新檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定檔案，編制檔案檢索工具和參考資料。3.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并確保檔案的質(zhì)量。3.積極配合綜合管理部門開展檔案的開發(fā)利用工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：包括公司在行政管理、黨群工作等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各類文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.人事檔案：包括公司員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。4.財務(wù)檔案：包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各類文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司在市場營銷、客戶服務(wù)、合同管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，如市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、售后服務(wù)記錄等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別和形成時間順序進(jìn)行編號。編號格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號]。1.檔案類別代碼：文書檔案（WS）、科技檔案（KJ）、人事檔案（RS）、財務(wù)檔案（CW）、業(yè)務(wù)檔案（YW）。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年表示為“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。例如，一份2023年形成的文書檔案，其編號為“WS2023001”；一份2022年形成的科技檔案，其編號為“KJ2022002”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄像等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報告、技術(shù)成果等。4.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作活動中形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)確保收集的文件材料齊全、完整、真實(shí)，不得遺漏、篡改或銷毀重要文件材料。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和完整性。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，然后進(jìn)行編號、裝訂、編目等整理工作。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，然后進(jìn)行編號、組卷、編目等整理工作。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，然后進(jìn)行編號、裝訂、編目等整理工作。4.財務(wù)檔案：按照會計年度、會計憑證種類等進(jìn)行分類，然后進(jìn)行編號、裝訂、編目等整理工作。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型、客戶等進(jìn)行分類，然后進(jìn)行編號、組卷、編目等整理工作。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用裝訂成冊、盒裝等方式進(jìn)行保管；對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲，確保數(shù)據(jù)安全。3.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并做好防護(hù)措施，防止損壞。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、分類、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄和處理。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級主管部門報告。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司員工因個人需要查閱本人人事檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案：查閱者可在檔案庫房內(nèi)查閱檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱檔案：借閱者須填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員審批后，方可借閱檔案。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案咨詢：查閱者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理人員進(jìn)行咨詢，檔案管理人員應(yīng)提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時，查閱者應(yīng)出示有效證件，并填寫查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱檔案的名稱、編號、查閱日期、借閱期限等信息。2.查閱、借閱檔案時，查閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱、借閱檔案完畢后，查閱者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握檔案的保管期限，確保檔案的留存與銷毀合理、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等，確定其價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、存儲等管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全