檔案業(yè)務(wù)科制度一、總則（一）目的為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案業(yè)務(wù)科及公司各部門涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案業(yè)務(wù)科對公司各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案業(yè)務(wù)科職責(zé)1.制定檔案管理制度：負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：組織開展公司各類檔案的收集、整理工作，對各部門移交的檔案進行審核和分類。3.檔案保管與維護：負(fù)責(zé)公司檔案的保管工作，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失。4.檔案利用與服務(wù)：為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用登記工作。5.檔案信息化建設(shè)：推進公司檔案信息化管理工作，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定組織開展檔案鑒定工作，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對公司各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理知識培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)：各部門應(yīng)指定一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.及時收集歸檔：各部門檔案管理人員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案業(yè)務(wù)科的要求進行整理，并定期移交至檔案業(yè)務(wù)科。3.配合檔案管理工作：積極配合檔案業(yè)務(wù)科開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持，確保檔案管理工作順利進行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、請示與批復(fù)等文件材料。2.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告等文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件材料。5.人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同等文件材料。6.其他類：公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.明確責(zé)任：各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.及時收集：對本部門在各項工作中形成的文件材料，應(yīng)及時進行收集，不得積壓或遺漏。3.規(guī)范格式：收集的文件材料應(yīng)符合國家有關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等特征進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、人力資源類等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況進行細(xì)分。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進行裁剪或粘貼。四、檔案的保管（一）保管場所1.專用庫房：檔案業(yè)務(wù)科應(yīng)設(shè)立專用的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.安全設(shè)施：庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案架：選用符合檔案保管要求的檔案架，檔案架應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息，便于檔案的分類存放和管理。（三）保管期限1.永久保管：對公司具有重要歷史價值、長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，實行定期保管。定期保管期限分為30年、10年。（四）檔案保管要求1.上架存放：檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期檢查：檔案業(yè)務(wù)科應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好情況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.維護修復(fù)：對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案保管：對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全和可用。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部：公司各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位：因法律法規(guī)要求或工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，外部單位可查閱公司相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案業(yè)務(wù)科辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部利用：外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案業(yè)務(wù)科安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用要求1.限定范圍：查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍進行，不得擅自擴大查閱或借閱范圍。2.現(xiàn)場查閱：一般應(yīng)在檔案業(yè)務(wù)科指定的場所進行查閱，如需帶出檔案庫房，應(yīng)經(jīng)檔案業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.嚴(yán)禁涂改：查閱、借閱檔案時，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、加注等。4.按時歸還：借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干。（二）鑒定原則1.全面審查：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等因素。2.準(zhǔn)確判斷：根據(jù)檔案的價值和保管期限，準(zhǔn)確判斷檔案是否失去保存價值。（三）鑒定方法1.直接鑒定：檔案鑒定工作小組對檔案進行逐卷、逐件審查，直接判斷檔案的價值。2.集體討論：對存在爭議的檔案，組織檔案鑒定工作小組進行集體討論，形成鑒定意見。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)鑒定失去保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實施：由檔案業(yè)務(wù)科指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應(yīng)邀請公司紀(jì)檢監(jiān)察部門人員進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.掃描錄入：對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，并按照檔案整理要求進行命名、分類和編號，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)錄入：對檔案目錄等相關(guān)信息進行錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。（三）存儲與備份1.存儲方式：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.備份策略：制定電子檔案備份策略，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檢索與利用1.檢索功能：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備強大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進行快速檢索。2.利用服務(wù)：通過檔案信息管理系統(tǒng)為公司各部門及相關(guān)人員提供電子檔案查閱、借閱等服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的在線利用。（五）安全管理1.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限