法規(guī)制度檔案移交總則目的為加強(qiáng)公司法規(guī)制度檔案管理，規(guī)范法規(guī)制度檔案移交工作，確保法規(guī)制度檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門法規(guī)制度檔案的移交管理工作。定義1.法規(guī)制度檔案：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各類法規(guī)、制度、辦法、規(guī)定等文件材料。2.移交：指公司內(nèi)部不同部門之間或公司與外部單位之間，按照規(guī)定程序?qū)⒎ㄒ?guī)制度檔案的所有權(quán)或使用權(quán)進(jìn)行轉(zhuǎn)移的行為。移交職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定法規(guī)制度檔案移交的相關(guān)制度和流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門法規(guī)制度檔案的整理、歸檔工作。3.組織法規(guī)制度檔案的移交接收工作，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核、登記和保管。移交部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門法規(guī)制度檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門法規(guī)制度檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好法規(guī)制度檔案的審核和交接工作。接收部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收移交的法規(guī)制度檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收。2.將接收的法規(guī)制度檔案及時(shí)進(jìn)行整理、上架，納入檔案管理體系。3.對(duì)接收檔案的利用情況進(jìn)行記錄和反饋。移交范圍法規(guī)類檔案1.國家法律法規(guī)、政策文件等。2.行業(yè)主管部門發(fā)布的法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件。3.地方政府出臺(tái)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的法規(guī)、政策。制度類檔案1.公司制定的各項(xiàng)管理制度，包括但不限于財(cái)務(wù)制度、人事制度、行政制度、業(yè)務(wù)流程等。2.部門內(nèi)部制定的工作制度、操作規(guī)范等。其他類檔案1.與法規(guī)制度相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等文件。2.法規(guī)制度的解釋、說明、實(shí)施細(xì)則等補(bǔ)充文件。移交要求檔案整理要求1.移交的法規(guī)制度檔案應(yīng)按照檔案管理的基本原則和方法進(jìn)行整理，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、目錄清晰。2.每份檔案應(yīng)注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文單位、生效日期、廢止日期等關(guān)鍵信息。3.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)位置進(jìn)行存儲(chǔ)。移交時(shí)間要求1.法規(guī)制度檔案應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。2.對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的法規(guī)制度檔案，應(yīng)及時(shí)移交，確保檔案的及時(shí)性和有效性。移交手續(xù)要求1.移交部門應(yīng)填寫《法規(guī)制度檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.移交檔案時(shí)，移交部門應(yīng)同時(shí)提交檔案的電子版本，并確保電子檔案的完整性和可讀性。3.檔案管理部門在接收檔案后，應(yīng)出具《法規(guī)制度檔案接收回執(zhí)》，作為移交手續(xù)完成的憑證。移交流程準(zhǔn)備階段1.移交部門按照檔案整理要求，對(duì)本部門法規(guī)制度檔案進(jìn)行全面梳理，編制檔案清單。2.檔案管理部門制定移交計(jì)劃，明確移交時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并通知移交部門。移交階段1.移交部門按照移交計(jì)劃，將整理好的法規(guī)制度檔案及《法規(guī)制度檔案移交清單》送至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案清單與實(shí)際檔案是否一致，檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。3.審核無誤后，移交部門與檔案管理部門辦理簽字交接手續(xù)，完成檔案移交。后續(xù)階段1.檔案管理部門對(duì)接收的法規(guī)制度檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、上架，納入公司檔案管理系統(tǒng)。2.檔案管理部門定期對(duì)法規(guī)制度檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。3.各部門如需查閱利用移交的法規(guī)制度檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案審核審核內(nèi)容1.檔案的完整性，包括文件的正件、附件、底稿等是否齊全。2.檔案的準(zhǔn)確性，文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，表述是否清晰。3.檔案的規(guī)范性，文件格式、編號(hào)、簽字等是否符合規(guī)定。4.檔案的時(shí)效性，文件是否在有效期內(nèi)，是否需要更新或廢止。審核方式1.形式審核，對(duì)檔案的外觀、格式、簽字等進(jìn)行檢查。2.內(nèi)容審核，對(duì)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行審查，核實(shí)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.綜合審核，結(jié)合檔案的形成背景、目的等進(jìn)行全面審核。審核結(jié)果處理1.對(duì)于審核合格的檔案，予以接收，并辦理移交手續(xù)。2.對(duì)于審核不合格的檔案，通知移交部門限期整改，整改合格后重新移交。3.對(duì)于存在嚴(yán)重問題的檔案，如涉及違法違規(guī)、虛假信息等，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施。檔案保管保管期限法規(guī)制度檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、時(shí)效性等因素確定，一般分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、法律法規(guī)強(qiáng)制性要求等具有長期保存價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要包括公司重要管理制度、業(yè)務(wù)流程等。3.短期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，如一般性的工作制度、臨時(shí)文件等。保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案臺(tái)賬。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，同時(shí)建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。保管期限變更1.法規(guī)制度檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定是否繼續(xù)保存或銷毀。2.如需延長保管期限，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)，并重新確定保管期限。3.對(duì)于已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。檔案利用利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱利用移交的法規(guī)制度檔案。利用手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫《法規(guī)制度檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱人持《法規(guī)制度檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。利用反饋1.查閱人在查閱利用檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)法規(guī)制度檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考。監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)法規(guī)制度檔案移交管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.法規(guī)制度檔案移交工作是否按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。2.檔案整理、審核、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合相關(guān)規(guī)定。3.檔案管理部門和移交部門的職責(zé)履行情況。檢查方式1.定期檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)法規(guī)制度檔案移交管理工作進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估。2.不定期抽查，根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案移交情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照