檔案數(shù)據(jù)治理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案數(shù)據(jù)治理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可用性，提高檔案數(shù)據(jù)的管理水平和利用價值，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案數(shù)據(jù)管理方面的活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)治理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面涵蓋公司各類檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)錄入、存儲和使用過程中，確保數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確，無錯誤和偏差。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。5.可用性原則：保證檔案數(shù)據(jù)能夠及時、便捷地被授權(quán)人員訪問和使用，以支持公司業(yè)務(wù)運(yùn)營。二、檔案數(shù)據(jù)治理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案數(shù)據(jù)治理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、分類、編目、存儲和保管工作。3.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查和審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.建立檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，保障數(shù)據(jù)安全。5.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的檢索、查詢和利用服務(wù)，為公司各部門提供數(shù)據(jù)支持。6.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。7.對檔案數(shù)據(jù)治理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，持續(xù)改進(jìn)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案數(shù)據(jù)的收集、整理和移交工作，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案數(shù)據(jù)的分類和編號。3.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查和審核工作。4.嚴(yán)格遵守檔案數(shù)據(jù)安全規(guī)定，不得擅自泄露、篡改或銷毀檔案數(shù)據(jù)。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門申請查詢和利用檔案數(shù)據(jù)。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.提供檔案數(shù)據(jù)治理所需的技術(shù)支持和保障，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門建立和完善檔案數(shù)據(jù)存儲和管理系統(tǒng)，優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的安全技術(shù)防護(hù)，如防火墻、加密技術(shù)等的實施和維護(hù)。4.配合檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)的可用性。三、檔案數(shù)據(jù)收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括但不限于紅頭文件、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、報告等。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等商務(wù)文件。3.項目文檔，如項目計劃、方案、進(jìn)度報告、驗收文件等。4.財務(wù)檔案，包括會計憑證、報表、審計報告等。5.人事檔案，如員工簡歷登記表、工資表、考核記錄等。6.其他具有保存價值的檔案數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的收集工作，確保數(shù)據(jù)及時、完整地收集。2.收集的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確，不得弄虛作假。3.對于重要文件和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行原件收集，如有特殊情況需收集復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存地點和出處。4.收集的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理流程1.分類：按照檔案數(shù)據(jù)的類別和性質(zhì)，進(jìn)行分類整理，如分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號：為每一份檔案數(shù)據(jù)賦予唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保系統(tǒng)性和連貫性。3.編目：編制檔案數(shù)據(jù)目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，方便快速查找和檢索。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保牢固、美觀。四、檔案數(shù)據(jù)存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照分類和編號順序排列存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等多種存儲方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防本地存儲設(shè)備出現(xiàn)故障或遭受自然災(zāi)害等情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。（三）保管期限1.根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和性質(zhì)，確定不同的保管期限，如短期（15年）、中期（510年）、長期（10年以上）。2.對于超過保管期限的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案數(shù)據(jù)的時效性和安全性。五、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.檔案數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)活動的真實情況，數(shù)據(jù)內(nèi)容應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)確。2.數(shù)據(jù)格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部要求。3.檔案數(shù)據(jù)的分類、編號、編目等應(yīng)符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程。（二）質(zhì)量檢查1.檔案管理部門定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.采用抽樣檢查和全面檢查相結(jié)合的方式，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量評估。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）審核機(jī)制1.建立檔案數(shù)據(jù)審核制度，對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核把關(guān)。2.審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，對檔案數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行嚴(yán)格審核。3.審核通過的檔案數(shù)據(jù)方可正式歸檔保存。六、檔案數(shù)據(jù)安全管理（一）安全策略1.制定檔案數(shù)據(jù)安全策略，明確安全目標(biāo)、安全措施和安全責(zé)任。2.采取訪問控制、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。3.定期對安全策略進(jìn)行評估和更新，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）訪問控制1.建立用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。2.對檔案數(shù)據(jù)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證，如用戶名、密碼、數(shù)字證書等。3.限制對敏感檔案數(shù)據(jù)的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)加密1.對重要的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.采用先進(jìn)的加密算法，確保加密的強(qiáng)度和安全性。3.定期備份加密密鑰，并妥善保管，防止密鑰丟失或泄露。（四）安全審計1.建立檔案數(shù)據(jù)安全審計機(jī)制，對檔案數(shù)據(jù)的訪問、操作等行為進(jìn)行審計記錄。2.審計人員定期對審計記錄進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患和異常行為。3.根據(jù)審計結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如加強(qiáng)安全防范、追究責(zé)任等。七、檔案數(shù)據(jù)利用與共享（一）利用流程1.公司員工因工作需要查詢和利用檔案數(shù)據(jù)時，應(yīng)填寫檔案數(shù)據(jù)利用申請表，注明利用目的、數(shù)據(jù)內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，核實申請人的權(quán)限，如權(quán)限允許，則提供相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。4.利用檔案數(shù)據(jù)的人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）共享規(guī)定1.檔案數(shù)據(jù)共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，確保共享數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.對于需要共享的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確共享的范圍、目的和期限。3.共享檔案數(shù)據(jù)時，應(yīng)采取加密傳輸、授權(quán)訪問等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。八、檔案數(shù)據(jù)鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的保管期限、重要性、時效性等因素，制定檔案數(shù)據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同類型檔案數(shù)據(jù)的鑒定方法和流程。（二）鑒定流程1.檔案管理部門定期組織對超過保管期限的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定。2.成立鑒定小組，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一審查和評估。3.鑒定小組出具鑒定意見，對于確無保存價值的檔案數(shù)據(jù)，提出銷毀建議。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保無法恢復(fù)。3.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，銷毀過