連鎖藥店檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)連鎖藥店的檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在藥店經(jīng)營管理、決策支持、質(zhì)量控制、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本連鎖藥店總部及所屬各門店的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是連鎖藥店在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則連鎖藥店的檔案由總部檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映藥店的經(jīng)營管理活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及商業(yè)秘密、藥品質(zhì)量信息等重要檔案，嚴(yán)格保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門總部設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)連鎖藥店檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)監(jiān)督和具體實施。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。（二）各部門及門店職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.各門店應(yīng)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本門店文件材料的收集、整理和保管工作，并定期將檔案移交至總部檔案管理部門。門店兼職檔案員應(yīng)接受總部檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案分類及編號（一）分類連鎖藥店檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括藥店的行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、證照資質(zhì)等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋藥品采購合同、銷售記錄、客戶資料、市場調(diào)研報告、營銷活動方案等。3.質(zhì)量管理類：如藥品驗收記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、不良反應(yīng)報告、質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檔案等。4.財務(wù)管理類：包含財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料、資金往來記錄等。5.物流配送類：涉及藥品配送訂單、運(yùn)輸記錄、倉儲管理文件等。6.信息管理類：如信息系統(tǒng)操作手冊、數(shù)據(jù)備份記錄、網(wǎng)絡(luò)安全文件等。7.教育培訓(xùn)類：包括員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核資料、培訓(xùn)教材等。8.固定資產(chǎn)類：固定資產(chǎn)購置合同、清單、折舊記錄、維修保養(yǎng)文件等。9.企業(yè)文化類：企業(yè)宣傳資料、員工活動記錄、榮譽(yù)證書、企業(yè)文化建設(shè)方案等。10.其他類：不屬于以上分類的其他具有保存價值的文件材料。（二）編號檔案編號采用“大類代碼二級類目代碼流水號”的結(jié)構(gòu)。大類代碼用兩位數(shù)字表示，二級類目代碼用兩位數(shù)字表示，流水號用四位數(shù)字表示。例如：行政管理類的第一份文件編號為“01010001”。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類（01）行政文件（01）：按文件形成時間順序編號。會議紀(jì)要（02）：按會議召開時間順序編號。`工作計劃與總結(jié)（03）：按計劃或總結(jié)的時間順序編號。規(guī)章制度（04）：按制度發(fā)布時間順序編號。人事檔案（05）：按員工入職時間順序編號，每位員工的檔案單獨(dú)編號。證照資質(zhì)（06）：按證照資質(zhì)的類別和頒發(fā)時間順序編號。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類（02）藥品采購合同（01）：按合同簽訂時間順序編號。銷售記錄（02）：按銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序編號?？蛻糍Y料（03）：按客戶建立檔案的時間順序編號。市場調(diào)研報告（04）：按報告完成時間順序編號。營銷活動方案（05）：按活動策劃時間順序編號。3.質(zhì)量管理類（03）藥品驗收記錄（01）：按藥品驗收批次順序編號。養(yǎng)護(hù)記錄（02）：按藥品養(yǎng)護(hù)周期順序編號。不良反應(yīng)報告（03）：按報告提交時間順序編號。質(zhì)量管理制度（04）：按制度發(fā)布時間順序編號。質(zhì)量檔案（05）：按藥品品種或供應(yīng)商等分類，每類單獨(dú)編號。4.財務(wù)管理類（04）財務(wù)報表（01）：按報表所屬會計期間順序編號。會計憑證（02）：按月度順序編號，每月從0001開始。審計報告（03）：按審計報告出具時間順序編號。稅務(wù)資料（04）：按稅務(wù)申報或繳納時間順序編號。資金往來記錄（05）：按資金往來業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序編號。5.物流配送類（05）藥品配送訂單（01）：按訂單下達(dá)時間順序編號。運(yùn)輸記錄（02）：按運(yùn)輸批次順序編號。倉儲管理文件（03）：按文件形成時間順序編號。6.信息管理類（06）信息系統(tǒng)操作手冊（01）：按系統(tǒng)模塊或功能分類編號。數(shù)據(jù)備份記錄（02）：按備份時間順序編號。網(wǎng)絡(luò)安全文件（03）：按文件形成時間順序編號。7.教育培訓(xùn)類（07）員工培訓(xùn)計劃（01）：按計劃制定時間順序編號。培訓(xùn)記錄（02）：按培訓(xùn)課程或項目順序編號。考核資料（03）：按考核時間順序編號。培訓(xùn)教材（04）：按教材版本或類別編號。8.固定資產(chǎn)類（08）固定資產(chǎn)購置合同（）：按合同簽訂時間順序編號。清單（02）：按固定資產(chǎn)清查或盤點(diǎn)時間順序編號。折舊記錄（03）：按會計期間順序編號。維修保養(yǎng)文件（04）：按維修保養(yǎng)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序編號。9.企業(yè)文化類（09）企業(yè)宣傳資料（01）：按宣傳資料的類別或版本編號。員工活動記錄（02）：按活動舉辦時間順序編號。榮譽(yù)證書（03）：按證書頒發(fā)時間順序編號。企業(yè)文化建設(shè)方案（04）：按方案制定時間順序編號。10.其他類（10）：按文件形成時間順序編號。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門及門店應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門、本門店在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件材料。收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。2.對于外來文件，如政府部門文件、供應(yīng)商提供的資料、合作伙伴的函件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時移交檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門及門店的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件材料的及時收集和完整。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。3.對電子文檔進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。4.對照片、音像資料等非紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注說明，包括拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并進(jìn)行分類整理存儲。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和編號順序，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對于重要檔案或需長期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份或異地存儲等，確保檔案的安全性和完整性。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。`3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)做好檔案進(jìn)出庫的登記工作，記錄檔案的借閱、歸還等情況。5.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、泄露等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本連鎖藥店員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)藥店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱內(nèi)容涉及商業(yè)秘密、質(zhì)量信息等重要檔案的，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和查閱。（二）查閱程序1.查閱人員憑審批后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，查找并提供相應(yīng)檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，不得損害連鎖藥店的利益和聲譽(yù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息，并做好相關(guān)服務(wù)工作。3.對于涉及商業(yè)秘密、質(zhì)量信息等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價值和現(xiàn)實利用情況，確定保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，可以進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，藥店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.連鎖藥店應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查閱利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，能夠滿足檔案管理工作的需要。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和安全存儲。（二）數(shù)據(jù)安全1