建筑檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑檔案管理，確保建筑檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與建筑項(xiàng)目相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程產(chǎn)生的各類文件、資料、圖紙等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：建筑檔案應(yīng)如實(shí)反映建筑項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集和整理建筑項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的檔案，保證檔案資料的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照建筑項(xiàng)目的內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施，確保建筑檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司建筑檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門建筑檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)建筑檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編目、存儲(chǔ)、保管、查閱、利用等工作。4.定期對(duì)建筑檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。5.開(kāi)展建筑檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在建筑項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。4.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，配合檔案管理部門做好檔案的檢查、驗(yàn)收等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、存儲(chǔ)、保管等，確保檔案的安全和完整。3.為檔案查閱利用提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。4.積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作使用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目規(guī)劃階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書等。2.設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更記錄、施工日志、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與建筑項(xiàng)目相關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料。2.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度同步收集，確保檔案資料的及時(shí)性和完整性。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)主管部門文件、設(shè)計(jì)單位文件、施工單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并妥善保管。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照建筑項(xiàng)目的階段、專業(yè)、載體等進(jìn)行分類。例如，可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等類別；施工文件可進(jìn)一步細(xì)分為建筑工程、結(jié)構(gòu)工程、給排水工程、電氣工程等專業(yè)類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式多份，分別用于檔案管理部門內(nèi)部管理、提供查閱利用等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范的要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目齊全、裝訂整齊。（二）保管期限1.建筑檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如項(xiàng)目規(guī)劃文件、重要合同協(xié)議、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。如施工過(guò)程中的重要技術(shù)文件、監(jiān)理文件等。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的會(huì)議紀(jì)要、工程變更通知單等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱建筑檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位查閱建筑檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表或單位介紹信，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排查閱時(shí)間，并提供相應(yīng)的檔案查閱場(chǎng)所。3.查閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完好無(wú)損。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱利用服務(wù)，支持公司的各項(xiàng)工作開(kāi)展。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，檔案管理部門可對(duì)建筑檔案進(jìn)行整理、編研，形成專題資料，為公司決策提供參考依據(jù)。3.在確保檔案安全和保密的前提下，檔案管理部門可與其他單位進(jìn)行檔案信息交流與合作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享利用。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)建筑檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)建筑檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、保管期限等，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的鑒定結(jié)論。3.對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，形成檔案鑒定報(bào)告，明確銷毀檔案的清單。2.將檔案鑒定報(bào)告和銷毀清單報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司建筑檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索利用。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本。數(shù)字化掃描應(yīng)保證檔案內(nèi)容清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用合適的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化流程。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作使用，按照系統(tǒng)要求及時(shí)錄入、更新檔案信息。2.定期對(duì)檔案