計生協(xié)檔案制度一、總則（一）目的為加強計劃生育協(xié)會（以下簡稱“計生協(xié)”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為計生協(xié)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于計生協(xié)機關(guān)及所屬各部門、各分支機構(gòu)在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則計生協(xié)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映計生協(xié)工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理計生協(xié)在各個工作環(huán)節(jié)形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、工作秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為計生協(xié)各項工作提供及時、有效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門計生協(xié)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。3.按照檔案利用規(guī)定，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。4.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀清單。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠程查閱利用。6.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)查閱、借閱檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與計生協(xié)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.計生協(xié)制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.計生協(xié)召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。4.計生協(xié)開展的各項業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，如宣傳教育活動資料、生殖健康服務(wù)記錄、幫扶救助工作檔案等。5.計生協(xié)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。6.計生協(xié)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.計生協(xié)獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。8.其他具有保存價值的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于破損或褪色的文件材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案按照年度機構(gòu)問題分類法進行分類。即先按年度分開，再按機構(gòu)（部門）分類，最后按問題（如業(yè)務(wù)工作、行政管理等）分類。2.編號對每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度號、機構(gòu)號、問題號、順序號組成。全宗號由檔案管理部門統(tǒng)一編制；年度號采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示；機構(gòu)號按照各部門的代碼編制；問題號根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行編號；順序號按照檔案排列順序依次編寫。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機裝訂的方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映計生協(xié)主要職能活動和基本歷史面貌的，對計生協(xié)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：計生協(xié)章程、重要會議文件、決議、決定等。計生協(xié)工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等重要綜合性文件。計生協(xié)與上級機關(guān)、其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。計生協(xié)獲得的重要榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。其他具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案凡是反映計生協(xié)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對計生協(xié)工作有查考利用價值的檔案列為長期保管。保管期限為16年至50年。主要包括：計生協(xié)各部門的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。計生協(xié)開展的一般性業(yè)務(wù)活動文件材料。計生協(xié)與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等。計生協(xié)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。其他具有一定查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內(nèi)對計生協(xié)工作有參考價值的檔案列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括：計生協(xié)臨時性工作形成的文件材料。一般性的會議文件、簡報等。一般性的業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計資料等。其他在短時間內(nèi)有參考價值的檔案。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。5.做好檔案庫房的安全防范工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接審查檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案的價值和保管期限標(biāo)準(zhǔn)，逐份確定檔案的存毀。2.分析檔案的來源、內(nèi)容、形式、時間等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔號、文號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報計生協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.計生協(xié)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.其他單位因工作需要查閱檔案，但需經(jīng)計生協(xié)批準(zhǔn)，并履行相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、利用者姓名及單位、查閱檔案內(nèi)容、查閱目的等項目。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保檔案完好無損。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.涉及國家秘密、工作秘密和個人隱私的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為利用者提供服務(wù)，協(xié)助利用者查找所需檔案，并解答利用者提出的有關(guān)問題。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的計生協(xié)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、遠程查閱利用和信息共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理要求進行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合計生協(xié)檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、權(quán)限管理等功能。3.信息安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。同時，建立健全信息安全管理制度，規(guī)范用戶操作行為，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的