檔案室巡查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本巡查制度。本制度旨在規(guī)范檔案室巡查工作流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理過程中存在的問題，保障公司檔案工作的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及檔案室工作人員。公司所有檔案資料，包括但不限于文件、合同、圖紙、報(bào)表、證照等，均在本巡查制度的監(jiān)管范圍內(nèi)。（三）巡查原則1.定期性原則：按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行巡查，確保檔案管理工作始終處于受控狀態(tài)。2.全面性原則：涵蓋檔案室的各個(gè)方面，包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案實(shí)體、檔案管理制度執(zhí)行情況等。3.準(zhǔn)確性原則：巡查過程中要準(zhǔn)確記錄發(fā)現(xiàn)的問題，確保問題描述真實(shí)、準(zhǔn)確，為后續(xù)整改提供可靠依據(jù)。4.及時(shí)性原則：對(duì)巡查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，避免問題擴(kuò)大化，影響檔案的安全與利用。二、巡查組織與人員職責(zé)（一）巡查組織架構(gòu)成立檔案室巡查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各部門檔案管理員為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排檔案室巡查工作，協(xié)調(diào)解決巡查過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）人員職責(zé)1.組長職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案室巡查工作，對(duì)巡查工作的整體規(guī)劃、資源調(diào)配等重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。定期聽取巡查工作匯報(bào)，對(duì)巡查結(jié)果進(jìn)行審核，提出整改意見和要求。2.副組長職責(zé)協(xié)助組長開展巡查工作，負(fù)責(zé)制定巡查計(jì)劃、組織巡查人員培訓(xùn)等具體工作。對(duì)巡查過程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保巡查工作按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。根據(jù)巡查結(jié)果，組織制定整改措施，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.巡查人員職責(zé)按照巡查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案室進(jìn)行實(shí)地巡查，認(rèn)真記錄巡查情況。及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題，并提出初步的整改建議。配合整改責(zé)任人，對(duì)問題進(jìn)行整改落實(shí)，確保問題得到有效解決。三、巡查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案存儲(chǔ)環(huán)境巡查1.溫濕度控制標(biāo)準(zhǔn)要求：溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。巡查要點(diǎn)：查看溫濕度記錄設(shè)備，檢查溫濕度是否符合標(biāo)準(zhǔn)范圍。若溫濕度超出范圍，需查看空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備是否正常運(yùn)行，記錄超出范圍的時(shí)間和時(shí)長。2.防火安全標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案室應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其性能良好。檔案室嚴(yán)禁煙火，應(yīng)設(shè)置明顯的防火標(biāo)志。巡查要點(diǎn)：檢查消防器材的配備數(shù)量、種類是否符合要求，查看消防器材的有效期、壓力是否正常，檢查防火標(biāo)志是否清晰、醒目。同時(shí)，檢查檔案室是否存在違規(guī)用火、用電現(xiàn)象。3.防水防潮標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案室地面、墻面應(yīng)做好防水防潮處理，檔案架應(yīng)放置在干燥通風(fēng)的位置，避免檔案受潮發(fā)霉。巡查要點(diǎn)：查看檔案室地面、墻面是否有滲漏現(xiàn)象，檔案架是否有受潮變形的情況，檢查檔案是否有發(fā)霉、蟲蛀等問題。4.防蟲防鼠標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案室應(yīng)采取有效的防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥、封堵鼠洞等。巡查要點(diǎn)：檢查防蟲藥的放置情況，查看檔案室是否有鼠洞、鼠跡，檔案是否有被鼠咬的痕跡。（二）檔案實(shí)體巡查1.檔案整理情況標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，類目清晰，編號(hào)規(guī)范，裝訂整齊。巡查要點(diǎn)：檢查檔案的分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否連續(xù)、規(guī)范，裝訂是否牢固、整齊，有無錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象。2.檔案數(shù)量與完整性標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案數(shù)量應(yīng)與檔案目錄一致，確保檔案的完整性，無缺失、損壞現(xiàn)象。巡查要點(diǎn)：核對(duì)檔案數(shù)量與目錄是否相符，抽查部分檔案，檢查是否存在缺頁、破損、字跡模糊等問題。3.檔案標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案應(yīng)標(biāo)注清晰的年度、保管期限、檔號(hào)等標(biāo)識(shí)。巡查要點(diǎn)：檢查檔案的標(biāo)識(shí)是否齊全、清晰，有無標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤或缺失的情況。（三）檔案管理制度執(zhí)行情況巡查1.檔案借閱制度標(biāo)準(zhǔn)要求：借閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱時(shí)間、期限、用途等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案。巡查要點(diǎn)：檢查借閱登記表的填寫是否完整、準(zhǔn)確，查看借閱檔案的歸還情況，是否存在逾期未還或擅自轉(zhuǎn)借的現(xiàn)象。2.檔案歸檔制度標(biāo)準(zhǔn)要求：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案室，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔。巡查要點(diǎn)：查看各部門檔案移交清單及檔案室歸檔記錄，檢查是否存在應(yīng)歸檔未歸檔或歸檔不及時(shí)的情況。3.檔案保密制度標(biāo)準(zhǔn)要求：檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。非檔案室工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。巡查要點(diǎn)：檢查檔案室的門禁制度執(zhí)行情況，查看是否有非授權(quán)人員進(jìn)入檔案室的記錄。詢問檔案室工作人員對(duì)檔案保密制度的了解程度，檢查是否存在檔案泄密事件。四、巡查周期與方式（一）巡查周期1.定期巡查：每月進(jìn)行一次全面巡查，確保對(duì)檔案室的各項(xiàng)情況進(jìn)行及時(shí)監(jiān)控。2.不定期抽查：根據(jù)實(shí)際工作需要，不定期對(duì)檔案室的特定區(qū)域或特定檔案進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問題。（二）巡查方式1.實(shí)地查看：巡查人員直接到檔案室現(xiàn)場，對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案實(shí)體等進(jìn)行實(shí)地檢查。2.查閱記錄：查閱檔案室的溫濕度記錄、檔案借閱登記表、檔案移交清單等相關(guān)記錄，了解檔案管理工作的開展情況。3.人員訪談：與檔案室工作人員、檔案借閱人員等進(jìn)行交流，了解檔案管理制度的執(zhí)行情況及存在的問題。五、巡查問題處理與整改（一）問題記錄巡查人員在巡查過程中發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時(shí)填寫《檔案室巡查問題記錄表》，詳細(xì)記錄問題的發(fā)現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、責(zé)任人等信息。（二）問題分類與評(píng)估1.問題分類輕微問題：對(duì)檔案安全和利用影響較小的問題，如檔案標(biāo)識(shí)不清晰、溫濕度記錄設(shè)備偶爾故障等。一般問題：對(duì)檔案管理工作有一定影響的問題，如檔案整理不規(guī)范、消防器材壓力不足等。嚴(yán)重問題：可能導(dǎo)致檔案丟失、損壞或嚴(yán)重影響公司正常運(yùn)營的問題，如檔案室發(fā)生火災(zāi)、檔案被盜等。2.問題評(píng)估根據(jù)問題的分類，對(duì)問題的嚴(yán)重程度、影響范圍等進(jìn)行評(píng)估，確定整改的優(yōu)先級(jí)。（三）整改措施制定針對(duì)巡查發(fā)現(xiàn)的問題，由檔案室負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員制定整改措施。整改措施應(yīng)明確整改責(zé)任人、整改期限、整改目標(biāo)和具體整改方法。（四）整改實(shí)施與跟蹤1.整改責(zé)任人按照整改措施進(jìn)行整改，確保問題得到有效解決。2.巡查工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期聽取整改匯報(bào)，對(duì)整改不力的責(zé)任人進(jìn)行督促和問責(zé)。（五）整改結(jié)果驗(yàn)收整改完成后，由巡查工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，將整改情況記錄在《檔案室巡查問題整改驗(yàn)收表》中。對(duì)驗(yàn)收不合格的，責(zé)令重新整改，直至達(dá)到要求。六、巡查工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案室巡查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保巡查工作的公正性和有效性。2.設(shè)立意見箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)檔案室巡查工作及檔案管理工作的監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)核實(shí)和處理。（二）考核辦法1.將檔案室巡查工作納入各部門及檔案室工作人員的績效考核體系，對(duì)巡查工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)巡查工作中存在敷衍了事、隱瞞問題等行為的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、崗位調(diào)整等。