PAGE衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生執(zhí)法工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織衛(wèi)生執(zhí)法過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生執(zhí)法工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理執(zhí)法過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理，保證檔案的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查檔案管理工作；集中統(tǒng)一管理各類衛(wèi)生執(zhí)法檔案，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.執(zhí)法部門負(fù)責(zé)本部門執(zhí)法檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整，并及時移交檔案管理部門。3.檔案管理人員具體承擔(dān)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管、借閱登記等；負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生行政許可檔案：包括申請書、申請材料、受理通知書、審查意見、許可證發(fā)放記錄等。2.行政處罰檔案：包括立案審批表、調(diào)查取證材料、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。3.行政強(qiáng)制檔案：包括查封（扣押）決定書、查封（扣押）物品清單、解除查封（扣押）決定書等。4.日常監(jiān)督檢查檔案：包括監(jiān)督檢查計劃、現(xiàn)場檢查筆錄、監(jiān)督意見書等。5.專項整治檔案：包括專項整治方案、檢查記錄、總結(jié)報告等。6.投訴舉報處理檔案：包括投訴舉報登記表、調(diào)查處理情況記錄、反饋意見等。7.其他與衛(wèi)生執(zhí)法相關(guān)的文件、資料，如會議記錄、培訓(xùn)資料、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.執(zhí)法人員應(yīng)在執(zhí)法工作結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和存儲，確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。一般可分為許可類、處罰類、強(qiáng)制類、監(jiān)督檢查類、專項整治類、投訴舉報類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號等進(jìn)行編制。3.編目：對整理好的檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并填寫檔案目錄。4.裝訂：將相關(guān)檔案資料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。三、檔案的保管（一）保管場所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。具體保管期限如下：1.永久保管衛(wèi)生行政許可中涉及重大公共利益、可能對社會產(chǎn)生長期影響的許可檔案。行政處罰中涉及重大違法案件、對行業(yè)有警示作用的處罰檔案。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案。其他具有重要保存價值的檔案。2.長期保管一般的衛(wèi)生行政許可檔案。普通的行政處罰檔案。日常監(jiān)督檢查中形成的重要檔案。專項整治、投訴舉報處理等工作中具有一定參考價值的檔案。3.短期保管臨時性的衛(wèi)生執(zhí)法工作檔案。一般性的文件、資料等。（三）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.按照檔案保管期限，定期對到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對失去保存價值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。4.建立檔案管理系統(tǒng)，對檔案的基本信息、保管情況等進(jìn)行電子化管理，方便查詢和利用。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部的執(zhí)法人員、管理人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、其他相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政復(fù)議機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)可以查閱檔案的單位或個人。（二）利用程序1.申請：查閱檔案的單位或個人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章或個人簽字。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱：查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.登記：檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還日期等。（三）借閱與歸還1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照利用程序辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。五、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確定專人負(fù)責(zé)保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、利用過程中，應(yīng)對查閱人員進(jìn)行保密教育，防止檔案信息的不當(dāng)傳播。3.對檔案庫房、檔案管理系統(tǒng)等應(yīng)采取必要的安全保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)限制無關(guān)人員進(jìn)入，對系統(tǒng)進(jìn)行加密處理等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行定期監(jiān)測和調(diào)控，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件制定應(yīng)對措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。六、檔案管理人員的職責(zé)與培訓(xùn)（一）職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.做好檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)工作，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案的收