基層檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織基層檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及基層單位形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)基層檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理基層檔案工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，在各基層單位設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理和初步保管工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)各基層單位檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織提供決策支持和服務(wù)。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（三）基層單位兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、分類、裝訂和初步保管工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本單位檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用工作，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案借閱服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本單位檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境安全、整潔。5.積極參加檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案包括公司/組織各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案涵蓋科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.人事檔案包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案涉及會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等檔案資料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、生產(chǎn)銷售檔案等。（二）檔案收集要求1.各部門及基層單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷，編制檔案目錄和索引。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案盒，填寫檔案材料目錄。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和特點(diǎn)進(jìn)行分類，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，標(biāo)注檔案編號(hào)和日期。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。2.庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，配備必要的消防器材和安全監(jiān)控設(shè)備。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。2.對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止檔案受到污染和蟲害。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)嚴(yán)格審批后方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字登記，注明查閱時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借出檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)妥善保管借出的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案，歸還時(shí)應(yīng)保證檔案完好無損。（四）檔案利用的監(jiān)督與管理1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.對(duì)違反檔案查閱和利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入、批量導(dǎo)入和安全存儲(chǔ)，支持多種格式的電子文件上傳。2.檢索查詢功能提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別、保管期限等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.借閱管理功能對(duì)檔案的借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理，記錄借閱歷史信息。4.權(quán)限管理功能根據(jù)用戶角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确矫娴陌踩芾怼?.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全