企業(yè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等。（三）定義1.企業(yè)檔案：是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、聲像資料等。2.歸檔：是指將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂，并移交檔案管理部門集中保管的過(guò)程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。3.分類科學(xué)原則：按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)。二、歸檔范圍與要求（一）行政管理類1.公司文件公司制發(fā)的各類文件，包括決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報(bào)告、批示等。公司召開的各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。公司大事記、組織沿革、年鑒等資料。2.行政管理文件公司行政管理制度、規(guī)定、辦法等。公司行政事務(wù)處理文件，如公文處理、印章管理、辦公用品管理、車輛管理、接待管理等方面的文件。公司資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照文件。公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等文件。（二）黨群工作類1.黨組織文件上級(jí)黨組織下發(fā)的文件，包括指示、決定、通知等。公司黨組織制發(fā)的文件，如黨委決議、黨委工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。公司黨組織會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。黨員組織關(guān)系介紹信、黨員檔案等文件。2.工會(huì)工作文件上級(jí)工會(huì)下發(fā)的文件，包括指示、決定、通知等。公司工會(huì)制發(fā)的文件，如工會(huì)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)管理等方面的文件。公司工會(huì)組織的各類活動(dòng)文件，如職工代表大會(huì)文件、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)文件、勞動(dòng)競(jìng)賽文件等。3.共青團(tuán)工作文件上級(jí)共青團(tuán)組織下發(fā)的文件，包括指示、決定、通知等。公司共青團(tuán)組織制發(fā)的文件，如共青團(tuán)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、團(tuán)員管理等方面的文件。公司共青團(tuán)組織開展的各類活動(dòng)文件，如青年志愿者活動(dòng)文件、青年文明號(hào)創(chuàng)建文件等。（三）經(jīng)營(yíng)管理類1.市場(chǎng)調(diào)研與營(yíng)銷策劃文件市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料等。客戶信息資料、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)資料、行業(yè)動(dòng)態(tài)資料等。2.合同與協(xié)議文件公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。合同的審批文件、變更文件、終止文件等。3.財(cái)務(wù)與審計(jì)文件財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿、內(nèi)部審計(jì)制度等文件。稅務(wù)申報(bào)資料、納稅憑證等文件。4.人力資源管理文件員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、保險(xiǎn)等方面的文件。員工勞動(dòng)合同、崗位說(shuō)明書、人事檔案等文件。員工獎(jiǎng)懲文件、離職手續(xù)辦理文件等。5.物資采購(gòu)與管理文件物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。物資庫(kù)存管理文件，如庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告、物資出入庫(kù)記錄等。固定資產(chǎn)管理文件，如固定資產(chǎn)臺(tái)賬、固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表等。（四）生產(chǎn)技術(shù)類1.產(chǎn)品研發(fā)文件產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、研發(fā)項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告等。產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、測(cè)試報(bào)告等。產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析資料等。2.生產(chǎn)工藝文件生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程等文件（與設(shè)備相關(guān)的部分）。生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量控制文件等。3.設(shè)備管理文件設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備檔案、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維修記錄等。設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備故障處理記錄等文件。（五）基本建設(shè)類1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目用地批復(fù)等相關(guān)文件。2.工程設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。工程設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)單位資質(zhì)證書等文件。3.工程施工文件工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃等。工程施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、工程安全記錄等。工程施工過(guò)程中的各類技術(shù)交底文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.工程竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。工程竣工驗(yàn)收備案文件、工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收文件等。（六）其他類1.聲像檔案公司重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等方面的照片、錄像、錄音等資料。公司領(lǐng)導(dǎo)視察、來(lái)訪等活動(dòng)的聲像資料。2.電子檔案公司形成的各類電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料。（七）歸檔要求1.文件材料齊全完整：各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全，能夠全面反映相關(guān)活動(dòng)的全過(guò)程。對(duì)于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并歸檔。2.文件材料真實(shí)準(zhǔn)確：歸檔的文件材料應(yīng)是真實(shí)發(fā)生的，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，不得偽造、篡改。3.文件材料格式規(guī)范：文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如紙張規(guī)格、字體字號(hào)、排版格式等，確保整齊美觀。電子文件應(yīng)采用通用的格式，并確保其可讀性和可編輯性。4.文件材料簽署完備：文件材料上的簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全，符合相關(guān)規(guī)定。5.及時(shí)歸檔：各部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)移交檔案管理部門歸檔，不得積壓。三、歸檔流程（一）收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清理，將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理。（二）整理1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。2.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保文件材料的整齊牢固。4.對(duì)文件材料進(jìn)行編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。（三）移交1.各部門整理好的文件材料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行核對(duì)，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（四）歸檔1.檔案管理部門將核對(duì)無(wú)誤的文件材料按照檔案分類方案進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房或電子檔案系統(tǒng)。2.對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行上架排列，按照檔案編號(hào)順序依次存放，便于查找和利用。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置溫濕度記錄裝置，定期記錄溫濕度情況，確保溫濕度符合檔案保管要求。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）檔案裝具管理1.檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，選用質(zhì)量可靠、規(guī)格統(tǒng)一的檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其牢固、完好。3.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行編號(hào)，便于檔案的存放和查找。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、存儲(chǔ)、檢索、借閱、備份等功能。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照電子檔案的類別和年度進(jìn)行劃分，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的背景信息完整、準(zhǔn)確。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、日期、作者、來(lái)源、格式等信息。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。5.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)電子檔案。對(duì)電子檔案的操作應(yīng)進(jìn)行記錄，包括訪問(wèn)時(shí)間、操作內(nèi)容等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管期限的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管期限的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管期限的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行確定。各部門在整理文件材料時(shí)，應(yīng)初步確定檔案的保管期限，并在檔案移交清單中注明。檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)保管期限進(jìn)行審核，如有異議應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通調(diào)整。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素，確定檔案的存毀。對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限處理；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。3.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案管理部門。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)間較長(zhǎng)或需帶出檔案管理部門的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任等事項(xiàng)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。3.出具證明：公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求出具檔案證明的，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司有關(guān)部門審核同意后，由檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明。出具的檔案證明應(yīng)加蓋公司檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。（三）利用審批1.檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)包括查閱人姓名、所在部門、查閱日期、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表應(yīng)包括借閱人姓名、所在部門、借閱日期、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任等信息。3.檔案查閱和借閱申請(qǐng)表應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，一般由所在部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱和借閱，可能還需公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記簿和檔案借閱登記簿，對(duì)檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案查閱登記簿應(yīng)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等信息。3.檔案借閱登記簿應(yīng)記錄借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期、歸還情況等信息。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門的檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案歸檔制度的有效執(zhí)行。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理工作的合規(guī)性、真實(shí)性和有效性。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案歸檔范圍的執(zhí)行情況，是否存在應(yīng)歸檔未歸檔的文件材料。2.檔案整理質(zhì)量，包括文件材料的齊全完整、分類編號(hào)、裝訂編目等情況。3.檔案移交情況，是否按時(shí)移交檔案，移交清單是否填寫規(guī)范、簽字齊全。4.檔案保管情況，檔案庫(kù)房管理、裝具管理、電子檔案管理等是否符合要求。5.檔案利用情況，檔案查閱、借閱、出具證明等手續(xù)是否齊全，利用登記是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)于