公司檔案處罰制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本處罰制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及涉及公司檔案管理與使用的外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀(guān)公正原則：對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行處罰時(shí)，應(yīng)基于客觀(guān)事實(shí)，做到公平、公正。3.教育與處罰相結(jié)合原則：以教育為主，處罰為輔，引導(dǎo)員工自覺(jué)遵守檔案管理制度，同時(shí)對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以起到警示作用。二、檔案管理職責(zé)與要求（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)范。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。3.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，確保檔案的安全存放和有效利用，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢(xún)和借閱。4.對(duì)公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)和保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案工作落實(shí)到人。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的文件材料，保證檔案的及時(shí)歸檔和集中管理。3.在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，做好本部門(mén)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自擴(kuò)大檔案查閱、借閱范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案的安全和完整。3.積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料，滿(mǎn)足工作需要。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得私自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。（四）員工檔案管理要求1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類(lèi)文件材料，按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)移交歸檔。2.不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或偽造個(gè)人檔案材料，如有違反，將按照本制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.在辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的公司檔案資料全部移交檔案管理部門(mén)，不得私自留存。三、檔案收集與整理處罰規(guī)定（一）收集方面1.各部門(mén)未按照規(guī)定及時(shí)收集應(yīng)歸檔的文件材料，導(dǎo)致檔案資料缺失或不完整的，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人予以警告處分，并責(zé)令限期整改。若因延誤造成嚴(yán)重后果的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)直至降職、撤職等處分。2.員工故意隱瞞或拒絕向部門(mén)提交應(yīng)歸檔文件材料的，給予警告處分，責(zé)令其立即提交。如再次發(fā)生此類(lèi)情況，將扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金，并視情節(jié)給予進(jìn)一步的紀(jì)律處分。3.對(duì)于重要文件材料，相關(guān)人員未及時(shí)進(jìn)行收集并妥善保管，導(dǎo)致文件丟失或損壞的，給予記過(guò)處分，同時(shí)要求責(zé)任人采取補(bǔ)救措施。若造成重大損失的，除承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任外，給予降職、撤職等處分。（二）整理方面1.檔案管理人員未按照檔案整理規(guī)范對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，導(dǎo)致檔案管理混亂的，給予警告處分，責(zé)令其限期改正。如逾期未改，將扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金，并進(jìn)行崗位調(diào)整。2.各部門(mén)檔案整理不符合公司要求，文件分類(lèi)錯(cuò)誤、編號(hào)混亂、編目信息不準(zhǔn)確等，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人給予警告處分，并要求重新整理。若多次出現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題，將影響部門(mén)績(jī)效考核成績(jī)。3.在檔案整理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有故意篡改檔案內(nèi)容、偽造檔案記錄等行為的，給予開(kāi)除處分，并依法追究其法律責(zé)任。四、檔案保管處罰規(guī)定（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門(mén)未按照規(guī)定提供適宜的檔案保管環(huán)境，如檔案庫(kù)房溫濕度不符合要求、未配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人給予警告處分，責(zé)令限期整改。若因保管環(huán)境問(wèn)題導(dǎo)致檔案損壞的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。2.各部門(mén)自行保管檔案的場(chǎng)所不符合安全保管要求，如存在漏水、潮濕、易發(fā)生火災(zāi)等隱患，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人予以警告，并責(zé)令其立即整改。若因此造成檔案損壞的，部門(mén)負(fù)責(zé)人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，同時(shí)給予扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等處罰。（二）保管措施1.檔案管理人員未按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，導(dǎo)致檔案數(shù)量不符、丟失或損壞未及時(shí)發(fā)現(xiàn)的，給予警告處分。若因工作疏忽造成檔案重大損失的，給予記過(guò)、記大過(guò)直至降職、撤職等處分。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將檔案帶出公司指定保管場(chǎng)所的，給予警告處分，追回檔案。如造成檔案丟失或損壞的，責(zé)令責(zé)任人賠償損失，并視情節(jié)給予進(jìn)一步的紀(jì)律處分。3.在檔案保管過(guò)程中，因保管人員操作不當(dāng)，如使用不當(dāng)?shù)难b訂材料、存儲(chǔ)介質(zhì)等，導(dǎo)致檔案損壞的，給予警告處分，要求責(zé)任人采取補(bǔ)救措施。若造成嚴(yán)重后果的，給予記過(guò)、記大過(guò)等處分，并追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。五、檔案查閱與借閱處罰規(guī)定（一）查閱1.未經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，擅自查閱公司檔案的，給予警告處分，并責(zé)令其立即停止查閱行為。如因查閱行為給公司造成不良影響或損失的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。2.在查閱檔案過(guò)程中，違反查閱紀(jì)律，如在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，給予警告處分，責(zé)令其恢復(fù)檔案原狀。若造成檔案損壞的，除承擔(dān)修復(fù)費(fèi)用外，給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。3.查閱檔案人員利用查閱之便，泄露檔案內(nèi)容或獲取不當(dāng)利益的，給予開(kāi)除處分，并依法追究其法律責(zé)任。（二）借閱1.未按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，私自借閱公司檔案的，給予警告處分，追回所借檔案。如因此造成檔案丟失或損壞的，責(zé)令責(zé)任人賠償損失，并給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。2.借閱檔案逾期未歸還，經(jīng)多次催促仍不歸還的，給予警告處分，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金。如因逾期未還導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，除承擔(dān)賠償責(zé)任外，給予降職、撤職等處分。3.借閱檔案人員未按照借閱用途使用檔案，擅自轉(zhuǎn)借他人、用于非工作目的或造成檔案丟失、損壞的，給予開(kāi)除處分，并依法追究其法律責(zé)任。同時(shí)，要求責(zé)任人賠償公司因此遭受的全部損失。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀處罰規(guī)定（一）鑒定1.檔案鑒定小組未按照規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，導(dǎo)致檔案鑒定結(jié)果不準(zhǔn)確，影響檔案管理工作的，對(duì)鑒定小組負(fù)責(zé)人給予警告處分，責(zé)令重新鑒定。若因鑒定失誤造成檔案誤毀等嚴(yán)重后果的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。2.相關(guān)部門(mén)或人員對(duì)檔案鑒定工作不配合，提供虛假信息或故意隱瞞檔案真實(shí)情況的，給予警告處分，責(zé)令其如實(shí)提供信息。如因不配合導(dǎo)致鑒定工作延誤或失誤的，給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。（二）銷(xiāo)毀1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷(xiāo)毀公司檔案的，給予開(kāi)除處分，并依法追究其法律責(zé)任。同時(shí)責(zé)令責(zé)任人賠償公司因檔案銷(xiāo)毀造成的全部損失。2.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，未按照規(guī)定進(jìn)行登記、監(jiān)銷(xiāo)等操作，導(dǎo)致檔案銷(xiāo)毀不規(guī)范或存在檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)的，對(duì)責(zé)任人給予警告處分，責(zé)令其重新按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。若因此造成檔案信息泄露等后果的，給予記過(guò)、記大過(guò)等處分。3.檔案銷(xiāo)毀記錄不完整、不準(zhǔn)確，無(wú)法證明檔案已按規(guī)定銷(xiāo)毀的，對(duì)檔案管理部門(mén)相關(guān)人員給予警告處分，要求其補(bǔ)充完善銷(xiāo)毀記錄。