檔案人員管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案人員行為，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案借閱人員等。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.安全保密原則：加強檔案安全保密工作，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供支持。二、檔案人員職責（一）檔案管理人員職責1.負責公司檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導和監(jiān)督各部門檔案工作。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢和利用。4.定期對檔案進行檢查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。6.參與公司重大活動、項目的檔案收集和整理工作。7.協(xié)助有關部門和人員查閱、借閱檔案，提供檔案利用服務。8.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。（二）檔案整理人員職責1.按照檔案管理人員的要求，對各類文件材料進行分類、整理。2.對整理好的文件材料進行裝訂、編頁、編目等工作，確保文件材料的整齊規(guī)范。3.協(xié)助檔案管理人員進行檔案的歸檔工作，將整理好的檔案移交至檔案庫房。4.對檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給檔案管理人員。（三）檔案借閱人員職責1.遵守檔案借閱制度，填寫借閱申請表，經(jīng)批準后按規(guī)定借閱檔案。2.愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.按時歸還借閱的檔案，如需延期借閱，應辦理相關手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項業(yè)務活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項目計劃、工作報告、財務報表等。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會議紀要、人事檔案、財務檔案等。4.公司對外宣傳、交流活動中形成的文件材料，如宣傳資料、活動照片、新聞報道等。5.公司重要設備、資產(chǎn)的購置、使用、維護等文件材料。6.其他與公司有關的具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應定期將收集的文件材料移交至檔案管理人員，移交時應填寫文件材料移交清單。（三）檔案整理標準1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案分類方案，對文件材料進行分類整理，同一類別的文件材料應集中在一起。3.對每份文件材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。4.編制文件材料目錄，目錄應包括文件材料的編號、題名、日期、責任者等信息，確保目錄準確、清晰。5.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，保證檔案的質(zhì)量。6.電子文件應按照相關標準進行整理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的有效管理。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，審核無誤后進行歸檔。2.根據(jù)檔案分類方案和編號順序，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。3.建立檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。4.對檔案進行上架排列，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件材料，以及涉及公司重大權益、重大決策等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括公司各項業(yè)務活動中形成的重要文件材料，以及公司內(nèi)部管理中具有一定歷史價值的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的文件材料和在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色、字跡模糊的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.定期對檔案進行盤點，確保檔案的賬實相符。5.加強檔案安全保密工作，檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，無關人員不得進入。檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、利用檔案，檔案管理人員應積極提供服務，確保檔案的及時利用。2.查閱檔案時，查閱人員應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.檔案管理人員應根據(jù)查閱登記表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全。4.借閱檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。5.檔案管理人員應根據(jù)借閱申請表，提供相應的檔案，并在借閱登記表上登記借閱日期、借閱期限、借閱人等信息。（二）檔案借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期借閱，應辦理延期手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（三）檔案借閱歸還1.借閱人員應按時歸還借閱的檔案，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。2.歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。3.借閱人員歸還檔案后，檔案管理人員應在借閱登記表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標1.將公司檔案管理納入信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，減少人工操作，降低檔案管理成本。3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）檔案信息化建設內(nèi)容1.建立檔案數(shù)字化加工平臺，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行檔案管理工作。2.對電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強檔案信息安全管理，設置不同級別的用戶權限，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級工作，確保系統(tǒng)的正常運行。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理人員、業(yè)務部門負責人和公司分管領導組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案的編號、題名、日期、責任者等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同進行銷毀。3.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀工作完成后，檔案管理人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告公司分管領導。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。3.各部門應積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供檔案管理工作情況。（二）考核評價1.建立檔案人員考核評價制