檔案預(yù)約查詢制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的預(yù)約查詢工作，保障檔案信息的安全與合理利用，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部員工、經(jīng)授權(quán)的外部機構(gòu)及個人因工作需要對公司/組織檔案進(jìn)行預(yù)約查詢的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案預(yù)約查詢工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障檔案所有者的合法權(quán)益。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價值，為公司/組織的各項工作提供有力支持，同時滿足合法合規(guī)的外部查詢需求。4.規(guī)范有序原則：明確檔案預(yù)約查詢的流程、要求和責(zé)任，確保查詢工作有序進(jìn)行，提高工作效率和質(zhì)量。二、檔案預(yù)約查詢的范圍與內(nèi)容（一）可預(yù)約查詢的檔案范圍1.文書檔案：包括公司/組織在各項工作活動中形成的各類文件、通知、報告、決議等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、考核評價、獎懲情況等資料。3.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，包括項目合同、業(yè)務(wù)往來記錄、市場調(diào)研報告等。5.其他檔案：如基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等與公司/組織發(fā)展相關(guān)的各類檔案。（二）查詢內(nèi)容限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案信息，未經(jīng)合法授權(quán)，不得查詢。2.法律法規(guī)明確禁止公開的檔案內(nèi)容，不得提供查詢。3.對檔案內(nèi)容進(jìn)行查詢時，應(yīng)避免斷章取義、惡意篡改或泄露可能影響公司/組織正常運營和形象的信息。三、預(yù)約查詢流程（一）預(yù)約申請1.內(nèi)部員工填寫《檔案預(yù)約查詢申請表》，詳細(xì)注明查詢目的、所需檔案的具體內(nèi)容及范圍、預(yù)計查詢時間等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對查詢申請的必要性和合理性進(jìn)行審核，并簽署意見。2.外部機構(gòu)及個人提交書面預(yù)約查詢申請函，說明查詢機構(gòu)/個人的基本情況、查詢目的、所需檔案內(nèi)容及范圍等。提供合法有效的證明文件，如單位介紹信、授權(quán)委托書等，以證明其查詢資格和授權(quán)范圍。將申請函及證明文件一并提交至公司/組織檔案管理部門。（二）預(yù)約受理1.檔案管理部門收到預(yù)約查詢申請后，應(yīng)及時進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括申請日期、申請人姓名/單位名稱、查詢目的、所需檔案內(nèi)容及范圍等。2.對申請材料進(jìn)行完整性和合規(guī)性審查。如申請材料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時通知申請人補充或更正。3.根據(jù)檔案管理的實際情況，確定是否能夠受理該預(yù)約查詢申請。對于能夠受理的申請，應(yīng)明確告知申請人預(yù)約查詢的具體時間和地點；對于因特殊原因無法受理的申請，應(yīng)向申請人說明理由，并提供相應(yīng)的解決方案或建議。（三）查詢準(zhǔn)備1.根據(jù)預(yù)約查詢申請，檔案管理人員提前做好檔案查找、整理和準(zhǔn)備工作。確保所需檔案能夠按時提供給查詢?nèi)藛T，并保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于涉及多卷、多冊或分散在不同地點的檔案，應(yīng)合理安排調(diào)檔順序，提高查詢效率。3.在查詢準(zhǔn)備過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、缺失或其他問題，應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的補救措施，如修復(fù)、補充等。同時，向相關(guān)部門或人員通報情況，以便及時處理可能影響查詢工作的各類問題。（四）查詢辦理1.查詢?nèi)藛T應(yīng)按照預(yù)約時間和地點到達(dá)公司/組織檔案管理部門。檔案管理人員核對查詢?nèi)藛T身份信息，確保與預(yù)約申請一致。2.在指定的查詢區(qū)域內(nèi)，為查詢?nèi)藛T提供必要的查詢設(shè)備和環(huán)境，如桌椅、電腦、復(fù)印機等，并告知查詢?nèi)藛T相關(guān)的查詢規(guī)定和注意事項。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查詢操作，不得擅自對檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取、損毀等行為。如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。4.檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注查詢?nèi)藛T的查詢過程，及時解答查詢?nèi)藛T的疑問，確保查詢工作順利進(jìn)行。如查詢?nèi)藛T在查詢過程中發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在疑問或需要進(jìn)一步核實的情況，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助其進(jìn)行核對和查證。（五）查詢結(jié)果反饋1.查詢結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查詢?nèi)藛T的需求，提供相應(yīng)的查詢結(jié)果。查詢結(jié)果可以是檔案原件、復(fù)印件、摘錄內(nèi)容或查詢報告等形式。2.對于提供的查詢結(jié)果，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查詢結(jié)果的提供時間、內(nèi)容、形式以及查詢?nèi)藛T的簽收情況等信息。3.如查詢?nèi)藛T對查詢結(jié)果有異議或需要進(jìn)一步補充查詢內(nèi)容，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實際情況，協(xié)助其進(jìn)行再次查詢或核實，并及時反饋最終結(jié)果。（六）查詢記錄與歸檔1.對每一次檔案預(yù)約查詢活動，檔案管理人員都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括預(yù)約申請信息、受理情況、查詢準(zhǔn)備過程、查詢辦理過程、查詢結(jié)果反饋等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司/組織檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。查詢記錄作為檔案管理工作的重要組成部分，可用于后續(xù)的統(tǒng)計分析、審計監(jiān)督和工作追溯等。四、檔案預(yù)約查詢的權(quán)限與責(zé)任（一）權(quán)限管理1.內(nèi)部員工權(quán)限普通員工根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，可進(jìn)行與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案預(yù)約查詢。部門主管及以上人員在其職責(zé)范圍內(nèi)，享有更廣泛的檔案查詢權(quán)限，可根據(jù)工作決策、管理監(jiān)督等需要，查詢相關(guān)檔案信息。涉及跨部門或重要敏感信息的檔案查詢，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進(jìn)行。2.外部機構(gòu)及個人權(quán)限經(jīng)公司/組織授權(quán)的合作單位、審計機構(gòu)、律師事務(wù)所等外部機構(gòu)，在授權(quán)范圍內(nèi)可進(jìn)行檔案預(yù)約查詢。授權(quán)應(yīng)明確查詢的目的、范圍、期限等具體內(nèi)容，并以書面形式進(jìn)行確認(rèn)。政府部門、司法機關(guān)等因履行法定職責(zé)需要查詢公司/組織檔案的，應(yīng)按照法定程序和要求辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)予以配合。（二）責(zé)任劃分1.申請人責(zé)任對預(yù)約查詢申請材料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。如實填寫查詢目的、所需檔案內(nèi)容及范圍等信息，不得隱瞞或虛報。按照預(yù)約時間和地點進(jìn)行查詢，遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定和要求，不得擅自擴大查詢范圍或進(jìn)行違規(guī)操作。對查詢過程中獲取的檔案信息負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露給無關(guān)人員或用于非授權(quán)目的。2.檔案管理部門責(zé)任負(fù)責(zé)檔案預(yù)約查詢制度的貫徹執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)定流程辦理預(yù)約查詢業(yè)務(wù)。確保檔案信息的安全與完整，對檔案查詢過程進(jìn)行有效監(jiān)督，防止檔案信息泄露和損壞。及時、準(zhǔn)確地為查詢?nèi)藛T提供檔案查詢服務(wù)，解答查詢?nèi)藛T的疑問，處理查詢過程中出現(xiàn)的問題。對檔案預(yù)約查詢記錄進(jìn)行妥善保管，按照規(guī)定期限進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查閱和審計。3.審批人員責(zé)任對預(yù)約查詢申請進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)工作實際情況和相關(guān)規(guī)定，判斷查詢申請的必要性和合理性。簽署審批意見時，應(yīng)明確表明同意或不同意查詢的理由及范圍，對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。五、檔案安全與保密措施（一）檔案存儲安全1.公司/組織應(yīng)配備符合檔案保管要求的專用庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案存儲應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行科學(xué)分類和有序排列，便于查找和管理。同時，建立檔案存儲位置索引，提高檔案調(diào)閱效率。3.定期對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行檢查和維護，確保溫濕度、空氣質(zhì)量等符合檔案保管要求。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案裝具、更換防蟲藥品等。（二）查詢過程保密1.檔案查詢應(yīng)在專門設(shè)置的查詢區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，查詢區(qū)域應(yīng)與檔案存儲庫房有效隔離，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.查詢?nèi)藛T在查詢過程中，不得將檔案帶出查詢區(qū)域。如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下，在指定的設(shè)備上進(jìn)行操作，并嚴(yán)格控制復(fù)制、拍攝和摘錄的范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向查詢?nèi)藛T泄露檔案中涉及的機密信息。在與查詢?nèi)藛T溝通交流時，應(yīng)注意語言規(guī)范，避免無意中透露敏感信息。（三）人員保密管理1.對參與檔案管理和查詢工作的人員進(jìn)行定期的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家法律法規(guī)中關(guān)于保密的規(guī)定、公司/組織的保密制度、檔案管理工作中的保密要求等。2.與檔案管理和查詢工作相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在工作中應(yīng)承擔(dān)的保密義務(wù)和責(zé)任。對違反保密協(xié)議的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。3.對離職或調(diào)動的檔案管理和查詢工作人員，應(yīng)及時進(jìn)行工作交接，并提醒其繼續(xù)履行保密義務(wù)。同時，對其保管和使用的檔案及相關(guān)資料進(jìn)行清理和回收，確保檔案信息安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案預(yù)約查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查預(yù)約查詢流程是否規(guī)范、權(quán)限管理是否嚴(yán)格、檔案安全與保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機制，定期對檔案預(yù)約查詢工作進(jìn)行自我檢查和評估。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并將自查情況向上級主管部門報告。3.鼓勵公司/組織內(nèi)部員工對檔案預(yù)約查詢工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報，對舉報屬實的人員給予適當(dāng)獎勵。同時，保護舉報人的合法權(quán)益，對打擊報復(fù)舉報人的行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門等開展的檔案工作檢查，如實提供檔案預(yù)約查詢制度的執(zhí)行情況及相關(guān)資料。2.根據(jù)外部檢查提出的意見和建議，及時對檔案預(yù)約查詢制度進(jìn)行調(diào)整和完善，確保公司/組織檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。七、附則（一）制度解釋本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇有