檔案損壞考核制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效預(yù)防和減少檔案損壞情況的發(fā)生，特制定本考核制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理工作流程，明確各部門及人員在檔案管理中的職責(zé)，對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案損壞的行為進行嚴(yán)肅考核，以保障公司檔案資源的正常利用，維護公司的合法權(quán)益和歷史記錄的真實性。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用等過程中涉及檔案損壞情況的考核。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保考核制度合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，對檔案損壞情況進行客觀評估，考核結(jié)果公正合理，不受任何主觀因素干擾。3.責(zé)任明確原則：明確界定各部門及人員在檔案管理中的責(zé)任，確保檔案損壞事件能夠準(zhǔn)確追溯到責(zé)任人。4.預(yù)防為主原則：強調(diào)預(yù)防檔案損壞的重要性，通過加強管理、培訓(xùn)教育等措施，降低檔案損壞風(fēng)險。二、檔案損壞的定義與分類（一）定義檔案損壞是指由于各種原因?qū)е聶n案的物理形態(tài)受到破壞、內(nèi)容信息丟失或失真，影響檔案的正常使用和保存價值的情況。（二）分類1.實體損壞紙質(zhì)檔案：包括紙張破損、霉變、蟲蛀、火燒、水浸等導(dǎo)致字跡模糊、頁面殘缺不全等情況。電子檔案：存儲介質(zhì)損壞、數(shù)據(jù)丟失、文件格式損壞無法讀取、病毒感染導(dǎo)致文件損壞等。特殊載體檔案：如照片褪色、底片劃傷、錄音錄像帶磁粉脫落、光盤磨損等。2.信息損壞記錄錯誤：檔案內(nèi)容錄入錯誤、數(shù)據(jù)統(tǒng)計失誤、信息與實際情況不符等。篡改偽造：未經(jīng)授權(quán)擅自修改檔案內(nèi)容、偽造檔案資料等。信息泄露：因保管不善或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案中涉及公司機密、個人隱私等信息被泄露。三、檔案損壞責(zé)任認(rèn)定（一）檔案形成部門責(zé)任1.在檔案形成過程中，如因部門工作人員疏忽、操作不當(dāng)、未按規(guī)定流程辦理等原因?qū)е聶n案損壞，由該部門承擔(dān)主要責(zé)任。例如，檔案整理人員未正確分類編號，導(dǎo)致后續(xù)查找困難，進而可能引發(fā)檔案丟失或損壞；文件起草人員字跡潦草、內(nèi)容表述不清，造成歸檔后難以辨認(rèn)或理解，影響檔案質(zhì)量。2.部門對檔案的日常保管負(fù)有直接責(zé)任，應(yīng)確保檔案存放環(huán)境安全、適宜，采取必要的防護措施。若因保管條件不符合要求，如未配備防火、防潮、防蟲設(shè)備，或?qū)n案存放地點管理不善，導(dǎo)致檔案遭受損壞，該部門需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案管理部門責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督和集中保管。若因管理不善，如檔案管理制度不完善、流程執(zhí)行不嚴(yán)格、對檔案管理人員培訓(xùn)不足等，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞情況，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)管理責(zé)任。2.在檔案接收、整理、上架、借閱等環(huán)節(jié)，檔案管理人員如因操作失誤、違規(guī)操作等造成檔案損壞，由檔案管理部門負(fù)責(zé)追究相關(guān)人員責(zé)任，并承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。例如，檔案管理人員在借閱登記時未認(rèn)真核對借閱人身份和借閱手續(xù)，導(dǎo)致檔案丟失或被誤借、誤還；在檔案整理過程中，未按照規(guī)范要求進行裝訂、編目，影響檔案的完整性和可讀性。（三）使用部門責(zé)任1.使用部門在借閱、使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失。如因使用部門人員違規(guī)操作，如在檔案上隨意批注、折疊、抽取其中部分內(nèi)容，導(dǎo)致檔案損壞，使用部門需承擔(dān)直接責(zé)任。2.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完整性。若未按時歸還或歸還時檔案已損壞，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）外部協(xié)作單位責(zé)任1.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部協(xié)作單位，如供應(yīng)商、合作伙伴、服務(wù)機構(gòu)等，在參與涉及公司檔案相關(guān)業(yè)務(wù)活動時，如提供資料、協(xié)助整理檔案等，因自身原因?qū)е聶n案損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.外部協(xié)作單位借閱公司檔案期間，如因保管不當(dāng)造成檔案損壞，需按照本制度規(guī)定進行賠償和考核。（五）不可抗力因素下的責(zé)任認(rèn)定因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等不可抗力因素導(dǎo)致檔案損壞，公司應(yīng)及時采取搶救措施，并根據(jù)實際情況進行評估。如因不可抗力造成的損失較大，且公司已盡到合理的預(yù)防和應(yīng)對措施，可根據(jù)具體情況減輕或免除相關(guān)部門及人員的責(zé)任，但仍需對檔案進行緊急修復(fù)和補救工作，以降低損失影響。四、檔案損壞考核標(biāo)準(zhǔn)（一）輕微損壞1.檔案出現(xiàn)個別頁面輕微破損、字跡模糊但不影響主要內(nèi)容閱讀，或電子檔案出現(xiàn)少量數(shù)據(jù)丟失但可通過技術(shù)手段恢復(fù)，且未對檔案整體使用造成較大阻礙。2.考核標(biāo)準(zhǔn)：對直接責(zé)任人給予警告處分，要求其在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案修復(fù)工作，并提交修復(fù)報告。同時，所在部門負(fù)責(zé)人需對事件進行說明，分析原因并提出改進措施。如因修復(fù)不及時或修復(fù)效果不佳，導(dǎo)致檔案仍存在一定使用問題，對直接責(zé)任人進行績效扣分[X]分，所在部門當(dāng)月績效考核總分扣[X]分。（二）中度損壞1.檔案有較多頁面破損、內(nèi)容缺失，或電子檔案部分關(guān)鍵數(shù)據(jù)丟失且難以恢復(fù)，對檔案的完整性和可用性造成明顯影響。2.考核標(biāo)準(zhǔn)：對直接責(zé)任人給予記過處分，責(zé)令其在限定時間內(nèi)制定詳細(xì)的檔案修復(fù)或補充方案，并組織實施。所在部門需配合檔案管理部門進行調(diào)查，分析損壞原因，形成專項報告。如因責(zé)任人未能有效執(zhí)行修復(fù)方案，或?qū)n案損壞負(fù)有重大責(zé)任，對直接責(zé)任人進行績效扣分[X]分，所在部門當(dāng)月績效考核總分扣[X]分，并視情節(jié)輕重，要求責(zé)任人承擔(dān)部分或全部檔案修復(fù)費用。（三）嚴(yán)重?fù)p壞1.檔案遭受重大破壞，如大面積燒毀、水浸、霉變，或電子檔案系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)全部丟失，導(dǎo)致檔案基本失去使用價值。文件內(nèi)容被篡改偽造，嚴(yán)重影響公司利益或形象。2.考核標(biāo)準(zhǔn)：對直接責(zé)任人給予降職、撤職或辭退等處分，依法追究其法律責(zé)任。所在部門負(fù)責(zé)人需向公司管理層作出深刻檢討，說明管理失職情況。同時，對所在部門進行全公司通報批評，取消該部門當(dāng)年評優(yōu)評先資格。如因檔案損壞給公司造成經(jīng)濟損失，責(zé)任人需承擔(dān)全部賠償責(zé)任，并根據(jù)損失大小，對相關(guān)責(zé)任部門和人員進行進一步的經(jīng)濟考核。五、檔案損壞賠償規(guī)定（一）賠償原則1.誰損壞，誰賠償。明確檔案損壞賠償責(zé)任主體，確保賠償責(zé)任落實到具體責(zé)任人。2.損失多少，賠償多少。根據(jù)檔案損壞造成的實際損失，包括檔案修復(fù)費用、因檔案損壞導(dǎo)致的業(yè)務(wù)延誤損失、數(shù)據(jù)恢復(fù)費用、因信息泄露引發(fā)的法律糾紛賠償?shù)?，要求?zé)任人進行足額賠償。3.及時賠償原則。檔案損壞事件發(fā)生后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)確定賠償責(zé)任和賠償金額，并要求責(zé)任人及時履行賠償義務(wù)。（二）賠償方式1.現(xiàn)金賠償：責(zé)任人以現(xiàn)金形式支付檔案損壞造成的全部或部分損失賠償費用。2.實物賠償：如無法以現(xiàn)金賠償，經(jīng)公司同意，責(zé)任人可提供與受損檔案價值相當(dāng)?shù)膶嵨镞M行賠償，如提供相同或更高質(zhì)量的檔案資料、設(shè)備等。3.其他方式：根據(jù)實際情況，經(jīng)雙方協(xié)商一致，責(zé)任人也可采取其他合理的賠償方式，如提供專業(yè)服務(wù)、協(xié)助公司完成特定工作任務(wù)等，以抵償檔案損壞造成的損失。（三）賠償程序1.檔案管理部門在發(fā)現(xiàn)檔案損壞后，應(yīng)立即進行詳細(xì)調(diào)查，確定損壞原因、責(zé)任人及損失情況，并形成書面報告。2.將報告提交公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，向責(zé)任人發(fā)出賠償通知，明確賠償金額、賠償方式和賠償期限。3.責(zé)任人在接到賠償通知后，應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)按照要求完成賠償。如對賠償金額或賠償方式有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴，公司將進行復(fù)查和協(xié)商處理。4.賠償款項到賬后，檔案管理部門應(yīng)進行登記，并將相關(guān)情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中。六、檔案損壞預(yù)防措施（一）加強檔案安全教育培訓(xùn)1.定期組織公司全體員工參加檔案安全知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案保管知識、檔案操作規(guī)范、信息安全保密等方面，提高員工對檔案重要性的認(rèn)識和保護檔案的意識。2.根據(jù)不同崗位需求，開展針對性的檔案管理技能培訓(xùn)，如檔案整理、編目、數(shù)字化處理、借閱登記等，確保員工熟悉檔案管理流程和操作方法，減少因操作失誤導(dǎo)致的檔案損壞風(fēng)險。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式，提高培訓(xùn)效果。同時，鼓勵員工自主學(xué)習(xí)檔案管理知識，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平。（二）完善檔案保管條件1.按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和公司實際需求，配備專門的檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等，定期對庫房環(huán)境進行檢查和維護，保證檔案存放環(huán)境符合要求。2.對于電子檔案，建立安全可靠的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，采用冗余備份、異地存儲等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，安裝先進的殺毒軟件、防火墻等安全防護軟件，定期進行系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案的安全性和完整性。3.根據(jù)檔案載體類型和保管要求，合理配置檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤存儲架等，確保檔案存放整齊有序，便于查找和管理。（三）規(guī)范檔案管理流程1.制定詳細(xì)、科學(xué)的檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、銷毀等工作流程，并嚴(yán)格執(zhí)行。明確各環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人，確保檔案管理工作有序進行。例如，在檔案收集環(huán)節(jié)，要求各部門及時將形成的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)；在檔案整理環(huán)節(jié)，按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進行整理編目，保證檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性；在檔案借閱環(huán)節(jié)，嚴(yán)格履行借閱審批手續(xù)，對借閱期限、歸還方式等進行明確規(guī)定。2.加強檔案管理過程中的監(jiān)督檢查力度，檔案管理部門定期對各部門檔案管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范行為。對于發(fā)現(xiàn)的問題，建立問題臺賬，跟蹤整改情況，確保檔案管理工作始終符合規(guī)定要求。（四）強化檔案信息化建設(shè)1.推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。通過數(shù)字化手段，減少檔案原件的使用頻率，并便于對檔案進行備份和存儲，降低實體檔案損壞風(fēng)險。2.利用信息化管理系統(tǒng)，對檔案的全生命周期進行管理，記錄檔案的形成、流轉(zhuǎn)、利用、銷毀等各個環(huán)節(jié)的信息，實現(xiàn)檔案管理的自動化和智能化。通過系統(tǒng)預(yù)警功能，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的異常情況，如檔案逾期未歸還、檔案保管期限臨近等，提前采取措施進行處理，預(yù)防檔案損壞事件的發(fā)生。七、檔案損壞事件處理流程（一）發(fā)現(xiàn)與報告1.檔案管理人員在日常工作中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞跡象或接到檔案損壞報告后，應(yīng)立即進行現(xiàn)場查看，并初步判斷損壞程度和原因。2.對于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞情況，檔案管理人員應(yīng)及時填寫《檔案損壞情況報告表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、損壞部位、損壞程度、發(fā)現(xiàn)時間、可能原因等信息，并迅速向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報告。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)在[X]小時內(nèi)組織人員對檔案損壞情況進行進一步核實和調(diào)查，如涉及其他部門，應(yīng)及時通知相關(guān)部門協(xié)同處理。（二）調(diào)查與分析1.成立檔案損壞事件調(diào)查小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及技術(shù)專家等人員組成。調(diào)查小組負(fù)責(zé)對檔案損壞事件進行全面深入的調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)和資料，包括檔案原件、借閱記錄、操作流程文件、環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)等。2.通過查閱資料、詢問當(dāng)事人、現(xiàn)場勘查、技術(shù)鑒定等方式，分析檔案損壞的原因，確定責(zé)任主體。對于因技術(shù)問題導(dǎo)致電子檔案損壞的情況，邀請專業(yè)技術(shù)人員進行數(shù)據(jù)恢復(fù)和故障分析，找出問題根源。3.在調(diào)查過程中，應(yīng)形成詳細(xì)的調(diào)查記錄，包括調(diào)查時間、地點、參與人員、調(diào)查過程、分析結(jié)果等內(nèi)容，并由調(diào)查人員簽字確認(rèn)。調(diào)查記錄作為檔案損壞事件處理的重要依據(jù)。（三）處理與整改1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，按照本制度規(guī)定的考核標(biāo)準(zhǔn)和賠償規(guī)定，對檔案損壞事件的責(zé)任部門和責(zé)任人進行處理。下達處理決定后，及時將處理結(jié)果通知相關(guān)部門和人員，并要求責(zé)任人在規(guī)定時間內(nèi)完成整改措施。2.責(zé)任部門針對檔案損壞事件進行原因分析，制定切實可行的整改方案，明確整改目標(biāo)、措施、責(zé)任人及整改期限。整改方案經(jīng)檔案管理部門審核通過后實施，并定期向檔案管理部門匯報整改進展情況。3.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改措施有效落實。如整改后仍存在問題或再次發(fā)生檔案損壞事件，將對責(zé)任部門和責(zé)任人進行更嚴(yán)厲的考核處理。（四）總結(jié)與歸檔1.檔案損壞事件處理完畢后，檔案管理部門應(yīng)組織召開總結(jié)會議，對事件進行全面總結(jié)分析，評估處理結(jié)果和整改效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進建議和措施。2.將檔案損壞事件的相關(guān)資料，包括調(diào)查記錄、處理決定、整改方案、整改報告等進行整理歸檔，作為公司檔案