人社局檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人社局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，各科室、下屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為本局各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室、下屬單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）局辦公室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本局檔案管理制度，制定檔案管理工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本局各科室、下屬單位移交的檔案。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、數(shù)字化處理等工作，定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)為本局各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.負(fù)責(zé)指導(dǎo)本局各科室、下屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局檔案管理水平。（三）各科室、下屬單位1.負(fù)責(zé)本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交局辦公室，并辦理移交手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的日常管理和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本局在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、材料、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議等。2.本局召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.本局工作人員在工作中形成的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.本局開展各類活動形成的聲像檔案、電子檔案等。5.本局接收和發(fā)送的各類文件、信函、電報(bào)、傳真等。（二）收集要求1.各科室、下屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時收集和整理。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、完整的原則，確保檔案材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等分類方法進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案材料目錄，進(jìn)行分類編號。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類方案，進(jìn)行整理和歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類存放，編制檔案目錄。5.聲像檔案：按照形成時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。6.電子檔案：按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類存儲和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列在檔案柜中，便于查找和管理。2.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由局辦公室牽頭，各科室、下屬單位負(fù)責(zé)人參加，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核。3.對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保銷毀過程的安全和保密。五、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，以及外單位因工作需要查閱本局檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)局辦公室審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在局辦公室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.檔案借閱一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)局辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化處理：對本局現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的安全和保密。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)局辦公室負(fù)責(zé)對本局各科室、下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各科室、下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對各科室、下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理工作中的重點(diǎn)問題，開展專