檔案館規(guī)定制度一、總則（一）目的為加強本檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)定制度。（二）適用范圍本規(guī)定制度適用于本檔案館全體工作人員以及所有使用檔案館檔案資源的人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映歷史事實，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為用戶提供便捷的服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的上級文件、下級匯報材料、同級單位往來文件等。3.反映本單位歷史沿革、重大事件、重要活動的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）收集時間1.常規(guī)檔案應(yīng)在每年年底前完成收集整理工作。2.重大活動、重要項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時將形成的檔案材料移交檔案館。三、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容和形式等因素進行分類。2.一般分為文書檔案、科技檔案、會計檔案聲像檔案、實物檔案等類別，并根據(jù)實際情況進一步細分二級、三級類目。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類排列，編目裝訂。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段進行整理，建立檔案目錄和編號系統(tǒng)。3.會計檔案按照會計年度、類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案清冊。4.聲像檔案按照內(nèi)容、時間順序進行整理，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物等信息，并配以文字說明。5.實物檔案應(yīng)進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊，便于保管和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。（三）保管期限1.根據(jù)檔案保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案應(yīng)是反映本單位主要職能活動和歷史面貌，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案應(yīng)是在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案應(yīng)是在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，對于失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，詳細記錄鑒定過程和結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認。五、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位相關(guān)的檔案，但需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案部門提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證和相關(guān)法律文書，經(jīng)本單位檔案部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱、借閱。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案閱覽室進行，如需借出檔案，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的借閱期限歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀檔案。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案部門印章。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為用戶提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對館藏檔案進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤，并按照規(guī)定的格式進行存儲。（三）系統(tǒng)建設(shè)與維護1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能模塊。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。七、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，加強對檔案安全工作的監(jiān)督檢查。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）人員安全1.加強對檔案工作人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案工作人員在工作過程中的人身安全。2.檔案工作人員應(yīng)嚴格遵守安全操作規(guī)程，不得違規(guī)操作電器設(shè)備、消防器材等。（三）實體安全1.加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對檔案運輸、交接過程中的安全進行嚴格管理，確保檔案的安全運輸和交接。（四）信息安全1.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時修復(fù)安全漏洞。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)工作、安全管理等方面。3.考核評價結(jié)果作為各部門年度績效考核的重要依據(jù)。