PAGE門球協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強門球協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于門球協(xié)會機關(guān)及所屬各部門、分支機構(gòu)、會員單位等在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。門球協(xié)會檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由協(xié)會辦公室負責(zé)檔案的綜合管理，各部門指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映門球協(xié)會各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則。全面收集和整理門球協(xié)會在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則。對涉及協(xié)會機密、會員隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以協(xié)會會長為組長，副會長為副組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)審定檔案管理工作規(guī)劃和制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）協(xié)會辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負責(zé)檔案管理工作的組織實施。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責(zé)檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后組織實施。6.負責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為協(xié)會各項工作提供檔案資料支持，積極開展檔案編研工作，編寫大事記、組織沿革、專題資料等。（三）各部門檔案管理人員各部門指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向協(xié)會辦公室移交。其職責(zé)包括：1.負責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類整理、編目，做到條理清晰、便于查找。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.及時將整理好的檔案移交協(xié)會辦公室，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會各類會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。2.協(xié)會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.協(xié)會組織的各類門球賽事活動文件，如賽事規(guī)程、報名資料（含運動員、裁判員、工作人員信息）、比賽成績、獲獎名單、賽事總結(jié)等。4.協(xié)會會員管理文件，包括會員入會申請表、會員證、會員變更記錄、會員獎懲情況等。5.協(xié)會與上級主管部門、其他相關(guān)單位的往來文件，如請示、報告、批復(fù)、函件等。6.協(xié)會財務(wù)文件，包括財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。7.協(xié)會固定資產(chǎn)管理文件，如資產(chǎn)登記臺賬、購置合同、維修記錄等。8.協(xié)會開展的各類培訓(xùn)、交流活動文件，如培訓(xùn)計劃、教材、學(xué)員名單、交流活動紀(jì)要等。9.協(xié)會的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案的相關(guān)資料。10.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要活動、重要文件，應(yīng)在活動結(jié)束或文件形成后及時收集，避免遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類?？煞譃榫C合類、組織建設(shè)類、賽事活動類、會員管理類、財務(wù)類、固定資產(chǎn)類、培訓(xùn)交流類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度流水號或分類流水號的方式，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。同時，根據(jù)檔案的內(nèi)容和重要性，編寫檔案摘要，以便快速了解檔案的主要內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的整齊、牢固，不得損壞檔案內(nèi)容。裝訂順序一般為封面、目錄、正文、封底。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案的索引目錄，便于快速檢索。3.實物檔案應(yīng)妥善保管，可設(shè)立專門的陳列室或?qū)９襁M行展示和存放，并建立實物檔案登記臺賬，記錄實物的名稱、來源、日期、保管情況等信息。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映協(xié)會主要職能活動和歷史面貌的，對協(xié)會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對協(xié)會工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。每年至少進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.協(xié)會內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.會員因了解協(xié)會歷史、活動情況等需要查閱相關(guān)檔案。3.上級主管部門、相關(guān)單位因工作聯(lián)系需要查閱協(xié)會檔案。4.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱協(xié)會檔案。（二）利用手續(xù)1.協(xié)會內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到協(xié)會辦公室辦理查閱手續(xù)。2.會員查閱檔案，需憑會員證到協(xié)會辦公室提出申請，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)協(xié)會辦公室審核同意后，方可查閱。3.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的等，經(jīng)協(xié)會辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。4.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)，協(xié)會辦公室應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。（三）利用方式1.查閱檔案一般應(yīng)在協(xié)會辦公室指定的場所進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。復(fù)印、摘錄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播。3.對于涉及協(xié)會機密、會員隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行查閱和利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。成立檔案鑒定小組，由協(xié)會辦公室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)逐卷（件）進行審查，確保銷毀檔案不涉及協(xié)會機密、會員隱私等重要信息。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)協(xié)會辦公室負責(zé)人審核、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可組織實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立門球協(xié)會檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、修改、刪除等操作進行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能：定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。