PAGE檔案館檔案室制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保無(wú)重要遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案（如紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要等）、業(yè)務(wù)檔案（如項(xiàng)目檔案、合同檔案等）、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢與利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，包括檔案庫(kù)房的日常管理、溫濕度控制、防火防盜防蟲等措施。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交至檔案館檔案室。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案管理工作的落實(shí)。3.在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，同步做好檔案的形成、積累和保管工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.配合檔案館檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：公司/組織各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、信函等。2.業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。合同檔案：各類合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、合同變更記錄等。營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶資料等。3.人事檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資檔案、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)杯、證書等）。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案收集齊全，不得拖延或遺漏。對(duì)于重要文件，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。2.檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。例如，文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類等；業(yè)務(wù)檔案可按項(xiàng)目類別、合同類型等分類。2..編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。編號(hào)規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一制定并在全公司/組織范圍內(nèi)執(zhí)行。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案保管（一）庫(kù)房管理1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能。2.溫濕度控制：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)。3.安全防護(hù)設(shè)施：安裝防火報(bào)警裝置、防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等安全設(shè)備，確保庫(kù)房安全。4.庫(kù)房布局：合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置不同類型檔案的專用貨架，并標(biāo)明存放類別。（二）檔案存放1.上架存放：檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體檔案存放：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中；聲像檔案、電子檔案等應(yīng)分別采用不同的存儲(chǔ)方式，并做好標(biāo)識(shí)和備份。3.特殊檔案存放：對(duì)于機(jī)密檔案、重要檔案等應(yīng)單獨(dú)存放，采取加密存儲(chǔ)或?qū)Ｈ吮９艿却胧?。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。2.確定原則：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映公司/組織一般活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。反映公司/組織局部工作，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（四）檔案定期檢查1.檔案館檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容：包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、存儲(chǔ)環(huán)境等。3.檢查記錄：對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并將處理情況記錄在案。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合法事由，按照規(guī)定程序查閱檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)要求，相關(guān)部門調(diào)閱檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后交檔案館檔案室。檔案館檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人信息、查閱時(shí)間、查閱檔案內(nèi)容等。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館檔案室工作人員同意，并進(jìn)行登記。2.外部查閱：查閱單位提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱檔案的用途、范圍等，并加蓋單位公章。公司/組織相關(guān)部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案館檔案室憑審批同意的申請(qǐng)函，按照內(nèi)部查閱流程提供檔案，并做好相關(guān)記錄。查閱過(guò)程中，檔案館檔案室應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制或傳播。2.檔案利用應(yīng)遵循原始性原則，不得擅自更改檔案內(nèi)容。3.利用檔案時(shí)，不得損壞檔案載體，如造成損壞應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理專家等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值，是否涉及重要?dú)v史事件、業(yè)務(wù)活動(dòng)等。3.考慮檔案的完整性、準(zhǔn)確性等因素。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀后，由檔案館檔案室指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。2.銷毀方式：紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好存儲(chǔ)介質(zhì)的銷毀處理。3.銷毀記錄：銷毀過(guò)程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)收集，并進(jìn)行規(guī)范整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取。（二）電子檔案存儲(chǔ)1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）電子檔案利用1.提供電子檔案在線查閱功能，方便公司/組織內(nèi)部人員利用。2.如需下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)授權(quán)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）電子檔案安全管理1.采取防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)措施，防止電子檔案被非法入侵和篡改。2.對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案收集1.公司/組織在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，應(yīng)及時(shí)收集整理。2.收集的聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息。（二）聲像檔案整理1.按照聲像資料的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)照片進(jìn)行沖印、標(biāo)注，并制作相冊(cè)或電子相冊(cè)；對(duì)錄音、錄像資料進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、編輯，并刻錄成光盤或存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）聲像檔案保管1.聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保存放環(huán)境適宜。2.定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查，防止音像資料損壞或丟失。（四）聲像檔案利用1.根據(jù)需要提供聲像檔案的查閱、播放服務(wù)。2.利用聲像檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)音像資料的原始狀態(tài)。九、實(shí)物檔案管理（一）實(shí)物檔案收集1.公司/組織獲得的獎(jiǎng)杯、證書、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物，應(yīng)作為實(shí)物檔案進(jìn)行收集。2.實(shí)物檔案應(yīng)在獲得后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案館檔案室，并詳細(xì)登記實(shí)物的名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、來(lái)源等信息。（二