公司檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保公司檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及因工作需要接觸公司檔案的外部人員。（三）定義1.公司檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、錄音、錄像等。2.保密檔案：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶(hù)信息等重要信息，需要嚴(yán)格保密的檔案。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：從檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷(xiāo)毀等全過(guò)程進(jìn)行保密管理，預(yù)防泄密事件的發(fā)生。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)管理，采取相應(yīng)的保密措施。4.誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：檔案使用人員對(duì)所使用檔案的保密安全負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守保密制度。二、檔案保密管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.制定保密政策：批準(zhǔn)公司檔案保密制度，明確保密工作的總體目標(biāo)和要求。2.監(jiān)督執(zhí)行：定期檢查保密制度的執(zhí)行情況，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行處理。3.資源支持：提供必要的人力、物力和財(cái)力支持，確保保密工作的有效開(kāi)展。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制度制定與完善：負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保密制度，明確檔案管理流程和保密要求。2.檔案管理：負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和保管，確保檔案的完整性和安全性。3.保密培訓(xùn)：組織開(kāi)展檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。4.監(jiān)督檢查：定期對(duì)公司各部門(mén)的檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。5.泄密處理：對(duì)發(fā)生的泄密事件進(jìn)行調(diào)查，提出處理意見(jiàn)，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（三）各部門(mén)職責(zé)1.部門(mén)負(fù)責(zé)人：為本部門(mén)檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)員工學(xué)習(xí)和遵守公司檔案保密制度。2.檔案管理員：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和保密工作，按照規(guī)定及時(shí)將檔案移交公司檔案管理部門(mén)。3.員工：嚴(yán)格遵守公司檔案保密制度，妥善保管和使用所接觸到的公司檔案，不得擅自泄露、傳播或使用檔案信息。三、檔案的分類(lèi)與分級(jí)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目文檔、客戶(hù)資料、技術(shù)資料等。5.其他檔案：不屬于以上分類(lèi)的其他檔案。（二）檔案分級(jí)1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)機(jī)密、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。2.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等，泄露后可能對(duì)公司造成較大損失的檔案。3.秘密級(jí)：涉及公司一般商業(yè)秘密、內(nèi)部管理信息等，泄露后可能對(duì)公司造成一定影響的檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保文件的整齊、規(guī)范。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行有效的索引，以便快速查找和使用。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案：如錄音、錄像、光盤(pán)等，應(yīng)根據(jù)其特性進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，確保信息的完整性和可讀性。（二）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，定期進(jìn)行巡查，確保庫(kù)房環(huán)境安全。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記。4.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。六、檔案的使用與借閱（一）使用規(guī)定1.員工因工作需要使用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案使用申請(qǐng)表，注明使用目的、使用期限等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.使用檔案時(shí)應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.檔案使用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、范圍、期限等內(nèi)容，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和期限進(jìn)行，不得超范圍、超期限借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如因特殊原因需要延期借閱的，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。七、檔案的傳遞與共享（一）傳遞規(guī)定1.公司內(nèi)部檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案?jìng)鬟f渠道進(jìn)行，如檔案管理部門(mén)的收發(fā)登記、內(nèi)部郵件系統(tǒng)等。2.傳遞檔案時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案?jìng)鬟f登記表，注明傳遞檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、傳遞時(shí)間、傳遞人員等信息。3.傳遞檔案應(yīng)確保檔案的安全和完整，避免檔案在傳遞過(guò)程中丟失、損壞或泄露。（二）共享規(guī)定1.公司內(nèi)部檔案共享應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批流程，由檔案使用部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行共享。2.檔案共享應(yīng)明確共享范圍和共享期限，確保共享檔案的安全和保密。3.共享檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將共享檔案用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。八、檔案的保密技術(shù)與措施（一）加密技術(shù)1.對(duì)涉及保密信息的電子文件應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，確保信息在傳輸過(guò)程中的安全性。2.加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制密鑰的使用范圍和使用期限。（二）訪問(wèn)控制1.建立檔案訪問(wèn)控制系統(tǒng)，對(duì)不同級(jí)別的檔案設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的檔案。2.對(duì)檔案訪問(wèn)進(jìn)行記錄，包括訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)人員、訪問(wèn)內(nèi)容等，以便進(jìn)行審計(jì)和追蹤。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。（四）安全審計(jì)1.建立檔案安全審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)和檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行安全審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行審計(jì)和調(diào)查，追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司各部門(mén)的檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的存儲(chǔ)與保管情況、檔案的使用與借閱情況等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案保密制度的有效性和執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反公司檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因違反檔案保密制度給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其賠償公司的經(jīng)濟(jì)損失。十、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案已超過(guò)保管期限，且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案因保管不善等原因造成損壞、丟失，無(wú)法繼續(xù)使用的。3.檔案所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)束，且不再需要保密的。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)備案。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，