PAGE律師業(yè)務(wù)檔案歸檔制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范律師業(yè)務(wù)檔案的歸檔工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、使用和管理，為律師業(yè)務(wù)開展、質(zhì)量監(jiān)督、案件研究以及應(yīng)對法律事務(wù)提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體律師及輔助人員在承辦各類法律業(yè)務(wù)過程中形成的檔案材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則律師業(yè)務(wù)檔案由本所檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀或據(jù)為己有。2.真實完整原則歸檔的檔案材料應(yīng)真實反映律師業(yè)務(wù)活動的全過程，確保內(nèi)容完整，不得遺漏重要信息。3.分類科學(xué)原則按照律師業(yè)務(wù)的類別、性質(zhì)和特點，進行科學(xué)合理的分類，便于查找和利用。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護當(dāng)事人的合法權(quán)益。二、歸檔范圍（一）訴訟業(yè)務(wù)檔案1.案件受理階段當(dāng)事人委托代理合同、授權(quán)委托書。收費憑證及相關(guān)審批文件。案件受理登記表。當(dāng)事人身份證明材料（自然人身份證、法人營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證等）。案件來源材料（如當(dāng)事人來信、來訪記錄，有關(guān)部門移送的材料等）。2.案件辦理階段與案件相關(guān)的各類法律文書，包括起訴狀、答辯狀、上訴狀、申訴狀、申請書、代理詞、辯護詞等。調(diào)查取證材料，如證人證言、書證、物證、視聽資料、鑒定結(jié)論、勘驗筆錄等。庭審記錄、質(zhì)證意見、庭審提綱等庭審相關(guān)材料。與對方當(dāng)事人、第三人、證人、鑒定人等的往來函件、談話記錄。案件討論記錄，包括集體討論案件的時間、地點、參加人員、討論內(nèi)容及結(jié)論等。案件進展情況報告、階段小結(jié)等內(nèi)部工作記錄。與承辦案件有關(guān)的其他材料（如翻譯文件、專家論證意見等）。3.案件終結(jié)階段裁判文書（判決書、裁定書、調(diào)解書等）。案件結(jié)案報告及審批表。送達回證。案件執(zhí)行情況材料（如執(zhí)行申請書、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行裁定書等）。案件歸檔交接清單。（二）非訴訟業(yè)務(wù)檔案1.法律顧問業(yè)務(wù)檔案法律顧問合同及相關(guān)協(xié)議。顧問單位基本情況介紹，包括營業(yè)執(zhí)照、章程、組織機構(gòu)代碼證等。為顧問單位提供法律服務(wù)的工作記錄，如法律意見書、律師函、審查修改的合同及其他法律文件、參加會議記錄等。顧問單位重大事項法律審查材料，如重大決策、投資項目、并購重組等相關(guān)法律文件及審查意見。顧問單位涉法事件處理材料，包括處理過程中的各類法律文書、溝通記錄等。年度或?qū)ｍ椃深檰柟ぷ骺偨Y(jié)。2.公司上市、并購重組等專項非訴訟業(yè)務(wù)檔案項目委托合同及相關(guān)協(xié)議。項目組工作方案、計劃及分工安排。盡職調(diào)查材料，如目標(biāo)公司的財務(wù)狀況、資產(chǎn)情況、業(yè)務(wù)運營、股權(quán)結(jié)構(gòu)等方面的調(diào)查資料。法律文件審查、起草、修改記錄，包括公司章程、招股說明書、重組協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。與相關(guān)部門、機構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)記錄，如與證券監(jiān)管部門、交易所、會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)等的往來函件、會議紀要等。項目進展報告、階段成果匯報等內(nèi)部工作記錄。項目終結(jié)報告及相關(guān)審批文件。3.其他非訴訟業(yè)務(wù)檔案參照上述法律顧問業(yè)務(wù)檔案和專項非訴訟業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍，根據(jù)具體業(yè)務(wù)特點進行歸檔。（三）其他業(yè)務(wù)檔案1.律師參與調(diào)解、仲裁業(yè)務(wù)檔案調(diào)解、仲裁委托代理合同及授權(quán)委托書。調(diào)解、仲裁申請書、答辯書等法律文書。證據(jù)材料、質(zhì)證意見。調(diào)解、仲裁過程中的會議記錄、和解協(xié)議、裁決書等。2.律師見證業(yè)務(wù)檔案見證委托合同。當(dāng)事人身份證明材料及相關(guān)文件。見證事項的相關(guān)材料，如合同文本、決議文件等。律師見證工作記錄，包括見證過程、見證意見等。3.法律咨詢業(yè)務(wù)檔案咨詢服務(wù)合同（如有）。咨詢問題記錄及相關(guān)材料。律師提供的咨詢意見及答復(fù)記錄。三、歸檔要求（一）材料齊全完整歸檔的檔案材料應(yīng)齊全無缺漏，能夠全面反映律師業(yè)務(wù)活動的全貌。對于重要材料的缺失，應(yīng)及時補充或說明原因。（二）材料真實有效檔案材料必須是真實發(fā)生的，相關(guān)法律文書、證據(jù)材料等應(yīng)具有法律效力，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。（三）材料整理規(guī)范1.紙張要求一般應(yīng)使用A4規(guī)格紙張。對于小于A4的紙張，應(yīng)粘貼在A4紙上，并在粘貼處加蓋騎縫章。紙張應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書寫清晰，易于長期保存。2.書寫要求檔案材料應(yīng)使用藍黑墨水、碳素墨水或黑色中性筆書寫，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。字跡應(yīng)工整、清晰，不得潦草、模糊。3.裝訂要求檔案材料應(yīng)按照一定順序排列，左側(cè)裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊美觀，不得壓字、掉頁。對于紙張較多的材料，可采用三孔一線或膠裝方式裝訂。（四）材料分類準確按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和分類方法，對檔案材料進行準確分類，不得混淆類別。（五）材料標(biāo)識清晰每份檔案材料應(yīng)編有頁碼，并在首頁右上角加蓋檔案章，注明檔案類別、年度、案號、順序號等信息。四、歸檔流程（一）案件承辦人整理案件承辦人在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，應(yīng)及時對承辦案件過程中形成的各類材料進行收集、整理，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。（二）部門負責(zé)人審核部門負責(zé)人對承辦人提交的檔案材料進行審核，重點檢查材料的完整性、準確性、規(guī)范性以及分類是否正確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求承辦人補充或更正。審核通過后，在檔案目錄上簽字確認。（三）檔案管理部門接收檔案管理部門收到經(jīng)部門負責(zé)人審核后的檔案材料后，進行再次核對。核對無誤后，辦理檔案交接手續(xù)，將檔案材料正式歸入檔案庫。（四）檔案入庫保管檔案管理部門按照檔案類別、年度、案號等順序，將檔案材料上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。同時，建立檔案電子目錄，對檔案的基本信息進行電子化管理，提高檔案檢索效率。五、檔案保管（一）保管期限劃分律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案具有重大歷史意義和法律價值的案件檔案。涉及本所重大權(quán)益、聲譽及對行業(yè)有重大影響的案件檔案。上級主管部門交辦的重要案件檔案。2.長期保管的檔案一般訴訟案件檔案，保管期限為[X]年。重要非訴訟業(yè)務(wù)檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案簡單訴訟案件檔案，保管期限為[X]年。一般性法律咨詢業(yè)務(wù)檔案及其他臨時性業(yè)務(wù)檔案，保管期限為[X]年。（二）保管條件要求1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案安全。庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。2.檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放穩(wěn)固、整齊。定期對檔案裝具進行檢查、維護，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或更換。（三）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱本所律師及輔助人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.外部查閱司法機關(guān)、行政機關(guān)、仲裁機構(gòu)等因工作需要查閱本所檔案的，應(yīng)出具正式查閱函，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)接待，提供必要的協(xié)助。查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱本所律師及輔助人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核、檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，按期歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。2.外部借閱原則上不對外借閱檔案。特殊情況下，確需外部單位借閱檔案的，應(yīng)由借閱單位提交書面申請，說明借閱理由、范圍、期限等，經(jīng)本所主任批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可借閱。借閱期限嚴格按照申請期限執(zhí)行，期滿后應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對外部借閱情況進行跟蹤記錄，確保檔案按時、完整歸還。七、檔案保密（一）保密措施1.人員管理加強對檔案管理人員及接觸檔案的工作人員的保密教育，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。對涉及檔案管理工作的人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.環(huán)境管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。在檔案整理、查閱、借閱等場所，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.技術(shù)管理對檔案電子信息進行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，防止信息被非法獲取。定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新安全防護軟件，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。（二）保密責(zé)任追究對違反檔案保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露的單位和個人，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。情節(jié)嚴重的，將追究法律責(zé)任。因工作失誤導(dǎo)致檔案保密措施不當(dāng)，但未造成檔案信息泄露的，將對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育，并責(zé)令其采取措施加以整改。八、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保管期限屆滿，且確無繼續(xù)保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。對于涉及未結(jié)案件、重要權(quán)益糾紛或可能存在法律風(fēng)險的檔案，應(yīng)在相關(guān)案件終結(jié)或風(fēng)險消除后，再行確定是否銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定申報檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀鑒定申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、年度、案號、數(shù)量、保管期限等信息，并附銷毀理由。2.鑒定審核由本所檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行鑒定審核。鑒定小組由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、資深律師等組成。審核通過后，在《檔案銷毀鑒定申請表》上簽字確認。3.銷毀實施經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等確保檔案信息無