公益檔案制度要素一、總則（一）目的為了加強公益檔案的管理，確保公益活動相關(guān)信息的真實、完整、有效保存，提高公益工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，更好地服務(wù)公益事業(yè)發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所開展的各類公益活動形成的檔案管理，包括但不限于公益項目策劃、實施、評估等過程中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：公益檔案應(yīng)如實反映公益活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集公益活動各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。4.保密性原則：對于涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的公益檔案，應(yīng)嚴格保密。二、公益檔案的分類與編號（一）分類1.項目檔案：按照不同的公益項目進行分類，記錄項目從立項到結(jié)束的全過程資料，包括項目申請書、實施方案、活動記錄、資金使用情況、效果評估報告等。2.捐贈檔案：整理捐贈相關(guān)的文件，如捐贈協(xié)議、捐贈憑證、受贈方反饋等。3.志愿者檔案：涵蓋志愿者招募、培訓(xùn)、服務(wù)記錄、表彰等方面的資料。4.宣傳檔案：收集公益活動的宣傳資料，如海報、新聞報道、宣傳片等。5.合作檔案：有關(guān)與其他機構(gòu)、組織合作開展公益活動的協(xié)議、合作方案、合作成果等文件。（二）編號為便于公益檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的方式。例如，2023年的項目檔案，項目類別代碼為“XM”，第一個項目檔案編號為“2023XM001”。具體類別代碼如下：“XM”代表項目檔案“JZ”代表捐贈檔案“ZY”代表志愿者檔案“XC”代表宣傳檔案“HZ”代表合作檔案三、公益檔案的形成與收集（一）形成要求1.公益活動各環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)及時、準確地記錄活動情況，形成原始檔案資料。記錄應(yīng)清晰、完整，注明日期、地點、參與人員、活動內(nèi)容等關(guān)鍵信息。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，確保檔案的長期保存。（二）收集職責1.各項目負責人負責收集本項目實施過程中的各類檔案資料，并在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理提交至檔案管理部門。2.捐贈管理部門負責收集捐贈相關(guān)檔案，定期進行匯總移交。3.志愿者管理部門負責志愿者檔案的收集與整理。4.宣傳部門負責宣傳檔案的收集和歸檔。5.合作項目負責部門負責合作檔案的收集工作。（三）收集范圍1.項目檔案：包括項目策劃書、項目執(zhí)行計劃、活動照片、視頻、音頻資料、項目進展報告、財務(wù)報表、項目驗收報告等。2.捐贈檔案：捐贈協(xié)議、捐贈函、捐贈資金到賬憑證、捐贈物資清單及接收證明、捐贈使用情況報告等。3.志愿者檔案：志愿者申請表、志愿者培訓(xùn)記錄、服務(wù)記錄手冊、志愿者表彰獎勵文件等。4.宣傳檔案：公益活動新聞通稿、媒體報道剪報、宣傳海報設(shè)計稿、活動現(xiàn)場照片、宣傳視頻等。5.合作檔案：合作協(xié)議、合作項目策劃書、合作活動記錄、合作成果報告等。四、公益檔案的整理（一）整理流程1.檔案管理人員接收各部門提交的檔案資料后，首先對資料進行初步審核，檢查資料是否齊全、完整，簽字手續(xù)是否完備。2.按照檔案分類標準，對各類檔案進行分類整理。對于項目檔案，按照項目實施階段進行排序；捐贈檔案按照捐贈時間順序整理；志愿者檔案按照志愿者服務(wù)批次整理等。3.去除資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格或統(tǒng)一尺寸的檔案袋進行裝訂或裝袋。對于紙張較大的文件，應(yīng)進行折疊，使其不超出A4紙范圍。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)。（二）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.同一類檔案應(yīng)按照一定的邏輯順序排列，便于查找和利用。3.檔案整理應(yīng)做到整齊、美觀，便于長期保存和查閱。五、公益檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的公益檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類建立文件夾，采用規(guī)范的命名方式，確保文件名與檔案內(nèi)容相符。（三）保管期限1.永久保管：涉及重大公益項目、具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案，如重大捐贈協(xié)議、對公益事業(yè)有深遠影響的項目檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他公益檔案根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限，定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參與。定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、利用情況等因素進行綜合評估，形成鑒定意見。對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司/組織負責人批準后進行銷毀。（五）檔案清查1.每年定期對公益檔案進行全面清查，檢查檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進行處理，如補充缺失檔案、修復(fù)受損檔案等。3.編制檔案清查報告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進建議。六、公益檔案的利用（一）利用原則1.公益檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露或濫用。2.優(yōu)先滿足公益工作需要，為公益項目策劃、實施、評估等提供參考依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：內(nèi)部工作人員因工作需要查閱公益檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱公益檔案的，需經(jīng)公司/組織負責人批準。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和無損情況。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制的公益檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立公益檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、公益檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)公益檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平，方便檔案信息的共享和傳播。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)公益檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF格式。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子目錄索引，便于快速檢索。對于重要檔案內(nèi)容，可進行適當?shù)臄?shù)據(jù)標注和摘要錄入。3.存儲管理：將數(shù)字化檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案檢索：通過檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進行快速檢索，準確查找所需檔案信息。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。根據(jù)用戶角色和職責，分配相應(yīng)的檔案查閱、借閱、修改等權(quán)限。3.統(tǒng)計分析：對公益檔案的利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理：采用安全可靠的技術(shù)手段，保障數(shù)字