學(xué)校檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案，各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。在檔案收集、整理過程中，要嚴(yán)格把關(guān)，防止虛假材料混入檔案。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的保管、檢索和利用。4.便于利用原則檔案管理的各項(xiàng)工作應(yīng)圍繞方便利用展開，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查閱效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管全校各部門、各單位移交的各類檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。4.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.對(duì)全校各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，配備專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的具體實(shí)施。3.按照學(xué)校檔案分類方案和歸檔要求，對(duì)本部門、本單位形成的檔案進(jìn)行分類整理，定期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。4.建立本部門、本單位檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。5.積極配合學(xué)校綜合檔案室開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍學(xué)校檔案主要包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等十大類。具體歸檔范圍如下：1.黨群類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的各類文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、通知、通報(bào)、簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、組織關(guān)系介紹信、黨員名冊(cè)、入黨志愿書、處分決定等。2.行政類：包括學(xué)校行政機(jī)構(gòu)形成的各類文件材料，如學(xué)校行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)、簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)設(shè)置與變更文件、人事任免文件、印章使用記錄等。3.教學(xué)類：包括學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、講稿、教材、教學(xué)日歷、學(xué)生成績冊(cè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、教學(xué)評(píng)估材料、教學(xué)改革方案、教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)材料等。4.科研類：包括學(xué)?？蒲许?xiàng)目管理、科研成果管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、任務(wù)書、開題報(bào)告、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作、科研成果鑒定證書、專利證書、科研獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料等。5.基建類：包括學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程預(yù)算、工程決算、工程合同、工程招投標(biāo)文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備類：包括學(xué)校教學(xué)、科研、行政辦公等設(shè)備的購置、使用、維護(hù)等過程中形成的各類文件材料，如設(shè)備購置計(jì)劃、設(shè)備采購合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說明書、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及批復(fù)等。7.外事類：包括學(xué)校對(duì)外交流與合作活動(dòng)中形成的各類文件材料，如外事工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、外事協(xié)議、合同、邀請(qǐng)函、出訪審批文件、接待計(jì)劃、外賓來訪記錄等。8.財(cái)會(huì)類：包括學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件材料。9.聲像類：包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像材料，如學(xué)校重大活動(dòng)照片、教學(xué)科研成果展示照片、學(xué)術(shù)講座錄音錄像、學(xué)校宣傳片等。10.實(shí)物類：包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗、紀(jì)念品等實(shí)物，以及具有保存價(jià)值的印章、?；盏取＃ǘ┓诸惙椒?.年度分類法將檔案按其形成年度進(jìn)行分類，即同一年度形成的檔案歸為一類。2.機(jī)構(gòu)分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按檔案形成部門或單位進(jìn)行分類，即同一部門或單位形成的檔案歸為一個(gè)類別。3.問題分類法在年度和機(jī)構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，即同一問題的檔案歸為一個(gè)類別。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案歸檔范圍的要求，及時(shí)收集本部門、本單位在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件材料，要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查文件材料的內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否齊全、簽字蓋章是否完備等，對(duì)不符合要求的文件材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充、完善。3.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史原貌，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（二）文件材料的整理1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照學(xué)校檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。分類應(yīng)準(zhǔn)確合理，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編目應(yīng)清晰、規(guī)范，便于檢索。3.對(duì)紙質(zhì)文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。對(duì)電子文件材料，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.整理后的文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、備考表等，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件材料的數(shù)量、整理情況及其他需要說明的事項(xiàng)。（三）檔案的移交1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向?qū)W校綜合檔案室移交。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案目錄應(yīng)與檔案實(shí)體相符，檔案裝訂應(yīng)牢固整齊，編目應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范。3.學(xué)校綜合檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理，直至符合要求為止。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗、遮光窗簾等，確保檔案庫房環(huán)境適宜，檔案安全存放。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于檔案管理和利用。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行科學(xué)存放，排列有序，便于查找。對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放；對(duì)電子檔案，應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。2.建立檔案保管期限表，對(duì)不同類型的檔案確定合理的保管期限，保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制備份、異地存放等，確保檔案的安全。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如紙張霉變、字跡褪色、電子文件損壞等。對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)救。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的溫濕度管理，保持檔案庫房溫濕度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥品，對(duì)檔案庫房進(jìn)行消毒處理，安裝防火、防盜報(bào)警裝置，確保檔案安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備是否正常，數(shù)據(jù)是否完整，防止電子檔案丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)做好電子檔案的安全保密工作，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、研究等需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。查閱學(xué)生個(gè)人檔案，需經(jīng)學(xué)生本人簽字確認(rèn)。3.校外單位或個(gè)人因工作需要查閱學(xué)校檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)學(xué)校綜合檔案室審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)出示有效證件，經(jīng)檔案管理人員核對(duì)身份后，在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表批準(zhǔn)的范圍提供檔案，查閱人員不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。3.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，由檔案管理人員核對(duì)無誤后在檔案查閱登記簿上注銷登記。（三）利用服務(wù)1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息。對(duì)利用頻率較高的檔案，應(yīng)制作副本或電子文檔，方便利用者查閱。2.開展檔案編研工作，圍繞學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作重點(diǎn)，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。3.加強(qiáng)與學(xué)校各部門、各單位的溝通與協(xié)作，了解檔案利用需求，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作重點(diǎn)，提高檔案服務(wù)水平。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，審核檔案鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)反映學(xué)校主要職能活動(dòng)、歷史發(fā)展、教學(xué)科研成果等具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管；對(duì)保存價(jià)值不大的檔案，可以列為短期保管或予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期組織檔案鑒定工作，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。鑒定前，檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限或銷毀意見。對(duì)有爭議的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，必要時(shí)可征求專家意見。3.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組形成檔案鑒定報(bào)告，明確鑒定檔案的數(shù)量、保管期限調(diào)整情況及銷毀檔案清單等。鑒定報(bào)告經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案鑒定和銷毀工作的依據(jù)。（四）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管