PAGE公司檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.公司檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的全過程管理。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導監(jiān)督。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案管理信息化建設，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和資源共享。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準確和安全。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司綜合管理部門移交應歸檔的檔案。4.積極配合公司綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項業(yè)務活動中形成的文件，包括合同協(xié)議、項目文件、業(yè)務報表、財務憑證等。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等。4.公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關材料。5.公司各類證照、資質(zhì)證書、榮譽證書等。6.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設備采購合同、設備清單、設備維護記錄等。7.公司工程建設檔案，包括項目立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。8.公司對外宣傳資料、廣告策劃、活動照片、音像資料等。9.其他具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.對于重要文件和資料，應實行“一事一檔”原則，確保檔案內(nèi)容的關聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.檔案收集責任人應定期對收集的檔案進行整理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時補充和糾正。4.公司員工在工作中形成的屬于歸檔范圍的文件和資料，應及時交本部門檔案管理人員統(tǒng)一保管，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的種類、年度、保管期限等進行分類整理，并編制相應的目錄。3.檔案整理應做到分類科學、編號規(guī)范、排列有序、裝訂整齊，確保檔案的美觀和整潔。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、固定資產(chǎn)管理類、工程建設管理類、宣傳營銷類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用年度+類別代碼+流水號的形式。3.排列：按照檔案的編號順序進行排列，同一類檔案按照時間先后順序排列。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。對于幅面較大的圖紙等檔案，可采用折疊方式進行整理，使其尺寸符合檔案盒的要求。5.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應打印或手寫清晰、準確，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應存放在檔案架或檔案盒中，檔案架應排列整齊，檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份應采用異地備份或多種存儲介質(zhì)備份的方式，確保電子檔案的安全性和完整性。4.對于重要的檔案和資料，如合同協(xié)議、財務憑證等，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。5.各部門應根據(jù)檔案的實際情況，準確確定檔案的保管期限，并在檔案整理時進行標注。（四）檔案清查1.公司綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.檔案清查應包括檔案的數(shù)量核對、質(zhì)量檢查、保管狀況檢查等內(nèi)容。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如補充檔案、修復損壞檔案、調(diào)整保管期限等。3.檔案清查結(jié)束后，應編制檔案清查報告，報告內(nèi)容應包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，并將報告報送公司領導和相關部門。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.檔案鑒定工作應堅持以維護公司整體利益和長遠利益為出發(fā)點，充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關業(yè)務專家。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。3.檔案的保管期限是否合理。4.檔案是否涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定工作小組對檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，直接判斷檔案的價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務需求、檔案利用情況等因素，對檔案進行綜合分析，確定檔案的價值和保管期限。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強的檔案，可咨詢相關業(yè)務專家的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報公司領導審批。2.《檔案銷毀審批表》應包括檔案名稱、編號、年度、保管期限密級、銷毀原因等內(nèi)容。3.公司領導審批同意后，由綜合管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認?！稒n案銷毀清冊》應包括檔案名稱、編號、年度、保管期限、密級、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容。5.檔案銷毀工作結(jié)束后，應將《檔案銷毀審批表》、《檔案銷毀清冊》等相關材料歸檔保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，包括整理的檔案類別、數(shù)量、整理時間等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，包括檔案庫房的面積、存儲設備的容量、檔案的存放位置等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括檔案的借閱次數(shù)、查閱人數(shù)、利用效果等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計臺賬進行核對和更新確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計和分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計報表1.每月編制《檔案數(shù)量統(tǒng)計表》，反映各類檔案的數(shù)量變化情況。2.每季度編制《檔案整理情況統(tǒng)計表》，反映檔案整理工作的進展情況。3.每年編制《檔案保管情況統(tǒng)計表》，反映檔案庫房的保管狀況和檔案存儲情況。4.每年編制《檔案利用情況統(tǒng)計表》，反映檔案的利用效果和利用需求。5.檔案統(tǒng)計報表應報送公司領導和相關部門，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理、高效的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。2.檔案利用應優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，同時在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，為社會提供必要的檔案利用服務。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司員工因個人權益維護、職稱評定、學歷認證等需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經(jīng)公司領導批準。4.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱公司檔案的，應按照法律法規(guī)的要求辦理相關手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案庫房查閱，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。外單位人員查閱檔案，應在公司指定的場所進行查閱，并由檔案管理人員進行現(xiàn)場監(jiān)督。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。外單位人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司領導審批后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定繳納押金。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、編號、復制內(nèi)容、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案庫房辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復制，并在復制件上加蓋“檔案復制專用章”。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容應包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用檔案名稱編號、利用方式、利用目的、歸還時間等。3.檔案管理人員應定期對檔案利用登記情況進行核對和統(tǒng)計，確保登記信息的準確性和完整性。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應對檔案利用過程進行監(jiān)督，確保利用人遵守檔案管理制度和保密規(guī)定。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，利用人應嚴格按照保密要求進行使用，不得泄露、傳播或擅自擴大利用范圍。3.檔案利用結(jié)束后，利用人應及時歸還所借檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關人員的責任。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時收集本部門形成的電子文件，并按照公司檔案管理制度的要求進行整理和歸檔。2.電子文件的整理應遵循國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。3.電子文件應按照類別、年度、保管期限等進行分類存儲，并建立相應的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份應采用異地備份或多種存儲介質(zhì)備份的方式，確保電子檔案的安全性和完整性。2.電子檔案存儲設備應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保電子檔案的安全保管。3.定期對電子檔案存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。（三