PAGE幼兒園檔案室使用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案室的管理，確保檔案資料的安全、完整和有效利用，為幼兒園的教育教學(xué)、管理決策等提供有力支持，特制定本使用制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園全體教職工及因工作需要查閱、借閱檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案資料的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱、借閱效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和編號(hào)。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。4.按照規(guī)定的程序和要求，為查閱、借閱檔案的人員提供服務(wù)，做好登記和記錄工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。（二）各部門(mén)檔案兼職管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和初步分類(lèi)工作，定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和支持。3.對(duì)本部門(mén)形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案資料符合歸檔要求。（三）檔案查閱、借閱審批人員職責(zé)1.根據(jù)工作需要，對(duì)檔案查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，明確查閱、借閱的范圍、期限和用途。2.對(duì)檔案查閱、借閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和合理使用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、指示等。2.幼兒園制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)活動(dòng)資料，包括教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績(jī)冊(cè)等。4.師資隊(duì)伍建設(shè)資料，如教師培訓(xùn)記錄、教師考核材料、教師獲獎(jiǎng)證書(shū)等。5.幼兒管理資料，如幼兒學(xué)籍檔案、健康檔案、獎(jiǎng)懲記錄等。6.后勤管理資料，包括物資采購(gòu)記錄、設(shè)備維修記錄、安全檢查記錄等。7.幼兒園開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)資料，如活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。8.其他具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，確定分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單，注明檔案的名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、美觀，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的房間作為庫(kù)房，配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架、檔案柜，按照檔案的分類(lèi)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保密管理1.檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息安全。五、檔案的查閱（一）查閱范圍1.因工作需要，幼兒園教職工可以查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.因教學(xué)研究、項(xiàng)目申報(bào)等需要，經(jīng)審批后可以查閱相關(guān)檔案資料。3.因?qū)徲?jì)、檢查等工作需要，相關(guān)部門(mén)可以查閱幼兒園的檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案名稱(chēng)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并進(jìn)行登記。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱時(shí)間，按時(shí)歸還檔案資料。如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱人員查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料整理好，交還給檔案室管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案便函格式（一）便函用途用于在檔案管理過(guò)程中，傳達(dá)重要事項(xiàng)、通知相關(guān)人員、說(shuō)明情況等。（二）格式要求1.便函應(yīng)使用A4紙打印，標(biāo)題居中，字體為宋體二號(hào)加粗。2.正文內(nèi)容字體為宋體四號(hào)，行距為1.5倍行距。3.便函的結(jié)尾應(yīng)注明發(fā)函單位名稱(chēng)、日期，并加蓋單位公章。（三）內(nèi)容規(guī)范1.便函應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的表述。2.便函的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過(guò)核實(shí)。3.便函應(yīng)明確收件人、發(fā)函目的、具體事項(xiàng)等信息，確保對(duì)方能夠清楚了解便函的意圖。七、檔案的借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，幼兒園教職工可以借閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.因特殊原因，經(jīng)審批后可以借閱其他部門(mén)或幼兒園整體的檔案資料。（二）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案名稱(chēng)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，借閱人員持申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案室管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱時(shí)間，按時(shí)歸還檔案資料。如逾期未還，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合幼兒園的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法與標(biāo)準(zhǔn)參考1.鑒定方法：采用直接鑒定法，逐件審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)參考：反映幼兒園主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)幼兒園工作、教學(xué)、科研等有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存。在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，可定期保存，一般為10年至30年。已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序及相關(guān)要求1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、所屬年度、銷(xiāo)毀原因等信息。2.將《檔案銷(xiāo)毀審批表》提交幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷(xiāo)毀審批表》、《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》等相關(guān)資料應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為幼兒園的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案的采集與錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰、完整。2.按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和標(biāo)注，建立準(zhǔn)確的索引目錄。3.將數(shù)字化檔案錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）信息化系統(tǒng)的使用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案的錄入、檢索、借閱等操作。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.做好數(shù)字化檔案的備份工作，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）信息安全保障1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)的權(quán)限管理，防