電梯維護(hù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯維護(hù)管理，確保電梯安全運(yùn)行，規(guī)范電梯維護(hù)檔案的建立、管理和使用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所負(fù)責(zé)維護(hù)的各類(lèi)電梯，包括乘客電梯、載貨電梯、自動(dòng)扶梯等。（三）相關(guān)職責(zé)1.維護(hù)部門(mén)負(fù)責(zé)電梯維護(hù)檔案的建立、收集、整理、歸檔和保管。按照規(guī)定的維護(hù)周期和要求，實(shí)施電梯維護(hù)工作，并及時(shí)記錄維護(hù)情況。定期對(duì)電梯維護(hù)檔案進(jìn)行自查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電梯維護(hù)檔案的建立和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。對(duì)維護(hù)檔案中反映出的電梯維護(hù)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和督促整改。3.檔案管理部門(mén)提供檔案管理的技術(shù)支持和指導(dǎo)，協(xié)助維護(hù)部門(mén)做好電梯維護(hù)檔案的管理工作。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)電梯維護(hù)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和保密。二、電梯維護(hù)檔案的內(nèi)容（一）電梯基本信息檔案1.電梯設(shè)備檔案電梯型號(hào)、規(guī)格、編號(hào)、制造廠(chǎng)家、出廠(chǎng)日期等。電梯安裝位置、樓層數(shù)、提升高度等。2.電梯技術(shù)資料檔案電梯安裝竣工資料，包括安裝圖紙、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。電梯使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)手冊(cè)、操作手冊(cè)等。電梯安全技術(shù)檔案，如電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告等。（二）電梯維護(hù)記錄檔案1.維護(hù)計(jì)劃?rùn)n案年度維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)周期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等。月度維護(hù)計(jì)劃，根據(jù)年度計(jì)劃細(xì)化每月的維護(hù)工作安排。2.維護(hù)作業(yè)檔案每次維護(hù)作業(yè)的記錄，包括維護(hù)日期、維護(hù)人員、維護(hù)內(nèi)容、更換零部件情況等。維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況記錄。3.維護(hù)質(zhì)量檢驗(yàn)檔案維護(hù)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，由質(zhì)量監(jiān)督人員對(duì)維護(hù)工作進(jìn)行檢驗(yàn)后填寫(xiě)。檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)及整改情況記錄。（三）電梯故障及維修檔案1.故障記錄檔案電梯運(yùn)行過(guò)程中發(fā)生的故障記錄，包括故障時(shí)間、故障現(xiàn)象、故障地點(diǎn)等。故障發(fā)生時(shí)的電梯運(yùn)行狀態(tài)參數(shù)記錄，如速度、電流等。2.維修記錄檔案針對(duì)電梯故障進(jìn)行維修的記錄，包括維修時(shí)間、維修人員、維修措施、更換零部件情況等。維修后的試運(yùn)行記錄及驗(yàn)收情況記錄。（四）電梯零部件更換檔案1.零部件更換記錄檔案電梯零部件更換的時(shí)間、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等。更換零部件的供應(yīng)商信息及質(zhì)量證明文件。2.零部件報(bào)廢檔案達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的電梯零部件報(bào)廢記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢原因等。（五）電梯安全培訓(xùn)檔案1.維護(hù)人員培訓(xùn)檔案維護(hù)人員參加電梯維護(hù)相關(guān)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核情況等。維護(hù)人員的資格證書(shū)及有效期記錄。2.電梯使用單位人員培訓(xùn)檔案電梯使用單位相關(guān)人員參加電梯安全知識(shí)培訓(xùn)的記錄，如培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容等。三、電梯維護(hù)檔案的建立（一）檔案建立流程1.電梯投入使用前，維護(hù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集電梯基本信息檔案和技術(shù)資料檔案，并進(jìn)行整理歸檔。2.根據(jù)電梯的型號(hào)、規(guī)格、使用情況等，制定年度維護(hù)計(jì)劃和月度維護(hù)計(jì)劃，并將計(jì)劃錄入維護(hù)記錄檔案。3.每次電梯維護(hù)作業(yè)完成后，維護(hù)人員及時(shí)填寫(xiě)維護(hù)作業(yè)檔案，記錄維護(hù)工作情況。4.質(zhì)量監(jiān)督人員對(duì)維護(hù)工作進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)維護(hù)質(zhì)量檢驗(yàn)檔案，并督促整改不符合項(xiàng)。5.電梯發(fā)生故障時(shí)，維修人員及時(shí)記錄故障情況，并填寫(xiě)故障及維修檔案。6.電梯零部件更換時(shí)，維護(hù)人員填寫(xiě)零部件更換檔案，并保存好相關(guān)質(zhì)量證明文件。7.維護(hù)人員和電梯使用單位人員參加安全培訓(xùn)后，培訓(xùn)組織部門(mén)及時(shí)將培訓(xùn)記錄整理歸檔，形成安全培訓(xùn)檔案。（二）檔案填寫(xiě)要求1.檔案填寫(xiě)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得涂改。2.各項(xiàng)記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫(xiě)，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況，應(yīng)詳細(xì)記錄處理措施和結(jié)果。4.涉及簽字確認(rèn)的環(huán)節(jié)，相關(guān)人員應(yīng)簽字確認(rèn)，確保記錄的真實(shí)性和有效性。四、電梯維護(hù)檔案的管理（一）檔案保管1.電梯維護(hù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，建立檔案盒和檔案目錄，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案的安全。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱電梯維護(hù)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并注明復(fù)印用途。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案保密1.電梯維護(hù)檔案涉及電梯的技術(shù)信息、運(yùn)行數(shù)據(jù)、故障情況等，屬于公司機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位和個(gè)人提供檔案信息。3.維護(hù)人員和其他涉及檔案管理的人員，在工作中應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、被盜或被篡改。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）檔案更新1.電梯維護(hù)檔案應(yīng)根據(jù)電梯維護(hù)工作的實(shí)際情況及時(shí)更新。2.維護(hù)計(jì)劃如有調(diào)整，應(yīng)及時(shí)修改維護(hù)記錄檔案中的相關(guān)內(nèi)容。3.每次維護(hù)作業(yè)、故障維修、零部件更換等工作完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)記錄補(bǔ)充到檔案中。4.電梯安全技術(shù)檔案如有更新，如定期檢驗(yàn)報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)替換原檔案資料。五、電梯維護(hù)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.維護(hù)部門(mén)人員可查閱本部門(mén)負(fù)責(zé)電梯的維護(hù)檔案，以便了解電梯維護(hù)情況，指導(dǎo)日常維護(hù)工作。2.質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)人員可查閱電梯維護(hù)檔案，對(duì)維護(hù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，分析維護(hù)工作中存在的問(wèn)題。3.檔案管理部門(mén)人員可查閱電梯維護(hù)檔案，進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管等工作。4.公司內(nèi)部其他相關(guān)部門(mén)因工作需要查閱電梯維護(hù)檔案的，應(yīng)經(jīng)維護(hù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。5.外部單位如政府監(jiān)管部門(mén)、電梯檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)等需要查閱電梯維護(hù)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，辦理查閱手續(xù)，并由公司相關(guān)負(fù)責(zé)人陪同查閱。（二）使用用途1.維護(hù)人員可根據(jù)維護(hù)檔案中的維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄等，合理安排維護(hù)工作，確保維護(hù)工作的質(zhì)量和效率。2.質(zhì)量監(jiān)督人員可通過(guò)查閱維護(hù)檔案，對(duì)維護(hù)工作進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，提高電梯維護(hù)質(zhì)量。3.檔案管理部門(mén)可利用維護(hù)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為電梯維護(hù)管理決策提供依據(jù)，如分析電梯故障規(guī)律、零部件更換頻率等。4.公司內(nèi)部其他相關(guān)部門(mén)可根據(jù)電梯維護(hù)檔案了解電梯運(yùn)行狀況，為電梯的安全管理、使用管理等提供支持。5.外部單位查閱電梯維護(hù)檔案，有助于政府監(jiān)管部門(mén)對(duì)電梯安全進(jìn)行監(jiān)督，電梯檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)電梯進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估。六、電梯維護(hù)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.電梯已報(bào)廢或停用，且維護(hù)檔案已超過(guò)規(guī)定的保管期限。2.維護(hù)檔案中的內(nèi)容已失去保存價(jià)值，如已過(guò)有效期的技術(shù)資料、已淘汰的零部件信息等。3.維護(hù)檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且已無(wú)利用價(jià)值。（二）銷(xiāo)毀流程1.維護(hù)部門(mén)提出電梯維護(hù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案是否符合銷(xiāo)毀條件。3.檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)