檔案三納入制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，特制定本檔案三納入制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。2.真實性原則檔案應如實反映本公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則全面收集本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案三納入的具體內容（一）納入工作計劃1.各部門應將檔案工作納入年度工作計劃，明確檔案工作目標、任務和責任人。2.在制定工作計劃時，應充分考慮檔案工作的特點和要求，合理安排檔案收集、整理、保管等工作時間，確保檔案工作與部門其他工作協調推進。3.檔案管理部門應定期對各部門檔案工作計劃的執(zhí)行情況進行檢查和指導，及時發(fā)現問題并督促整改。（二）納入人員職責1.明確各部門負責人為本部門檔案工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并對檔案的真實性、完整性負責。2.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作流程和相關法律法規(guī)，負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計、利用等。3.其他員工應積極配合檔案管理工作，及時將工作中形成的文件材料移交檔案管理部門，并確保文件材料的質量。（三）納入經費預算1.公司/組織應將檔案工作所需經費納入年度經費預算，確保檔案工作的正常開展。2.檔案經費主要用于檔案設施設備購置、檔案整理裝訂、檔案數字化加工、檔案保管場所維護、檔案人員培訓等方面。3.檔案管理部門應合理編制檔案經費預算，嚴格控制經費支出，提高經費使用效益。三、檔案收集（一）收集范圍1.本公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：（1）行政管理類：公司/組織文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。（2）業(yè)務管理類：項目立項文件、合同協議、業(yè)務報表、技術資料、質量檢驗報告等。（3）生產經營類：生產計劃、生產記錄、銷售合同、客戶資料、市場調研報告等。（4）黨群工作類：黨組織文件、黨員檔案、工會活動記錄、共青團工作資料等。2.對國家和社會具有保存價值的檔案，應按照國家有關規(guī)定及時向國家檔案館移交。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據和背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.各部門應在工作事項完成后及時將形成的文件材料移交檔案管理部門，一般應在次年上半年完成上一年度文件材料的移交工作。2.對于重大活動、重要項目等形成的文件材料，應在活動結束或項目完成后一個月內移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關檔案整理標準和規(guī)范。（二）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務管理類、生產經營類、黨群工作類等。每個類別下再根據具體情況進一步細分二級類目、三級類目等。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號等多級編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。案卷目錄應詳細記錄每個案卷的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息；卷內文件目錄應記錄卷內每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。（三）整理流程1.接收檔案檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，對檔案的數量、質量等進行檢查。2.初步整理對接收的檔案進行初步分類、排序，剔除重復、無效的文件材料。3.詳細整理按照分類標準和編號規(guī)則，對檔案進行詳細分類、編號、編目等整理工作。4.質量檢查整理完成后，由檔案管理人員進行質量檢查，確保檔案整理符合要求。5.裝訂歸檔對整理好的檔案進行裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明相關信息，完成歸檔工作。五、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應設立專門的檔案保管場所，檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案保管場所應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家有關標準要求。3.對不同載體的檔案應分別設置保管區(qū)域，如紙質檔案區(qū)、電子檔案區(qū)、聲像檔案區(qū)等。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度控制設備、電子存儲設備等。2.定期對檔案保管設備進行檢查、維護和更新，確保設備的正常運行。（三）檔案保管期限1.根據檔案的重要程度、形成時間、保存價值等因素，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。（1）永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。（2）長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。（3）短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較短時間內對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的實際情況進行，不得隨意變更。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。2.鑒定小組應根據檔案的實際情況，結合國家有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報經公司/組織領導批準后予以銷毀。3.檔案鑒定工作應形成鑒定報告，記錄鑒定過程和結果，并存檔備查。（五）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，統(tǒng)計報表應定期報送檔案管理部門負責人和公司/組織領導。3.利用檔案統(tǒng)計數據進行分析研究，為檔案管理決策提供依據，不斷改進檔案管理工作。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性、規(guī)范性。2.服務為本原則以服務公司/組織各項工作為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務，滿足利用者的合理需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本公司/組織內部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，應持有單位介紹信，并經本公司/組織檔案管理部門負責人批準。涉及國家機密和商業(yè)秘密的檔案，不得對外提供利用。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息，經檔案管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用者如需復制檔案資料，應經檔案管理部門負責人批準。復制檔案應使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設備和材料，確保復制件與原件一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（四）利用登記與反饋1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數量、歸還時間等。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和利用效果，及時調整檔案管理工作策略。3.利用者在利用檔案過程中，如發(fā)現檔案存在問題或對檔案利用有意見建議，應及時向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應認真研究處理，并將處理結果及時反饋給利用者。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織檔案管理部門負責對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案三納入制度的執(zhí)行情況、檔案收集、整理、保管、利用工作等進行檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案三納入制度的執(zhí)行情況，包括是否將檔案工作納入工作計劃、人員職責是否明確、經費預算是否落實等。2.檔案收集工作情況，包括文件材料的收集是否及時、完整，收集范圍是否符合要求等。3.檔案整理工作情況，包括整理是否規(guī)范、分類是否準確、編號是否清晰、編目是否齊全等。4.檔案保管工作情況，包括保管場所是否符合要求、保管設備是否正常運行、檔案保管期限是否準確、檔案鑒定工作是否規(guī)范等。5.檔案利用工作情況，包括利用手續(xù)是否齊全、利用登記是否完整、利用效果是否良好等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每年定期對各部門檔案工作進行全面檢查，檢查結果以書面形式通報各部門，并作為部門年度考核的重要依據。2.不定期抽查檔案管理部門根據工作需要，不定期對各部門檔案工作進行抽查，及時發(fā)現問題并督促整改。3.專項檢查針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，集中力量進行整治，確保檔案管理工作質量。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對存在的問題，制定具體的整改措施，明確整