檔案借閱制度建設(shè)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的合理需求。二、檔案定義與分類（一）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、公司章程等；行政管理工作中形成的各類文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)文件、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、獎(jiǎng)懲記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售合同檔案、采購(gòu)合同檔案、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料檔案等。5.其他檔案：如公司榮譽(yù)檔案、對(duì)外宣傳資料檔案等。三、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案查詢與提取1.檔案管理人員接到借閱申請(qǐng)后，根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容在檔案管理系統(tǒng)或?qū)嶓w檔案庫(kù)中進(jìn)行查詢，確定檔案的存放位置。2.檔案管理人員按照規(guī)定程序提取檔案，如遇檔案原件已借出或其他特殊情況無(wú)法提供原件時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況提供復(fù)印件或電子副本，并在申請(qǐng)表中注明。（三）借閱登記1.檔案管理人員對(duì)提取的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、檔案名稱及編號(hào)等信息。2.借閱登記采用紙質(zhì)臺(tái)賬和電子記錄相結(jié)合的方式，確保記錄準(zhǔn)確、完整，便于查詢和追溯。（四）檔案交付1.檔案管理人員將登記后的檔案交付給借閱人，并要求借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要檔案或批量檔案的借閱，檔案管理人員可與借閱人一同辦理交接手續(xù)，確保檔案數(shù)量、完整性等無(wú)差錯(cuò)。（五）借閱期限1.借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度設(shè)定，一般情況下，普通檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，重要檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。2.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)原借閱期限。（六）檔案歸還1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。2.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上記錄歸還日期，并將檔案歸還原位。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、借閱權(quán)限與限制（一）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要可按照本制度規(guī)定申請(qǐng)借閱檔案，但僅限于與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要借閱本部門及相關(guān)部門的檔案，涉及跨部門的重要檔案借閱需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司高層管理人員可根據(jù)工作需要借閱公司各類檔案，但應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）限制規(guī)定1.涉及公司核心機(jī)密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)嚴(yán)禁借閱。2.檔案原件原則上不予外借，確因工作需要必須外借的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。3.借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)印、拍照、錄像檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在非公司指定場(chǎng)所查閱檔案。五、檔案查閱要求（一）查閱地點(diǎn)1.一般檔案的查閱應(yīng)在公司檔案閱覽室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件和服務(wù)。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱，如需在檔案閱覽室以外的地點(diǎn)進(jìn)行，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的安全保密措施。（二）查閱方式1.借閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理人員提供的工具，不得自行攜帶可能對(duì)檔案造成損壞的物品進(jìn)入查閱場(chǎng)所。3.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期，并由檔案管理人員進(jìn)行審核和登記。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱內(nèi)容摘要等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計(jì)。六、檔案保管與安全（一）保管責(zé)任1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、霉變、丟失等情況。（二）安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉、電源切斷等。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。（三）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)所保管的檔案信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案借閱、查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，檔案管理人員應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問(wèn)權(quán)限等。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期或不定期對(duì)檔案借閱工作進(jìn)行抽查，檢查檔案借閱申請(qǐng)、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案保管是否安全等情況。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱、逾期不歸還、轉(zhuǎn)借他人、損壞丟失檔案等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.公司將視情節(jié)輕重對(duì)違規(guī)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等相應(yīng)的處罰措施。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）改進(jìn)措施1.根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，及時(shí)總結(jié)檔案借閱制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，分析原因，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果。