檔案保管歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案保管歸檔工作流程，明確各部門(mén)及人員職責(zé)，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司工作活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案的完整性。凡與公司工作相關(guān)的文件、資料、記錄等均應(yīng)納入檔案管理范圍。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等機(jī)密信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。根據(jù)檔案的密級(jí)，采取相應(yīng)的保密措施。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工查閱和利用，提高工作效率。同時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為社會(huì)提供合法、有效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。6.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。7.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。8.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交公司綜合管理部門(mén)。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，配合公司綜合管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)檔案的形成、積累、整理和保管等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.在工作中需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管所查閱、借閱的檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作流程和方法，熟練運(yùn)用檔案管理軟件和辦公軟件。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案的內(nèi)容和存放位置等信息予以保密，防止檔案信息泄露。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全和完整。6.積極為公司內(nèi)部各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還所借閱的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司行政文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司業(yè)務(wù)合同，包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。4.公司財(cái)務(wù)文件，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.公司技術(shù)文件，包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。6.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。7.公司其他文件，如項(xiàng)目申報(bào)材料、招投標(biāo)文件、客戶(hù)資料、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)合同類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)、人事類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類(lèi)的第1份檔案。3.裝訂對(duì)紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的整齊、牢固，不得壓字、掉頁(yè)。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件，公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司一般性的行政文件、業(yè)務(wù)合同、人事檔案等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司臨時(shí)性項(xiàng)目文件、一般性的會(huì)議記錄等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。檔案應(yīng)按照類(lèi)別、保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立完善的索引目錄和備份機(jī)制。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù),確保電子檔案的安全和完整。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)遵守庫(kù)房管理制度，不得攜帶易燃、易爆、易污染等物品進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司保存的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司綜合管理部門(mén)。2.公司綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱檔案的時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度合理安排，一般不得超過(guò)規(guī)定的查閱時(shí)間。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司綜合管理部門(mén)。2.公司綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)向檔案管理人員出具有效身份證件，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定的期限，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)后及時(shí)歸還