：由外部律師提供專業(yè)意見。

3.高層審批：重大信函需經(jīng)管理層批準。

（三）發(fā)送與存檔

1.選擇發(fā)送方式：

-正式信函建議使用掛號信或快遞，確保送達可查。

-電子郵件需確認對方簽收。

2.建立存檔機制：

-電子版歸檔至法務(wù)系統(tǒng)，紙質(zhì)版存檔至檔案室。

-記錄發(fā)送時間、收件人及后續(xù)跟進情況。

（四）跟進與反饋

1.設(shè)定跟進節(jié)點：如未收到回復，需在3-5個工作日內(nèi)再次聯(lián)系。

2.記錄對方回應(yīng)：整理對方回復內(nèi)容，評估后續(xù)行動（如發(fā)律師函或提起訴訟）。

四、注意事項

（一）語言規(guī)范

1.使用正式、客觀的語言，避免情緒化表述。

2.法律術(shù)語需準確，避免歧義（如“之日起”而非“以來”）。

（二）證據(jù)完整

1.信函中引用的證據(jù)需標注來源，如“詳見附件合同”。

2.證據(jù)鏈需完整，避免孤立陳述事實。

（三）時效管理

1.遵守訴訟時效規(guī)定，如催款函需在2-3年內(nèi)發(fā)送。

2.合同糾紛類信函建議在爭議發(fā)生后30日內(nèi)發(fā)出。

（四）保密措施

1.涉及商業(yè)秘密的信函需標注“機密”字樣。

2.控制知悉范圍，僅限法務(wù)、財務(wù)及相關(guān)部門負責人。

五、示例

（一）催款函模板

**標題**：關(guān)于XX公司未支付貨款的催款函

**正文**：

1.事實陳述：

-約定付款日期為YYYY年MM月DD日，金額XX萬元。

-截至YYYY年MM月DD日，貴司仍未支付。

2.法律依據(jù)：

-根據(jù)《合同法》第XX條，貴司需按約定支付貨款。

3.行動要求：

-請于收到本函后15日內(nèi)支付全部款項，否則將采取法律措施。

（二）律師函發(fā)送流程

1.起草階段：法務(wù)部完成初稿，律師復核法律風險。

2.發(fā)送階段：通過EMS發(fā)送，并同步抄送財務(wù)部備案。

3.跟進階段：法務(wù)部每日記錄對方是否簽收，逾期5日則發(fā)二次催告。

一、概述（續(xù)）

公司法務(wù)信函是企業(yè)與外部機構(gòu)或內(nèi)部部門就法律事務(wù)進行溝通的重要工具。規(guī)范處理法務(wù)信函不僅能夠有效維護企業(yè)權(quán)益，還能降低法律風險。本文將從法務(wù)信函的類型、處理流程、注意事項等方面進行詳細說明，以幫助企業(yè)建立高效、專業(yè)的法務(wù)信函處理機制。

二、法務(wù)信函的類型（續(xù)）

（一）內(nèi)部法務(wù)信函（續(xù)）

（1）內(nèi)部調(diào)查函（詳細說明）：

-**目的**：用于內(nèi)部員工違規(guī)行為的調(diào)查取證，如違反公司保密協(xié)議、泄露商業(yè)信息等。

-**內(nèi)容要點**：

-明確調(diào)查背景及原因。

-列出需要核實的具體事項（如“請說明XX日期是否接觸外部競爭對手”）。

-要求被調(diào)查人在規(guī)定時間內(nèi)提供書面說明或相關(guān)證據(jù)。

-注明違反公司規(guī)定的后果（如“若隱瞞不報，將按公司制度處理”）。

（2）合規(guī)提醒函（詳細說明）：

-**目的**：針對違反公司內(nèi)部規(guī)章制度的員工或部門發(fā)出，如加班審批不規(guī)范、報銷流程錯誤等。

-**內(nèi)容要點**：

-具體指出違規(guī)行為及違反的規(guī)章制度條款（如“根據(jù)《員工手冊》第X條，加班需提前審批”）。

-要求限期整改，并提供整改方案（如“請于X月X日前完善報銷單據(jù)”）。

-強調(diào)合規(guī)重要性，避免再次發(fā)生。

（3）合同審批函（詳細說明）：

-**目的**：用于審批或駁回內(nèi)部合同草案，確保合同條款符合公司利益。

-**內(nèi)容要點**：

-列出合同草案的關(guān)鍵條款及潛在風險點。

-提出修改建議或直接駁回，并說明理由（如“付款方式存在資金風險，建議改為分期支付”）。

-要求起草部門根據(jù)意見重新提交，并附修改說明。

（二）外部法務(wù)信函（續(xù)）

（1）律師函（詳細說明）：

-**目的**：由律師事務(wù)所或公司法務(wù)部門出具，用于警告或主張權(quán)利，如知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)警告、合同違約警告等。

-**內(nèi)容要點**：

-明確侵權(quán)行為及法律依據(jù)（如“貴司未經(jīng)授權(quán)使用我公司專利號XXXX，違反《知識產(chǎn)權(quán)法》第XX條”）。

-要求停止侵權(quán)行為，并賠償損失（可提出具體賠償金額或計算方式）。

-設(shè)定回復期限，如“請于收到本函后30日內(nèi)回復處理方案”）。

（2）催告函（詳細說明）：

-**目的**：要求對方在規(guī)定期限內(nèi)履行合同義務(wù)或糾正行為，如未按時付款、未交付貨物等。

-**內(nèi)容要點**：

-列明合同約定內(nèi)容與對方未履行部分的對比（如“合同約定X月X日交付貨物，實際未交付”）。

-引用合同條款作為依據(jù)（如“根據(jù)合同第X條，貴司需在X月X日前付款”）。

-設(shè)定明確的補救期限及后果（如“逾期未付款，我方將保留解除合同的權(quán)利”）。

（3）和解函（詳細說明）：

-**目的**：提出和解方案，以協(xié)商解決爭議，減少訴訟成本。

-**內(nèi)容要點**：

-概述爭議背景及我方訴求。

-提出具體和解方案，如“我方愿意以XX價格收購對方異議股權(quán)”或“同意對方分期支付尾款”）。

-設(shè)定協(xié)商期限及聯(lián)系方式，如“請于X月X日前回復意向，聯(lián)系人XXX”）。

三、法務(wù)信函的處理流程（續(xù)）

（一）信函起草（詳細說明）

1.明確信函目的（續(xù)）：

-**步驟**：

-**Step1**：與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，確認信函目標（如“要求對方立即停止侵權(quán)”或“協(xié)商解除合同”）。

-**Step2**：記錄關(guān)鍵信息，如合同編號、侵權(quán)證據(jù)編號等，確保內(nèi)容具體化。

2.收集證據(jù)材料（續(xù)）：

-**要點清單**：

-合同文本及附件。

-往來郵件、聊天記錄。

-交易記錄、發(fā)票副本。

-鑒定報告或評估報告（如涉及知識產(chǎn)權(quán)或財產(chǎn)損失）。

3.撰寫核心內(nèi)容（續(xù)）：

-**標題格式**：

-正式信函：“關(guān)于XX問題的律師函”。

-通知類信函：“XX事項處理通知”。

-**正文結(jié)構(gòu)**：

-**開頭**：明確發(fā)函主體及收件人，注明日期。

-**事實陳述**：分條列明關(guān)鍵事實，避免冗長（如“1.貴司于XX日期使用我公司商標XX”）。

-**法律依據(jù)**：引用相關(guān)條款（如“根據(jù)《合同法》第X條，貴司應(yīng)承擔違約責任”）。

-**行動要求**：明確對方需采取的具體措施（如“立即停止使用該商標”）。

-**期限設(shè)定**：給出合理期限（如“請于收到本函后14日內(nèi)回復”）。

-**結(jié)尾**：落款公司名稱或律師事務(wù)所名稱，并附聯(lián)系方式。

（二）內(nèi)部審核（續(xù)）

1.法務(wù)部門內(nèi)部復核（續(xù)）：

-**審核要點**：

-是否符合公司政策及行業(yè)規(guī)范。

-法律表述是否準確，避免歧義。

-證據(jù)是否充分，邏輯是否嚴謹。

2.律師審核（如適用）（續(xù)）：

-**流程**：

-將初稿發(fā)送給合作律所或公司律師團隊。

-律師反饋修改意見（如“建議補充侵權(quán)后果條款”）。

-根據(jù)意見修改，直至律師確認無誤。

3.高層審批（續(xù)）：

-**審批流程**：

-法務(wù)部將最終版本提交給業(yè)務(wù)主管及法務(wù)總監(jiān)。

-重大信函（如涉及訴訟或巨額賠償）需經(jīng)公司管理層審批。

-審批人簽字確認后，方可發(fā)送。

（三）發(fā)送與存檔（續(xù)）

1.選擇發(fā)送方式（續(xù)）：

-**正式信函**：

-**EMS快遞**：填寫詳細收件地址及聯(lián)系人，要求簽收回執(zhí)。

-**掛號信**：適用于普通提醒類信函，郵局提供收據(jù)。

-**電子郵件**：

-發(fā)送前確認對方郵箱地址無誤。

-郵件正文中簡要說明附件內(nèi)容，并提醒對方查收附件。

-保留發(fā)送記錄及對方閱讀確認。

2.建立存檔機制（續(xù)）：

-**電子版歸檔**：

-將信函掃描成PDF格式，錄入法務(wù)管理系統(tǒng)，按項目或日期分類。

-關(guān)聯(lián)相關(guān)文件（如合同、證據(jù)材料），方便后續(xù)查閱。

-**紙質(zhì)版存檔**：

-將原件及重要復印件存檔至公司檔案室，標注發(fā)送日期及收件人。

-建立索引表，記錄每封信函的關(guān)鍵信息及處理狀態(tài)。

3.記錄發(fā)送時間、收件人及后續(xù)跟進情況（續(xù)）：

-**記錄模板**：

-發(fā)送日期：YYYY-MM-DD

-收件人：公司名稱/負責人姓名

-發(fā)送方式：EMS/郵件

-預(yù)計回復期限：X日內(nèi)

-實際回復情況：已回復/未回復/逾期未回復

-后續(xù)行動：發(fā)二次函/啟動訴訟準備

（四）跟進與反饋（續(xù)）

1.設(shè)定跟進節(jié)點（續(xù)）：

-**跟進規(guī)則**：

-**首次跟進**：在到期后3-5個工作日內(nèi)聯(lián)系對方（電話/郵件）。

-**二次跟進**：若仍未回復，發(fā)送二次催告函，明確后果（如“若X日前仍未回復，我方將采取進一步行動”）。

-**多次跟進**：超過15個工作日未回復，評估是否需啟動訴訟程序。

2.記錄對方回應(yīng)（續(xù)）：

-**記錄要點**：

-對方主要訴求或反駁理由。

-提出的解決方案（如“愿意賠償XX金額”）。

-是否達成和解或需進一步協(xié)商。

-**后續(xù)評估**：

-若達成和解，整理協(xié)議條款，報管理層審批。

-若對方拒絕協(xié)商，準備訴訟材料，咨詢律師意見。

四、注意事項（續(xù)）

（一）語言規(guī)范（續(xù)）

1.使用正式、客觀的語言，避免情緒化表述（續(xù)）：

-**示例**：

-**不當表述**：“貴司簡直是反復無常！”

-**正確表述**：“貴司未在約定期限內(nèi)履行付款義務(wù)，已構(gòu)成違約。”

2.法律術(shù)語需準確，避免歧義（續(xù)）：

-**常見問題**：

-避免使用模糊詞匯（如“大約”“可能”）。

-統(tǒng)一使用專業(yè)術(shù)語（如“不可抗力”而非“特殊情況”）。

（二）證據(jù)完整（續(xù)）

1.信函中引用的證據(jù)需標注來源（續(xù)）：

-**標注方法**：

-文件附件：“詳見附件《合同編號XXXX》第X頁”。

-郵件記錄：“參考郵件日期YYYY-MM-DD，發(fā)件人XXX”。

2.證據(jù)鏈需完整，避免孤立陳述事實（續(xù)）：

-**證據(jù)鏈示例**：

-合同簽訂->履行請求->未履行->損失證明->法律依據(jù)

（三）時效管理（續(xù)）

1.遵守訴訟時效規(guī)定，如催款函需在2-