PAGE局機(jī)關(guān)檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)局機(jī)關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位，以及因工作需要查閱、借閱本局檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案查借閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。4.提高檔案利用效率，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)本局設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。根據(jù)工作需要，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案查借閱登記和統(tǒng)計(jì)工作。負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。2.部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門(mén)檔案的齊全、完整。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋本部門(mén)檔案利用情況。配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作的宣傳和培訓(xùn)，提高本部門(mén)人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開(kāi)的重要會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局開(kāi)展的各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料等。5.本局干部職工的任免、獎(jiǎng)懲、考核、培訓(xùn)等人事檔案材料。6.本局財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案材料。7.本局固定資產(chǎn)管理中形成的文件、資料、清單等檔案材料。8.本局對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件、資料、照片、音像等檔案材料。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，并按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全、完整，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案收集工作的質(zhì)量。3.對(duì)重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)提前介入，及時(shí)收集整理。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求如下：1.分類(lèi)科學(xué)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類(lèi)，確保分類(lèi)合理、準(zhǔn)確。2.編號(hào)規(guī)范：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂整齊：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目準(zhǔn)確：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所本局設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥、防鼠板等，以保證檔案的正常保管環(huán)境。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制；對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好。5.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的查借閱（一）查借閱范圍1.本局機(jī)關(guān)各部門(mén)因工作需要，可以查閱、借閱本部門(mén)形成的檔案。2.其他部門(mén)因工作需要查閱本局相關(guān)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)。3.外部單位和個(gè)人因特殊原因需要查閱本局檔案的，須經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)。（二）查借閱審批1.本局機(jī)關(guān)各部門(mén)查閱、借閱本部門(mén)檔案的，由本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.其他部門(mén)查閱本局相關(guān)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.外部單位和個(gè)人查閱本局檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱單位或個(gè)人名稱(chēng)、查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)本局相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)辦理查借閱手續(xù)。（三）查借閱手續(xù)1.查閱、借閱檔案時(shí)，查閱人或借閱人應(yīng)持有效證件到檔案管理部門(mén)辦理查借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人或借閱人提供相應(yīng)的檔案，并填寫(xiě)《檔案查閱登記表》或《檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱人或借閱人的姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。3.查閱人或借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)向檔案管理人員出具借條，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、歸還時(shí)間等，并簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。（四）查借閱方式1.檔案查閱方式現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定。復(fù)制查閱：對(duì)于確需復(fù)制的檔案材料，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。復(fù)制的檔案材料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，查閱人應(yīng)妥善保管復(fù)制件。2.檔案借閱方式一般檔案借閱：借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案，確保檔案完整無(wú)損。重要檔案借閱：對(duì)于涉及本局重要機(jī)密、敏感信息的檔案，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)在借閱期間妥善保管檔案，不得擅自帶出本局辦公區(qū)域，如需帶出，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保檔案安全歸還。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用服務(wù)檔案管理部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)地為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析總結(jié)，不斷改進(jìn)檔案利用工作，提高檔案服務(wù)水平。（二）利用效果跟蹤檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤，了解檔案在實(shí)際工作中的作用和價(jià)值，收集利用者的反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作策略，更好地滿(mǎn)足局機(jī)關(guān)工作對(duì)檔案的需求。（三）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、區(qū)別對(duì)待的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織本局成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管狀況等因素，綜合分析檔案的保存價(jià)值。對(duì)于具有重要?dú)v史意義、現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、檔號(hào)、數(shù)量等信息。