檔案現(xiàn)場(chǎng)值日制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案現(xiàn)場(chǎng)的安全、有序與高效運(yùn)行，保障檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，特制定本檔案現(xiàn)場(chǎng)值日制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、場(chǎng)所及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保護(hù)放在首位，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定進(jìn)行操作。3.責(zé)任明確原則：明確各值日人員及相關(guān)崗位的職責(zé)，確保檔案管理工作事事有人管、人人有責(zé)任。4.高效協(xié)作原則：各部門之間、值日人員之間要密切配合，高效協(xié)作，共同做好檔案現(xiàn)場(chǎng)的管理工作。二、值日人員安排（一）值日小組構(gòu)成成立檔案現(xiàn)場(chǎng)值日小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各檔案保管區(qū)域的專人負(fù)責(zé)人員。值日小組實(shí)行輪值制度，確保檔案現(xiàn)場(chǎng)每日都有專人負(fù)責(zé)。（二）值日人員職責(zé)1.組長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案現(xiàn)場(chǎng)值日工作的組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。定期檢查值日制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。對(duì)重大檔案管理問題進(jìn)行決策，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.成員職責(zé)按照值日安排，按時(shí)到崗履行職責(zé)，做好檔案現(xiàn)場(chǎng)的日常巡查、維護(hù)等工作。負(fù)責(zé)檔案的出入庫(kù)登記、整理、清點(diǎn)等具體操作，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。檢查檔案存放環(huán)境的安全狀況，如溫濕度、防火、防盜、防蟲等設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告并采取措施。協(xié)助處理檔案查閱、借閱等相關(guān)事務(wù)，確保手續(xù)齊全、流程規(guī)范。做好值日記錄，詳細(xì)記錄當(dāng)日檔案管理工作情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等。三、值日工作流程（一）班前準(zhǔn)備1.值日人員提前15分鐘到達(dá)檔案現(xiàn)場(chǎng)，做好個(gè)人工作準(zhǔn)備。2.檢查值日所需的工具、設(shè)備是否齊全、完好，如鑰匙、登記簿、溫濕度計(jì)等。3.了解前一日檔案管理工作情況，查看值班記錄，掌握有無遺留問題需要跟進(jìn)處理。（二）現(xiàn)場(chǎng)巡查1.每日定時(shí)對(duì)檔案保管區(qū)域進(jìn)行巡查，上午至少巡查兩次，下午至少巡查三次，特殊情況隨時(shí)巡查。2.巡查內(nèi)容包括檔案存放架的穩(wěn)固性、檔案盒的擺放整齊度、檔案標(biāo)識(shí)的清晰度等，確保檔案存放有序。3.檢查檔案存放環(huán)境的溫濕度，記錄溫濕度數(shù)值，并根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等。4.查看防火、防盜、防蟲等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況，如消防器材是否在有效期內(nèi)、門窗是否關(guān)閉完好、防蟲藥品是否充足等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并安排維修或補(bǔ)充。（三）檔案管理操作1.檔案出入庫(kù)嚴(yán)格按照檔案出入庫(kù)管理制度進(jìn)行操作，對(duì)檔案的出入庫(kù)時(shí)間（精確到分鐘）、名稱、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)登記，并要求相關(guān)經(jīng)手人簽字確認(rèn)。對(duì)于入庫(kù)檔案，及時(shí)進(jìn)行整理、上架，確保檔案存放位置準(zhǔn)確無誤；對(duì)于出庫(kù)檔案，認(rèn)真核對(duì)手續(xù)是否齊全，確保檔案安全借出。2.檔案整理定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案盒進(jìn)行排序、編號(hào)，確保檔案分類清晰、查找方便。檢查檔案資料的完整性，對(duì)破損、缺失的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充，確保檔案質(zhì)量。3.檔案清點(diǎn)每月至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，與檔案登記簿進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確一致。在清點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，要及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（四）問題處理1.在巡查或檔案管理操作過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案管理問題，值日人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于一般性問題，如檔案擺放不整齊、溫濕度異常等，值日人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和調(diào)整，并記錄處理情況。3.如果遇到重大問題，如檔案丟失、損壞、泄露等緊急情況，值日人員應(yīng)立即報(bào)告組長(zhǎng)，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。同時(shí)，要保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查。（五）班后總結(jié)1.值日結(jié)束后，值日人員要對(duì)當(dāng)日的檔案管理工作進(jìn)行全面總結(jié)，整理值日記錄。2.將當(dāng)日發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析問題產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施和建議。3.對(duì)當(dāng)日工作中表現(xiàn)突出的方面進(jìn)行總結(jié)，積累經(jīng)驗(yàn)，以便今后更好地開展檔案管理工作。四、檔案現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境管理（一）溫濕度控制1.根據(jù)檔案保管的要求，檔案現(xiàn)場(chǎng)的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.安裝溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案存放環(huán)境的溫濕度變化，并定期進(jìn)行校準(zhǔn)和維護(hù)，確保監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.根據(jù)溫濕度監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。當(dāng)溫度過高時(shí)，可通過開啟空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備等方式進(jìn)行降溫；當(dāng)溫度過低時(shí)，可采取保暖措施。當(dāng)濕度偏高時(shí)，可使用除濕機(jī)進(jìn)行除濕；當(dāng)濕度偏低時(shí)，可通過放置水盆、加濕器等方式進(jìn)行加濕。（二）防火防盜1.檔案現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更換，確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.在檔案保管區(qū)域設(shè)置明顯的防火標(biāo)識(shí)，嚴(yán)禁在檔案現(xiàn)場(chǎng)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線。3.安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時(shí)不間斷運(yùn)行，確保檔案現(xiàn)場(chǎng)的安全。4.制定火災(zāi)、盜竊應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。（三）防蟲防霉1.在檔案保管區(qū)域放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，并定期進(jìn)行更換，防止檔案受到蟲害侵蝕。2.保持檔案現(xiàn)場(chǎng)的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等，防止霉菌滋生。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、霉變的檔案，應(yīng)及時(shí)采取處理措施，如熏蒸、消毒等，并做好記錄。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.值日人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、檔案名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案現(xiàn)場(chǎng)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還原位，值日人員要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.值日人員按照批準(zhǔn)的申請(qǐng)表辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。值日人員在接收歸還檔案時(shí)，要認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決，并做好記錄。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案現(xiàn)場(chǎng)值日人員參加檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理與保管、檔案安全保密等方面。2.邀請(qǐng)檔案管理專家或經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員進(jìn)行授課，提高值日人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。3.鼓勵(lì)值日人員自主學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，定期組織學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，分享工作經(jīng)驗(yàn)和心得。（二）考核1.建立檔案現(xiàn)場(chǎng)值日人員考核制度，對(duì)值日人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率、遵守制度等方面，考核方式采用日常檢查、定期評(píng)估、同事互評(píng)等相結(jié)合的方式。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的值日人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)