檔案室銷毀制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案資料的銷毀管理，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、音像資料等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.保密性原則：在檔案銷毀過程中，要確保檔案信息不被泄露，維護公司商業(yè)秘密和敏感信息安全。3.準確性原則：準確鑒定需銷毀檔案的范圍、數(shù)量和內(nèi)容，避免誤毀重要檔案。4.可追溯性原則：對檔案銷毀全過程進行記錄，以便查詢和監(jiān)督。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案室負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定小組負責對擬銷毀檔案進行全面審查和評估。（二）鑒定標準1.已過保管期限：依據(jù)國家規(guī)定的各類檔案保管期限，對超過保管期限的檔案進行重點審查。2.失去保存價值：檔案內(nèi)容已無實際利用價值，如已執(zhí)行完畢且無后續(xù)查詢需求的合同、已過期且不再使用的報表等。3.重復或無效：存在重復記錄且不影響整體檔案信息完整性的檔案，或因錯誤、失誤等原因形成的無效檔案。（三）鑒定流程1.各部門檔案管理人員定期對本部門檔案進行清查，整理出擬銷毀檔案清單，提交至檔案室。2.檔案室將各部門提交的擬銷毀檔案清單匯總后，送鑒定小組進行鑒定。3.鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)人員等方式，對每一份擬銷毀檔案進行逐一審查，確定是否符合銷毀標準。4.對于鑒定通過的檔案，鑒定小組在清單上簽字確認；對于不符合銷毀標準的檔案，應(yīng)明確標注原因，并返回檔案室繼續(xù)保存。三、銷毀審批（一）審批流程1.經(jīng)鑒定小組鑒定通過的擬銷毀檔案清單，由檔案室負責人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導審批。2.公司分管領(lǐng)導對銷毀申請進行全面審查，重點關(guān)注檔案的保密性、重要性及銷毀必要性等因素。如同意銷毀，在清單上簽字批準；如不同意，應(yīng)說明理由并返回檔案室重新處理。3.對于涉及公司重大機密或敏感信息的檔案銷毀申請，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批。（二）審批記錄建立銷毀審批記錄臺賬，詳細記錄每一次銷毀申請的提交時間、檔案清單內(nèi)容、鑒定小組成員意見、各級審批領(lǐng)導簽字及審批時間等信息。審批記錄臺賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。四、銷毀實施（一）銷毀方式選擇根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量及保密要求等因素，選擇合適的銷毀方式。常見的銷毀方式包括：1.粉碎：對于紙質(zhì)檔案，可采用專業(yè)粉碎機進行粉碎處理，確保紙張無法復原。2.焚燒：對于一些保密性要求較高且無留存價值的檔案，可采用焚燒方式進行銷毀，但需在符合環(huán)保要求的指定地點進行。3.電子數(shù)據(jù)清除：對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件對存儲介質(zhì)進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。（二）銷毀操作流程1.準備工作：根據(jù)銷毀方式和檔案數(shù)量，準備相應(yīng)的銷毀設(shè)備、場地及人員。如選擇焚燒方式，需提前聯(lián)系具備資質(zhì)的環(huán)保處理單位，并確定焚燒時間和地點；如選擇粉碎方式，需調(diào)試好粉碎機設(shè)備。2.現(xiàn)場監(jiān)督：在銷毀過程中，檔案室應(yīng)安排專人進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀操作符合規(guī)定要求。監(jiān)督人員要對銷毀過程進行全程記錄，包括銷毀時間、地點、操作人員、銷毀方式及檔案數(shù)量等信息。3.核對確認：銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)對銷毀結(jié)果進行核對確認。對于粉碎后的檔案，檢查粉碎程度是否符合要求；對于焚燒后的檔案，檢查是否徹底焚毀。確認無誤后，監(jiān)督人員在銷毀記錄上簽字。（三）安全與環(huán)保要求1.安全要求：在銷毀過程中，要嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保操作人員人身安全。如使用焚燒方式，要注意防火、防爆等安全事項；使用粉碎機時，要防止操作人員受傷。2.環(huán)保要求：選擇環(huán)保型的銷毀方式，避免對環(huán)境造成污染。如采用焚燒方式，要確保焚燒產(chǎn)生的廢氣、廢渣等符合環(huán)保排放標準；對于電子數(shù)據(jù)清除產(chǎn)生的廢液，要進行妥善處理。五、銷毀記錄（一）記錄內(nèi)容建立詳細的檔案銷毀記錄檔案，記錄內(nèi)容包括：1.銷毀檔案清單：包括檔案名稱、編號、形成部門、保管期限、銷毀原因等信息。2.鑒定過程記錄：記錄鑒定小組成員名單、鑒定時間、鑒定意見等。3.審批記錄：各級審批領(lǐng)導簽字及審批時間。4.銷毀實施記錄：銷毀時間、地點、操作人員、銷毀方式、檔案數(shù)量及銷毀結(jié)果核對情況等。（二）記錄保存期限檔案銷毀記錄檔案應(yīng)長期保存，保存期限不少于檔案原保管期限。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案室定期對檔案銷毀工作進行自查，檢查銷毀制度的執(zhí)行情況、銷毀記錄的完整性及準確性等。2.公司審計部門不定期對檔案銷毀工作進行審計監(jiān)督，重點審查銷毀審批流程是否合規(guī)、銷毀操作是否符合要求等。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息，對提出的問題及時整改。七、附則（一