檔案庫(kù)房統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握檔案庫(kù)房的各項(xiàng)信息，提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范化水平，確保檔案的安全與完整，特制定本統(tǒng)計(jì)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案庫(kù)房的統(tǒng)計(jì)工作。（三）統(tǒng)計(jì)原則1.真實(shí)性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)如實(shí)反映檔案庫(kù)房的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，計(jì)算方法正確，計(jì)量單位統(tǒng)一。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不得延誤。4.完整性原則：統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)全面完整，涵蓋檔案庫(kù)房的各個(gè)方面。二、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.按照檔案類(lèi)別（如文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案等）分別統(tǒng)計(jì)各類(lèi)檔案的數(shù)量。2.統(tǒng)計(jì)檔案的年度分布情況，了解不同年份檔案的形成數(shù)量。3.統(tǒng)計(jì)檔案的保管期限，包括短期、中期、長(zhǎng)期檔案的數(shù)量。（二）庫(kù)房設(shè)施統(tǒng)計(jì)1.庫(kù)房面積統(tǒng)計(jì)，包括庫(kù)房總面積、各個(gè)功能區(qū)域（如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等）的面積。2.存儲(chǔ)設(shè)備統(tǒng)計(jì)，如檔案架、檔案柜的數(shù)量、規(guī)格、容量等。3.溫濕度調(diào)控設(shè)備統(tǒng)計(jì)，包括空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量及運(yùn)行狀況。4.消防設(shè)備統(tǒng)計(jì)，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等的種類(lèi)、數(shù)量及分布情況。5.安防設(shè)備統(tǒng)計(jì)，如監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等的配置情況。（三）檔案出入庫(kù)統(tǒng)計(jì)1.詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)日期、類(lèi)別、數(shù)量、來(lái)源等信息。2.記錄檔案的出庫(kù)日期、用途、去向、歸還日期等信息。3.統(tǒng)計(jì)檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、借閱檔案內(nèi)容等。（四）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)已整理檔案的數(shù)量、類(lèi)別及整理進(jìn)度。2.記錄檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況。（五）檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)1.定期檢查檔案的破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)字化的進(jìn)展情況，包括已數(shù)字化檔案的數(shù)量、比例等。三、統(tǒng)計(jì)方法（一）日常記錄檔案管理人員應(yīng)在日常工作中及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄各類(lèi)統(tǒng)計(jì)信息，如檔案出入庫(kù)登記、庫(kù)房設(shè)施運(yùn)行記錄等。（二）定期盤(pán)點(diǎn)1.每月對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與統(tǒng)計(jì)記錄是否一致。2.每季度對(duì)庫(kù)房設(shè)施進(jìn)行全面檢查和盤(pán)點(diǎn)，更新相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.每年進(jìn)行一次檔案保管狀況的全面清查，詳細(xì)統(tǒng)計(jì)檔案的破損、數(shù)字化等情況。（三）專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)根據(jù)檔案管理工作的需要，適時(shí)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，如對(duì)特定時(shí)期形成的檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)檔案利用效果進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)評(píng)估等。四、統(tǒng)計(jì)報(bào)表（一）報(bào)表種類(lèi)1.《檔案庫(kù)房檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》2.《檔案庫(kù)房設(shè)施統(tǒng)計(jì)表》3.《檔案出入庫(kù)情況統(tǒng)計(jì)表》4.《檔案整理情況統(tǒng)計(jì)表》5.《檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)表》（二）報(bào)表格式報(bào)表應(yīng)設(shè)計(jì)規(guī)范、清晰，包含表頭、表體、表尾等部分。表頭應(yīng)注明報(bào)表名稱(chēng)、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、填報(bào)單位等信息；表體應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容詳細(xì)列出各項(xiàng)數(shù)據(jù)；表尾應(yīng)注明制表人、審核人等信息。（三）報(bào)送要求1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和格式填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并報(bào)送至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤后，報(bào)送至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、統(tǒng)計(jì)分析（一）數(shù)據(jù)分析1.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)、匯總、對(duì)比等分析，了解檔案庫(kù)房的運(yùn)行狀況和檔案管理工作的成效。2.通過(guò)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，如檔案數(shù)量增長(zhǎng)趨勢(shì)、庫(kù)房設(shè)施使用效率、檔案利用情況等。（二）趨勢(shì)分析1.根據(jù)歷年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案數(shù)量、庫(kù)房設(shè)施需求等方面的發(fā)展趨勢(shì)，為檔案庫(kù)房的規(guī)劃和建設(shè)提供依據(jù)。2.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行趨勢(shì)分析，了解不同時(shí)期檔案利用的熱點(diǎn)和變化趨勢(shì)，為檔案資源的優(yōu)化配置提供參考。（三）相關(guān)性分析分析檔案數(shù)量與庫(kù)房設(shè)施、檔案整理情況、檔案保管狀況等之間的相關(guān)性，找出影響檔案管理工作的關(guān)鍵因素，以便采取針對(duì)性的措施加以改進(jìn)。六、統(tǒng)計(jì)資料管理（一）資料歸檔1.統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)分析資料應(yīng)及時(shí)歸檔保存，建立專(zhuān)門(mén)的統(tǒng)計(jì)資料檔案。2.歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查閱和管理。（二）資料保管期限統(tǒng)計(jì)資料檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況確定，一般不少于[X]年。（三）資料查閱1.因工作需要查閱統(tǒng)計(jì)資料檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《統(tǒng)計(jì)資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自復(fù)制、摘抄、涂改統(tǒng)計(jì)資料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范開(kāi)展。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，統(tǒng)計(jì)報(bào)表的報(bào)送情況，統(tǒng)計(jì)資料的管理等。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案庫(kù)房統(tǒng)計(jì)工作納入檔案管理人員的績(jī)效考核體系，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀者給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反統(tǒng)計(jì)制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、扣減績(jī)效