食堂檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食堂檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于食堂檔案室的檔案管理工作，包括但不限于食堂運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：食堂檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食堂運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理食堂運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及食堂機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案存放環(huán)境安全。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案室的要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合檔案室管理人員做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.食堂管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件。2.食材采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)發(fā)票等采購(gòu)相關(guān)檔案。3.員工考勤記錄、工資發(fā)放表、培訓(xùn)記錄等人事檔案。4.食品安全檢查記錄、衛(wèi)生許可證、健康證等食品安全檔案。5.食堂設(shè)備采購(gòu)合同、維修記錄、保養(yǎng)記錄等設(shè)備檔案。6.菜譜設(shè)計(jì)、菜品研發(fā)記錄等餐飲業(yè)務(wù)檔案。7.其他與食堂運(yùn)營(yíng)相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如行政管理類、采購(gòu)管理類、人事管理類、食品安全類、設(shè)備管理類、餐飲業(yè)務(wù)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查閱。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)零散的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及食堂重大決策、重要合同、關(guān)鍵技術(shù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限為[X]年、[X]年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案庫(kù)房，按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架。2.電子檔案：存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣。3.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.食堂內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)食堂主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案室管理人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案室管理人員同意。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和食堂的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和完整，不得損壞、涂改、丟失檔案。3.利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（三）銷毀規(guī)定1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)食堂主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。3.利用檔案管理