合同管理自動化工具及電子簽章功能使用指南一、適用業(yè)務(wù)場景本工具及功能適用于各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)在日常運(yùn)營中需高頻處理的合同全生命周期管理場景，具體包括但不限于：采購與供應(yīng)鏈管理：企業(yè)與供應(yīng)商之間的采購合同、框架協(xié)議、訂單確認(rèn)函等，需快速起草、審批、簽署并跟蹤履約進(jìn)度；銷售與客戶合作：與客戶簽訂的銷售合同、服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議等，需規(guī)范條款、縮短簽署周期，提升客戶體驗(yàn)；人力資源與內(nèi)部協(xié)作：勞動合同、競業(yè)限制協(xié)議、內(nèi)部授權(quán)委托書等，需保證合規(guī)性并實(shí)現(xiàn)員工合同的集中管理；項(xiàng)目與外包服務(wù)：與合作伙伴或外包方簽訂的項(xiàng)目服務(wù)合同、交付協(xié)議等，需明確權(quán)責(zé)、實(shí)時(shí)監(jiān)控簽署狀態(tài)；跨部門/跨區(qū)域協(xié)作：涉及多部門審批或異地簽署的合同，通過線上流程實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同，避免紙質(zhì)合同傳遞延誤。二、操作流程詳解（一）合同起草與模板調(diào)用登錄系統(tǒng)：用戶通過企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄合同管理自動化工具，進(jìn)入“合同工作臺”界面。選擇模板：“新建合同”，系統(tǒng)自動展示預(yù)設(shè)模板庫（如“采購合同模板”“銷售合同模板”“勞動合同模板”等）；根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇對應(yīng)模板，或“自定義模板”調(diào)用已保存的企業(yè)內(nèi)部模板（支持Word、PDF格式導(dǎo)入）。填寫合同內(nèi)容：系統(tǒng)自動填充模板中的標(biāo)準(zhǔn)條款（如合同主體、違約責(zé)任、爭議解決方式等）；根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)信息填寫變量字段（如合同金額、履行期限、交貨地點(diǎn)、簽署方信息等），字段支持必填項(xiàng)校驗(yàn)（標(biāo)紅提示）；如需修改條款，可通過“在線編輯器”直接調(diào)整，或附件（如技術(shù)協(xié)議、圖紙等）。（二）審批流程配置與發(fā)起設(shè)置審批流程：首次使用時(shí)，管理員需在“流程管理”中配置審批節(jié)點(diǎn)（如部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)），并設(shè)置各節(jié)點(diǎn)的審批方式（依次審批/會簽/或簽）；系統(tǒng)支持根據(jù)合同類型（如金額≥10萬元需增加總經(jīng)理審批）或合同類別自動匹配審批流程。發(fā)起審批：合同內(nèi)容填寫完成后，“提交審批”，系統(tǒng)自動推送至首個(gè)審批人節(jié)點(diǎn)；審批人可通過系統(tǒng)查看合同詳情、審批意見歷史，支持“同意”“駁回”“轉(zhuǎn)交”操作（駁回時(shí)需填寫具體原因，合同將返回起草人修改）。（三）電子簽章發(fā)起與簽署簽署方確認(rèn)：審批通過后，系統(tǒng)自動進(jìn)入“簽署準(zhǔn)備”環(huán)節(jié)，需添加簽署方信息（包括企業(yè)/個(gè)人名稱、證件類型、證件號碼、聯(lián)系方式等）；企業(yè)簽署方需營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明等資質(zhì)文件（系統(tǒng)自動校驗(yàn)真實(shí)性）；個(gè)人簽署方需證件號碼正反面照片。發(fā)起電子簽章：“發(fā)起簽署”，系統(tǒng)根據(jù)簽署方數(shù)量簽署（通過短信/郵件發(fā)送給簽署方，含有效期，默認(rèn)7天，可延長）；簽署方，完成身份驗(yàn)證（如人臉識別、短信驗(yàn)證碼），通過系統(tǒng)提供的電子簽章（支持CA機(jī)構(gòu)認(rèn)證的可靠電子簽名）在合同指定簽署位置（如甲方、乙方處）進(jìn)行簽署；多方簽署時(shí)，系統(tǒng)按預(yù)設(shè)順序依次提示簽署，或支持并行簽署（提升效率）。（四）合同歸檔與查詢自動歸檔：所有簽署方完成簽署后，系統(tǒng)自動將合同加蓋“已完成”電子印章（含騎縫章），不可篡改的PDF版本（符合《電子簽名法》要求），并存儲至“合同檔案庫”。權(quán)限內(nèi)查詢：用戶可通過合同編號、簽署主體、合同類型、簽署時(shí)間等條件檢索合同，支持在線預(yù)覽、（含電子簽章驗(yàn)證文件）及打??；履約跟蹤：對需履行的合同（如采購合同、服務(wù)合同），可在“履約管理”模塊設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒（如付款截止日、交付期限），系統(tǒng)自動推送提醒至責(zé)任人。三、參考模板與表單（一）合同基本信息表（示例）字段名稱字段說明填寫要求（示例）合同編號系統(tǒng)自動，可手動前綴CG-2024-001（采購合同）合同名稱簡明扼要反映合同內(nèi)容《設(shè)備采購合同》合同類型從下拉菜單選擇采購合同/銷售合同/服務(wù)合同甲方（采購方）企業(yè)全稱+統(tǒng)一社會信用代碼科技有限公司91110000乙方（銷售方）企業(yè)全稱+統(tǒng)一社會信用代碼商貿(mào)有限公司91110000合同金額大寫+小寫人民幣伍萬元整（￥50,000.00）履行期限起始日期至截止日期2024年1月1日至2024年12月31日主要條款摘要核心權(quán)利義務(wù)（可附頁）乙方需于下單后15日內(nèi)交付設(shè)備，甲方驗(yàn)收后10日內(nèi)付款審批人按審批流程填寫姓名+工號（工號：A001）/（工號：A002）簽署狀態(tài)系統(tǒng)自動更新起草中/審批中/待簽署/已完成/已終止（二）電子簽章申請信息表（示例）字段名稱字段說明填寫要求簽署方主體類型企業(yè)/個(gè)人企業(yè)簽署方名稱與合同主體一致科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼企業(yè)證件號碼91110000法定代表人需簽署授權(quán)委托書*五經(jīng)辦人負(fù)責(zé)簽署操作的人員*六（證件號碼號：110101）聯(lián)系方式經(jīng)辦人手機(jī)號+郵箱00000/zhaocompany電子簽章類型企業(yè)公章/合同專用章/法人章企業(yè)公章附件材料營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等需PDF掃描件，清晰完整四、使用須知與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）法律合規(guī)性要求電子簽章需符合《_________電子簽名法》規(guī)定，簽署方需為具備完全民事行為能力的自然人或合法存續(xù)的法人/組織；涉及國有資產(chǎn)、不動產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、外商投資等特殊類型的合同，需提前咨詢法律顧問，保證電子簽章形式的合法性；合同條款需符合《民法典》等法律法規(guī)，禁止設(shè)置違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“合同爭議僅提交仲裁”未明確仲裁機(jī)構(gòu)）。（二）數(shù)據(jù)安全與權(quán)限管理用戶賬號需妥善保管，定期更換密碼，避免使用生日等簡單密碼，防止賬號被盜用導(dǎo)致合同信息泄露；系統(tǒng)支持“最小權(quán)限原則”，普通員工僅可查看/編輯本人經(jīng)手的合同，管理員可配置部門級權(quán)限（如財(cái)務(wù)部僅可查看涉及付款的合同）；合同檔案存儲采用加密技術(shù)，傳輸過程通過SSL協(xié)議加密，禁止通過非企業(yè)指定渠道（如個(gè)人QQ）傳輸合同原件。（三）操作異常處理若審批流程卡頓（如審批人超時(shí)3天未操作），系統(tǒng)自動發(fā)送催辦提醒，超時(shí)7天未處理，可由管理員跳過該節(jié)點(diǎn)或轉(zhuǎn)交他人；電子簽章簽署失敗時(shí)，需檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、瀏覽器兼容性（建議使用Chrome、Edge最新版），或聯(lián)系系統(tǒng)技術(shù)支持（客服：400–）；合同簽署完成后如需變更，需通過“合同變更”流程重新提交審批，原合同作廢并歸檔，變更后的合同重新簽署，避免單方面修改合同。（四）歸檔與備份規(guī)范已簽署合同需定期導(dǎo)出本地