村文體檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本村文化體育檔案的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，推動(dòng)本村文化體育事業(yè)的健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)文化體育活動(dòng)、設(shè)施建設(shè)、人員信息等各類相關(guān)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本村文化體育檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本村文化體育工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和交流。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立村文化體育檔案管理室，配備專職檔案管理人員[X]名，負(fù)責(zé)本村文化體育檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本村文化體育檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本村文化體育檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對各部門形成的文化體育檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文化活動(dòng)類：包括各類文藝演出、文化展覽、民俗活動(dòng)、文化培訓(xùn)等活動(dòng)的策劃方案、通知、節(jié)目單、照片、視頻、總結(jié)等相關(guān)資料。2.體育活動(dòng)類：涵蓋運(yùn)動(dòng)會(huì)、體育比賽、健身活動(dòng)等的組織文件、競賽規(guī)程、運(yùn)動(dòng)員名單、成績記錄、照片、視頻等。3.文化設(shè)施建設(shè)類：涉及本村文化活動(dòng)室、圖書館、體育場館等建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。4.文化體育人才信息類：本村文化體育骨干人員的基本情況、獲獎(jiǎng)情況、培訓(xùn)經(jīng)歷等資料。5.其他相關(guān)類：與本村文化體育工作有關(guān)的上級文件、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、對外交流材料等。（二）收集要求1.各部門和個(gè)人應(yīng)及時(shí)將在文化體育工作中形成的各類文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的文化體育活動(dòng)，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成相關(guān)檔案材料的收集工作。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為文化活動(dòng)檔案、體育活動(dòng)檔案、文化設(shè)施建設(shè)檔案、文化體育人才檔案、其他檔案等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分小類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。編號格式為：[年份][類別代碼][流水號]，例如：2023WH001，表示2023年文化活動(dòng)類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案按照分類和編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別名稱和檔案起止編號。3.將檔案盒存放在檔案柜中，建立檔案存放索引，便于快速查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及本村文化體育事業(yè)發(fā)展的重大決策、重要活動(dòng)記錄、珍貴歷史資料等檔案，應(yīng)永久保存。2.定期保管：其他一般性的文化體育檔案，根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值，確定保管期限為[X]年或[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值時(shí)，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管條件1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，柜架排列應(yīng)整齊有序，便于查找和管理。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本村村民因工作需要查閱文化體育檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位人員查閱本村文化體育檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)村領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.本村村民因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員一般不允許借閱檔案，如因特殊原因確需借閱的，需經(jīng)村領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立村文化體育檔案鑒定工作小組，由村領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿的檔案，根據(jù)其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和是否涉及重要事項(xiàng)等因素進(jìn)行鑒定。2.對于已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、一般性文件、時(shí)效性已過的文件等，可以考慮銷毀。3.對于仍有一定利用價(jià)值，但保管期限過長的檔案，可以進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后，適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，明確需銷毀檔案的清單。2.將鑒定報(bào)告報(bào)村領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)監(jiān)督人員對需銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、造冊。3.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立本村文化體育檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息錄入數(shù)據(jù)庫，建立索引關(guān)系。4.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像文件與數(shù)據(jù)庫中的索引信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和瀏覽。（三）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制村文化體育檔案管理工作接受上級主管部門和本村村民的監(jiān)督檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）檢查內(nèi)容主要檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況