雙擁工作檔案制度一、總則（一）目的為加強雙擁工作檔案管理，確保雙擁工作相關(guān)資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在雙擁工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在雙擁工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：雙擁工作檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映雙擁工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠。3.分類科學原則：按照雙擁工作的特點和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善雙擁工作檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用雙擁工作檔案，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。3.對各部門形成的雙擁工作檔案進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.參與雙擁工作的各項活動，為工作提供檔案信息支持。（二）各部門職責1.負責本部門雙擁工作文件、資料、記錄等的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和整理。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級有關(guān)雙擁工作的文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的雙擁工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等。3.雙擁工作會議記錄、紀要、決議等。4.雙擁工作活動的方案、通知、照片、視頻等資料。5.與部隊開展共建活動的協(xié)議、合同、記錄等。6.擁軍優(yōu)屬的各項政策落實情況的文件、資料、報表等。7.部隊來訪、慰問等活動的相關(guān)資料。8.其他與雙擁工作有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在雙擁工作中形成的各類文件、資料和記錄，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照雙擁工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合類、擁軍類、優(yōu)屬類、共建類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號進行存放。（二）保管期限1.雙擁工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織制定的雙擁工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等重要文件，以及與部隊簽訂的長期共建協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括雙擁工作會議記錄、紀要、決議等，以及擁軍優(yōu)屬政策落實情況的重要文件等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的雙擁工作文件、資料、記錄等。（三）保管要求1.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.加強對檔案庫房的安全管理，定期檢查消防、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。4.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱雙擁工作檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱本公司/組織的雙擁工作檔案。3.其他因特殊情況需要查閱雙擁工作檔案的單位或個人。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，方可查閱。3.其他單位或個人查閱檔案，需提供有效證明，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.查閱檔案時，查閱者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對鑒定后確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立雙擁工作檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案的快速檢索、查詢和利用，為雙擁工作提供更加便捷的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.對檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，并進行分類、編號、存儲。3.在檔案管理信息系統(tǒng)