主要檔案制度包括一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動。3.完整性原則：保證檔案的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案的安全，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，及時剔除無保存價值的檔案，并按規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。6.負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、質(zhì)量控制檔案等。3.項(xiàng)目檔案類：針對公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.財(cái)務(wù)檔案類：涵蓋會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案類：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：為公司/組織的唯一標(biāo)識，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。3.分類號：根據(jù)檔案分類方案，對各類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼。4.年度：以公元紀(jì)年表示檔案形成的年份。5.保管期限：分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。6.流水號：按照檔案形成的先后順序，對同一類檔案依次編號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，定期向檔案管理部門移交。3.對于重要活動、項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)主動收集公司/組織內(nèi)部各部門之間相互形成的檔案，以及外部單位發(fā)來的與公司/組織有關(guān)的重要文件。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。4.按照檔案保管期限和年度順序，將整理好的檔案上架存放。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要包括公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。3.短期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要是公司/組織在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核。3.對失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，歸還檔案。（三）檔案利用1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱人能夠正確利用檔案。3.如需對檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和出處。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。3.提供在線查閱、下載等服務(wù)，方便用戶利用檔案。（四）信息安全管理1.設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對檔案管理