高校檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案管理，確保檔案信息的安全與完整，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。本制度旨在明確高校檔案銷毀的原則、范圍、程序等，保障檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，防止重要檔案信息的不當(dāng)流失或泄露。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案資料的銷毀管理。包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法等，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案銷毀應(yīng)基于檔案的真實(shí)狀況和實(shí)際需求，不得隨意銷毀尚有保存價值的檔案。在鑒定檔案價值時，應(yīng)依據(jù)科學(xué)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。3.安全性原則：銷毀過程中要確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露、丟失或被非法利用。采取必要的安全措施，如專人負(fù)責(zé)、專用場地、保密處理等，保障銷毀工作的順利進(jìn)行。4.程序性原則：檔案銷毀必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行，包括檔案清查、鑒定、審批、銷毀實(shí)施等環(huán)節(jié)，確保每個環(huán)節(jié)都有明確的操作要求和記錄，做到程序嚴(yán)謹(jǐn)、手續(xù)完備。二、檔案清查（一）清查周期學(xué)校應(yīng)定期組織檔案清查工作，原則上每[X]年進(jìn)行一次全面清查，以掌握檔案的實(shí)際狀況，為后續(xù)的銷毀工作提供準(zhǔn)確依據(jù)。（二）清查內(nèi)容1.檔案數(shù)量：核對各類檔案的數(shù)量，確保賬實(shí)相符。對檔案的實(shí)體數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，包括檔案盒（袋）數(shù)量、文件頁數(shù)等，記錄實(shí)際數(shù)量與檔案目錄登記數(shù)量的差異情況。2.檔案質(zhì)量：檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。查看檔案是否存在破損、褪色、字跡模糊等問題，文件內(nèi)容是否完整，是否存在缺頁、漏項(xiàng)等情況，檔案分類是否合理，編號是否連續(xù)等。3.檔案保管狀況：評估檔案的保管環(huán)境是否適宜，如溫度、濕度、防蟲、防火、防盜等條件是否符合要求。檢查檔案存儲設(shè)備是否完好，有無損壞、老化等現(xiàn)象，確保檔案處于安全的保管狀態(tài)。（三）清查組織1.成立檔案清查工作小組，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各學(xué)院、部門的檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員。2.明確各成員的職責(zé)分工，檔案管理部門負(fù)責(zé)制定清查方案、組織實(shí)施清查工作、匯總清查結(jié)果等；各學(xué)院、部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位檔案的自查工作，并配合檔案管理部門進(jìn)行交叉檢查；相關(guān)專業(yè)人員負(fù)責(zé)對專業(yè)性較強(qiáng)的檔案進(jìn)行鑒定和指導(dǎo)。（四）清查記錄1.清查工作結(jié)束后，應(yīng)形成詳細(xì)的清查記錄。記錄內(nèi)容包括清查時間、范圍、參加人員、清查情況（如檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等）及發(fā)現(xiàn)的問題等。2.清查記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)記錄由檔案清查工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔，電子記錄應(yīng)備份保存，以便日后查閱和追溯。三、檔案鑒定（一）鑒定組織1.設(shè)立檔案鑒定工作委員會，成員由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理專家、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。委員會主任由學(xué)校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。2.檔案鑒定工作委員會負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)法律法規(guī)：根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，確定檔案的保存期限和銷毀范圍。對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得隨意銷毀。2.參考檔案價值：綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和學(xué)術(shù)研究價值。具有重要?dú)v史意義、反映學(xué)校發(fā)展歷程、對教學(xué)科研有重要參考作用的檔案應(yīng)長期保存；對于已失去現(xiàn)實(shí)利用價值、重復(fù)或無保存必要的檔案，可以考慮銷毀。3.結(jié)合學(xué)校實(shí)際：結(jié)合本校的教學(xué)、科研、管理等工作實(shí)際，確定檔案的保存期限。例如，教學(xué)計劃、課程大綱等檔案應(yīng)保存至課程結(jié)束后[X]年；科研項(xiàng)目檔案應(yīng)保存至項(xiàng)目結(jié)題后[X]年等。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門根據(jù)清查結(jié)果，對擬銷毀的檔案進(jìn)行初步篩選，剔除明顯具有保存價值的檔案。將初步篩選出的檔案清單提交給檔案鑒定工作委員會。2.委員會鑒定：檔案鑒定工作委員會組織成員對提交的檔案清單進(jìn)行逐一鑒定。鑒定過程中，可采用查閱檔案內(nèi)容、聽取相關(guān)部門意見、咨詢專家等方式，綜合判斷檔案的價值。對于存在爭議的檔案，應(yīng)進(jìn)行深入討論和研究，必要時可邀請外部專家進(jìn)行評估。3.結(jié)果公示：檔案鑒定工作委員會將鑒定結(jié)果在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，任何單位和個人如有異議，可向檔案鑒定工作委員會提出書面意見，委員會應(yīng)進(jìn)行復(fù)核和解釋。4.結(jié)果確定：公示期滿無異議后，檔案鑒定工作委員會最終確定檔案銷毀清單，并報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。四、檔案審批（一）審批流程1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定工作委員會確定后，由檔案管理部門填寫《高校檔案銷毀審批表》，詳細(xì)注明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《高校檔案銷毀審批表》依次提交學(xué)院、部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)檔案銷毀的必要性和準(zhǔn)確性。3.學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案銷毀清單進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查審批表內(nèi)容，對銷毀工作的合法性、合理性進(jìn)行把關(guān)，簽署審批意見。如同意銷毀，應(yīng)明確批準(zhǔn)時間；如不同意，應(yīng)說明理由并提出修改意見。（二）審批記錄1.建立檔案銷毀審批記錄檔案，將《高校檔案銷毀審批表》及相關(guān)審批意見進(jìn)行存檔。審批記錄應(yīng)包括審批時間、審批人、審批意見等信息，以便日后查閱和追溯檔案銷毀審批過程。2.審批記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與對應(yīng)檔案的保管期限相同。在保管期限屆滿后，按照檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀處理。五、檔案銷毀實(shí)施（一）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。粉碎后的紙張應(yīng)達(dá)到無法恢復(fù)信息的程度，焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保焚燒徹底，不產(chǎn)生二次污染。2.電子檔案銷毀：電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理損壞存儲介質(zhì)等方式進(jìn)行銷毀。數(shù)據(jù)擦除應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件，確保數(shù)據(jù)無法被恢復(fù)；格式化應(yīng)按照存儲設(shè)備的技術(shù)要求進(jìn)行操作，多次覆蓋數(shù)據(jù)；對于存儲介質(zhì)，可采用粉碎、消磁等方式進(jìn)行物理損壞，防止數(shù)據(jù)泄露。3.聲像檔案銷毀：聲像檔案如錄音帶、錄像帶、光盤等，可根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和保密性，選擇合適的銷毀方式。對于重要的聲像檔案，應(yīng)先進(jìn)行備份，然后采用消磁、粉碎等方式銷毀原始檔案；對于一般性的聲像檔案，可直接進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案銷毀場所，銷毀場所應(yīng)具備安全保密、防火、防盜、防潮等條件。場所應(yīng)遠(yuǎn)離人員密集區(qū)域，設(shè)置明顯的警示標(biāo)識，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.銷毀場所應(yīng)配備必要的銷毀設(shè)備，如粉碎機(jī)、焚燒爐、消磁設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）銷毀人員1.檔案銷毀工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，銷毀人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審查和培訓(xùn)，具備保密意識和專業(yè)技能。銷毀人員應(yīng)熟悉檔案銷毀流程和相關(guān)規(guī)定，掌握銷毀設(shè)備的操作方法，確保銷毀工作安全、規(guī)范進(jìn)行。2.每次銷毀工作應(yīng)安排至少[X]名銷毀人員，實(shí)行雙人監(jiān)督制度。兩名銷毀人員應(yīng)相互監(jiān)督，共同完成檔案銷毀任務(wù)，確保銷毀過程的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（四）銷毀過程記錄1.在檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行全程記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀檔案的類別和數(shù)量、銷毀方式、銷毀人員等信息。記錄可采用文字記錄、照片、視頻等形式，確保記錄真實(shí)、完整。2.銷毀記錄應(yīng)由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)，并存檔保存。保存期限與對應(yīng)檔案的保管期限相同。在保管期限屆滿后，按照檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案銷毀工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督。定期檢查檔案銷毀制度的執(zhí)行情況，包括檔案清查、鑒定、審批、銷毀實(shí)施等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范，記錄是否完整等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，確保檔案銷毀工作符合制度要求。如發(fā)現(xiàn)違反檔案銷毀制度的行為，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督部門的工作，如實(shí)提供檔案銷毀工作的相關(guān)資料和情況，接受監(jiān)督部門的指導(dǎo)和意見。2.根據(jù)外部監(jiān)督部門提出的問題和建議，及時改進(jìn)檔案銷毀工作，不斷完善檔案管理制度。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由學(xué)校檔案