PAGE人事檔案查借制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的查借管理，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要查閱、借閱人事檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：人事檔案涉及員工的個(gè)人隱私和公司的重要信息，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.規(guī)范操作原則：查借人事檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保操作規(guī)范、準(zhǔn)確。3.限時(shí)歸還原則：借閱人事檔案必須按時(shí)歸還，不得逾期，以保證檔案的正常使用和流轉(zhuǎn)。二、人事檔案的管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案查借制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)人事檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。3.負(fù)責(zé)審核查借人事檔案的申請，辦理相關(guān)手續(xù)，并對查借情況進(jìn)行記錄和跟蹤。4.負(fù)責(zé)對人事檔案的查借情況進(jìn)行定期檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)保管人事檔案，確保檔案的安全和完整。2.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求辦理人事檔案的查借手續(xù)，對查借情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.負(fù)責(zé)對歸還的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查，確保檔案的完好無損。4.負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門對人事檔案的查借情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和總結(jié)。三、人事檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱本人人事檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可查閱。2.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱他人人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司人事檔案的，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，必須有公司人力資源部門人員或檔案管理人員在場陪同。（二）查閱程序1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請表》，并提交相關(guān)證明材料。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)對查閱申請進(jìn)行審批，簽署意見。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的人事檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱人事檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將人事檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的人事檔案，未經(jīng)員工本人同意或法律法規(guī)允許，不得查閱。2.查閱人事檔案時(shí)，不得查閱與查閱目的無關(guān)的檔案材料。3.查閱人事檔案時(shí)，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、批注或其他損壞檔案的行為。四、人事檔案的借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱本人人事檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可借閱。2.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱他人人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司人事檔案的，需出具單位介紹信，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱時(shí)，必須有公司人力資源部門人員或檔案管理人員在場陪同。（二）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，并提交相關(guān)證明材料。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)對借閱申請進(jìn)行審批，簽署意見。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，填寫《人事檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還人事檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人歸還人事檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）借閱限制1.人事檔案原則上不得外借，確因工作需要外借的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。2.借閱人事檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。3.借閱人事檔案期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、人事檔案查借的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案的查借情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括查借手續(xù)是否齊全、查借記錄是否完整、檔案是否按時(shí)歸還等，并對檢查結(jié)果進(jìn)行記錄和分析。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對人事檔案的查借情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定查閱、借閱人事檔案的單位或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.對于因保管不善造成人事檔案損壞、丟失等情況的檔案管理人員，公司將視